Je doet zaken met mensen, niet met ‘bedrijven’.
Wees ook zo persoonlijk bij e-mailen en mail waar mogelijk naar de naam van je relatie in plaats van naar een e-mailadres.
Ja, af en toe is het onvermijdelijk dat je info@ … of klantenservice@ … gebruikt, maar schakel daarna zo snel mogelijk over naar de naam van de ontvanger.
Even goed: zorg ervoor dat jouw naam correct ingesteld is als afzender. Dus: geen “naam@e-adres” <naam@e-adres> in het ‘Van’-veld!

Twee werelden, twee culturen. West en Oost. In Japan wordt véél aandacht besteed aan de verpakking. Het is een kunst. Geef een geschenk in Japan en het geheel wordt bewonderd … en opzij gezet. Wanneer ú een cadeau ontvangt in Japan (of waar dan ook van een Japanner) kunt u beter hetzelfde doen: uitpakken komt later, want stel u voor dat u enige tekens van teleurstelling zou laten zien!

Terug naar het westen, waar verpakking een andere waarde heeft in een nuchtere, pragmatische wereld. Stel dat u een geschenk zomaar krijgt, niet eens verpakt. Of dat u het krijgt en het is wel mooi ingepakt. Merkt u enig verschil in hoe u erop reageert, in de waardering die u bij de ander voelt, die er kennelijk meer moeite voor heeft genomen?

Laten we verder kijken naar wat deze metaforen te maken hebben met uw presentatie.

Ontvankelijkheid en leesbaarheid

Stel dat u twee brieven krijgt om te lezen. De ene brief bestaat uit één blok uitgevulde tekst. De tweede brief is ingedeeld in korte alinea’s (eventueel met kopregels om de inhoud van de alinea aan te geven) en is afgedrukt met een rafelige rechtermarge (de zogenaamde ‘Engelse regelval’).
Welke van de twee brieven ervaart u als leesbaarder?
Minstens 95% van de lezers vindt de tweede brief leesbaarder.
Dit is juist waar ‘verpakking’ zo belangrijk is.

Een vrouw ontvangt een brief. Het is perfect geadresseerd, met de naam en voorletters van de vrouw correct gespeld. Alleen staat er ‘De heer’ voor in plaats van ‘Mevrouw’. Ga ervan uit dat bijna alle vrouwen dusdanig hierop reageren dat de inhoud van de brief minder aandacht krijgt dan wanneer ‘Mevrouw’ voor haar naam zou staan.
Denk ook aan mannen met als voornaam ‘Anne’ die brieven aan ‘Mevrouw’ krijgen!

Uw presentatie

Zo ook het belang van de verpakking van wat u wilt vertellen. Het is waar dat in de medische en academische wereld de mening heerst dat het alleen om de inhoud gaat. Daar gaan ze kennelijk voorbij aan het simpele feit dat het moeilijk is om informatie over te dragen aan iemand die uit verveling in slaap valt!

Uw presentatie kan het beste bestaan uit een krachtige kern van een belangrijke boodschap – iets nieuws, iets wat verandering betekent bij de luisteraar, iets motiverends – omgeven door een smakelijke verpakking van herkenbaarheden, citaten, anekdotes, herinneringen aan bekende afspraken of situaties … kortom, alles wat de luisteraar helpt om het nieuwe te plaatsen binnen zijn beleving.

Open staan

Stel u bent inkoper. Twee aanbieders komen bij u om over hun producten te praten. Uw bedrijf heeft deze producten nodig. De twee verkopers hebben vergelijkbare producten van een acceptabele kwaliteit en de prijzen liggen dicht bij elkaar. Maar … u vindt een van de verkopers aardig, en de andere verkoper ervaart u als een kwal! Wie van de twee krijgt de opdracht? De kans is bijzonder groot dat u in zee gaat met de aardige verkoper, omdat u tenslotte samen met hem gaat werken. Om de situatie nog ingewikkelder te maken: als inkoper krijgt u te maken met een aardige verkoper en een aardige verkoopster …!

Zo ook met uw presentatie. Als u zich meteen gedraagt zodat de luisteraar een hekel aan u krijgt of u een taalstijl hanteert die de luisteraars in het harnas jagen, dan werpt u onmiddellijk barrières op die de overdracht van uw inhoud belemmeren.

De positieve kant

Draai het om, en zorg ervoor dat door uw gedrag, houding en taalgebruik uw kans op contact vergroot. Bouw aan een brug tussen u en uw luisteraars. Laat zien dat u iets brengt in hun voordeel, maak het hen snel duidelijk dat u aandacht heeft voor hen, hun wereld en hun behoeften … en u maakt het u makkelijker om de inhoud van uw presentatie over te dragen.

Vermijd clichés (‘Dank u, meneer de voorzitter, voor zo’n prachtige introductie … goedemorgen dames en heren, ik zal u vandaag vertellen …’) en kom meteen tot de kern van de reden voor de bijeenkomst. Gebruik uw nonverbale communicatie (bijvoorbeeld oogcontact, glimlach, open gebaar) om ‘gedag’ tegen de luisteraars te zeggen, en wat betreft uw dagvoorzitter: bewaar uw eerste woorden alt¡jd voor uw luisteraars!

Wanneer u steeds in de ‘u/jullie/jij’-vorm spreekt, in plaats van met ‘ik’, krijgen de luisteraars het gevoel dat u er bent voor hen in plaats van uzelf; en dat werkt in uw voordeel.

Kom dichter bij de luisteraars. U heeft geen lessenaar of presentatie-tafel nodig als barrière. Praat met in plaats van tegen uw luisteraars … en u maakt ze open om de inhoud van uw presentatie te aanvaarden.

Verkopen

Uit onderzoek blijkt dat 80-93% van alle zakelijke beslissingen wordt genomen op grond van niet-zakelijke beweegredenen. Emotie, dus. ‘Inhoud’ is ratio en cognitieve feiten. ‘Verpakking’ is gevoel … en emotie. De mate waarin u gebruik wilt maken van wat duidelijk in uw voordeel is, is nu aan u!

Herkent u deze voorbeelden van hoe individuen – dus bedrijven – ervoor zorgen dat u géén zaken met hen doet? Voorbeelden I en II zijn op dezelfde dag in week 38 gebeurd, beide in dezelfde landstreek.

Als u zelf nog voorbeelden kent – uit eigen ervaring – wilt u zo vriendelijk zijn om ze aan me te sturen? Bel me (06-38757619) of gebruik het contactformulier van deze site.

Voorbeeld I: rijgedrag
Ik rij zo’n 82-84 in een 80-zone. Een kleine ‘flatbed’-vrachtwagen, met chauffeur en bijrijder, kleeft aan mijn bumper. De eerste bushalte-inham rij ik in om de bumperklever zijn onveilige gang te laten gaan, en ga hem meteen achteraan. Hij blijft consequent kleven aan de bumper van de auto voor hem, rijdt steeds over de middenlijn en verzuimt richting te geven bij de vele rotondes en splitsingen in de weg.
Ik noteer het kenteken van de wagen en de naam van het bedrijf. Het is een bedrijf in sierbestratingen.

Vraag: stel u heeft behoefte aan de werkzaamheden van zo’n bedrijf, en u vraagt offertes aan bij een aantal van zulke bedrijven. Zou ú dit bedrijf ook een kans geven …?
(U kunt raden wat mijn beslissing zou zijn!)

Voorbeelden II + III: op de koffie bij een makelaar o.g.?
Ik ben op zoek naar een geschikte koopwoning. Met een lijst van funda.nl in de hand ga ik op stap. In een kleine stad zie ik opeens het kantoor van een makelaar; ik heb her en der al zijn boord zien staan bij een aantal objecten.
Ik parkeer en stap naar binnen.
Twee vrouwen zijn bezig achter de balie.
Ik begroet ze, leg uit dat ik op ‘huizenjacht’ ben, zie hun kantoor en besluit even te kijken naar hun aanbod.
Ze blijven zitten.
Ik raad dat de linker vrouw makelaar is; op mijn vraag krijg ik een bevestigend antwoord.
Ze blijft zitten.
Ik vertel wat ik wil, en uiteindelijk komt ze in beweging.
Terwijl ze naar een uitstalling loopt zegt ze iets in de geest van: “Nou, u wilt wel wat!” alsof ik veel noten op mijn zang heb, in plaats van zoiets als: “Nou, meneer, u heeft in ieder geval een duidelijk beeld van wat u wilt, en dat helpt ons om u te helpen.”
Ik steek mijn hand uit en stel ik me voor. Ze blijft praten. Ik herhaal mijn naam en geef nadrukkelijk mijn hand. Ze mompelt haar naam en gaat door met haar verhaal.
Kopje koffie? Even gezellig zitten? Belangstelling? Waardering voor het feit dat ik het kantoor bezoek?
Forget it! Geen sprake van.
Uiteindelijk bied ik haar mijn visitekaartje aan, en ik krijg haar kaartje en documentatie terug. Bij het bezoeken van de aangewezen huizen merk ik hoe creatief de fotograaf is geweest (in andere omstandigheden zou er sprake zijn van misleiding en bedrog).
Opmerking: u raadt het waarschijnlijk – dit is geen makelaarskantoor waarmee ik kies zaken te doen.
Is er iets veranderd in de loop der jaren bij de makelaars? Deze ervaring herinnert me aan 20 jaar eerder. Locatie: Gouda. Ik bezoek verschillende kantoren met dezelfde voorwaarden: ik zoek een herenhuis in de binnenstad, minimaal 4 verdiepingen, mag 300.000-350.000 gulden kosten (een aardig bedrag toentertijd, equivalent aan een pand van €500.000-600.000 nu). Bij één kantoor krijg ik alleen contact met een secretaresse, en ontvang per post aanbiedingen van bijvoorbeeld boerderijen in de polder. Bij een ander kantoor zie ik een makelaar bezig in z’n kantoor achter; de secretaresse zegt: ‘alle makelaars zijn op dit moment bezet’. Mijn verzoek dat iemand mij belt voor een afspraak wordt niet gehonoreerd; ik hoor niets.
Uiteindelijk heb ik mijn prachtige pand in Gouda via-via en zonder makelaar gekocht.

Conclusie
Guido Thys, de bekende Belg-in-Nederland, heeft niet voor niets een site over dit onderwerp.

Graag ontvang ik ook úw voorbeelden van ‘weg-jaag-gedrag’!