‘Aandacht’ is een essentieel onderdeel van het succes van uw presentatie. Zonder úw aandacht voor de luisteraars heeft u weinig kans om hún aandacht te trekken én, nog belangrijker, te houden.

De onervaren spreker maakt zich zorgen over het trekken van de aandacht bij aanvang van zijn presentatie. De ervaren spreker weet beter. Ook u, aan het einde van dit korte artikel, kunt verwachten meer inzicht te krijgen in de dynamiek van het begin van een presentatie.

Aandacht aan het begin

Jan, een zwaarlijvige, rommelig geklede manager met een kabouter-baard en rode wangen, komt voor presentatie-consult.

‘En, Jan, hoe denk je je presentatie te beginnen?’

‘Uh … met een mopje.’

‘Hoezo, een mopje?’

‘Nou ja, ik heb gehoord dat dat een goede manier is om de aandacht te trekken.’

‘Jan, maak je geen zorgen. Zoals jij eruit ziet, wanneer jij voor de groep staat, heb j¡j onmiddellijk alle aandacht!’

In grote lijnen geldt dit voor iedere spreker. Dat vooral Amerikanen beginnen door een mop te tappen is hun zaak. Uw zaak is om op een relevante manier zo snel mogelijk tot de kern te komen, om zo snel mogelijk op een originele manier de luisteraar duidelijk te maken dat hij op de juiste plek is en dat het de moeite waard is om te blijven luisteren.

Tenzij u een conferencier bent, laat de moppen en begin op een andere manier. Wél is het op z’n plaats om dit duidelijk te maken: als u relevante humor kúnt gebruiken, bewaar het tot later in uw presentatie voor wanneer de aandacht toch enigszins zou verslappen.

Originaliteit en creativiteit

Stelling: ‘Iedereen wordt als origineel geboren, maar de meeste mensen sterven als kopie.’ Als u enig gevoel heeft voor uw originaliteit en oorspronkelijkheid, als u en uw bedrijf wilt onderscheiden, dan is er géén ruimte voor clichés. Zeker niet voor clichés zoals: ‘Dank u, meneer de voorzitter, voor uw fantastische introductie. Goedemorgen, dames en heren, wat ben ik blij om hier te zijn vandaag. Ik ben … (gevolgd door uw naam en een groot deel van uw curriculum vitae) … en ik ga u vertellen …’
Fout!

Enkele aandachtspunten voor het begin

Uw eerste woorden zijn bedoeld voor uw luisteraars. Nooit, dus, de dagvoorzitter of inleider bedanken met woorden. Een glimlach en een gebaar zijn voldoende.

Begin nonverbaal door rustig stil te staan. Ontspan u. Kijk rond, geniet van de stilte, ontspan uw kaken en glimlach. Zo ‘zegt’ u ‘goedemorgen’. Adem bewust zo’n drie keer uit door de mond. Wacht totdat u de volledige aandacht heeft.

Maak gebruik van een van deze voorbeeld-beginnen, of een combinatie ervan:

1. Vraag

Steek uw linkerhand omhoog, adem uit, adem in, en stel een vraag. Formuleer de vraag geheel positief (dus ‘Wie van u zou het leuk vinden om …?’ in plaats van het Calvinistische ‘Wie van u zou het niet leuk vinden om …?’) en dusdanig dat u een ‘ja’-antwoord kunt verwachten.

‘Wie van jullie hier vanochtend heeft baat bij haalbare verkooptargets, die tegelijkertijd een prettige uitdaging zijn?’

2. Citaat

Leer het uit uw hoofd, of durf een papiertje te pakken en lees het langzaam en overdreven op. Het is dan úw taak om het citaat of de stelling relevant te maken voor de bijeenkomst.

‘”Het feit dat iedereen een zaktelefoon heeft, zegt niets over zijn bereikbaarheid.” Deze stelling van J.J. Wentzel van de Erasmus Universiteit legt de vinger op de zere plek binnen deze organisatie. Daarom deze bijeenkomst om te kijken welke stappen we met z’n allen kunnen ondernemen om beter bereikbaar te zijn voor zowel onze klanten als elkaar.’

3. Cijfers

Statistiek en geldbedragen trekken altijd de aandacht:

‘Gemiddeld per dag komen er bij klantenservice 23 klachten binnen. 23 klachten die de medewerkers ruim 14 uur werk verzorgen, en kosten het bedrijf – uitgerekend over de laatste 6 maanden – €15.000 per maand. €15.000 die veel beter besteed kan worden om klachten te voorkomen. Laten we dan vanmiddag samen onderzoeken welke stappen we kunnen nemen …’

4. Metafoor

Gebruik een herkenbare situatie als opstapje tot waar het werkelijk over gaat. Met een rustig gebaar van de linkerhand zeg het woord ‘Stel …’. Voorbeeld:

‘Stel … het is bijna 6 uur ‘s avonds en je hebt kopieën nodig voor je bespreking dezelfde avond. Je hebt haast, de secretaresses zijn al lang weg, je loopt naar het kopieerapparaat … en je ziet dat het ‘papier leeg’-lampje brandt. Oké, je doet de kastdeuren open … en wat blijkt: de voorraad is op. Naar het magazijn lopen heeft nu geen zin … Herkennen jullie zo’n situatie? (Linkerhand omhoog, knikken met het hoofd.) Dit is maar een voorbeeld … en het zal jullie duidelijk zijn dat klantgerichtheid – zowel binnen het bedrijf naar onze interne klanten, als naar buiten toe, naar degenen die uiteindelijk jullie salarissen betalen – een belangrijk onderwerp is. Vandaag staan we stil bij acties om onze klantgerichtheid op een hoger peil te brengen.’

Rust en contact

Let hierbij op de rust die u neemt om oogcontact met uw luisteraars te houden, de stilte in uw lichaam (blijf op één plek staan voor het begin) en de relevantie van wat u vertelt.

Deze vier mogelijkheden bieden u veel ruimte voor uw creativiteit, maar hoe origineel u bent, is aan ú!

Stel, u presenteert aan een kleine groep van 10-15 luisteraars. U projecteert plaatjes die u uitvoerig bespreekt en u staat naast het scherm om de details aan te wijzen.
Stel, u presenteert op een congres. Vanaf een podium en grotendeels vanachter een lessenaar. U wilt dieper ingaan op een detail op het grote doek, en u loopt er naar toe om het aan te wijzen. U staat in het licht van de beamer en praat nu zonder microfoon.

Ondanks alle ontwikkelingen zowel in techniek en op trainingsgebied komt dit beeld nog steeds voor. Hoe denkt u dat u bij uw publiek overkomt?

Afstand

U draagt uw boodschap over voor zo’n 7-20% door de taal die u hanteert. Uw taalkeuze. Het overige 80-93% bestaat uit nonverbale zaken zoals stem, mimiek en houding. Ook de afstand tussen u en uw luisteraars speelt hier ook een belangrijke rol.

Stel, u wilt gezien worden als afstandelijk, behoudend en formeel. Dat is makkelijker te regisseren: gebruik lange, formele zinnen die u opleest zonder oogcontact vanachter een lessenaar hoog op een podium!

Stel dat u anders wilt overkomen bij uw luisteraars: vriendelijk, klantgericht, enthousiast. Dan is het essentieel dat u zich anders gedraagt. U komt dichter bij de luisteraars, zowel in taal als in fysieke afstand. De beschermende barrière van een presentatie-tafel of lessenaar vervalt en u presenteert ‘open en bloot’ met eventuele behulp van een draadloze, zendermicrofoon (revers- of dasspeldmicrofoon).

Assertiviteit

Kortom, de afstand die u hanteert, weerspiegelt een bepaald deel van uw gewenste imago. U bepaalt het, tenzij u zich overlevert aan de onvoorspelbaarheid en potentiële starheid van een organisator.

De Ierse schrijver, George Bernard Shaw, zei ooit dat er twee soorten mensen zijn. De eerste soort accepteert de omstandigheden waarin hij zich vindt, en verandert zichzelf. De tweede soort verandert de omstandigheden.

Het is verbazingwekkend hoeveel sprekers zich als ‘slachtoffers’ gedragen, en hoe weinig sprekers ‘ondernemers van de eigen omstandigheden’ zijn. Vertel het – van tevoren! – zoals u het wilt, verander wat u kunt veranderen, en heb de wijsheid en professionaliteit om te accepteren en hanteren wat u onmogelijk kunt veranderen.

Aanwijzen … hoe?

De basisregel is: schep nooit afstand door verder weg van uw luisteraars te gaan om dan op het scherm te gaan wijzen. Zorg ervoor dat u nooit in het licht van uw beamer komt te staan. Kom altíjd dichterbij.

Sta een beetje opzij en gebruik een rustig, wijds gebaar naar het scherm toe – géén ‘gewapper’. Als u rechtshandig bent, staat u rechts van de kijkers en wijst met uw rechter hand. Kijk de luisteraars aan en gebruik woorden om de aandacht precies te richten waar u het wilt hebben:

‘Hier ziet u de drie belangrijkste categorieën van uw assortiment. Laten we ze nu één voor één doornemen. Het allereerste punt – ABC-categorie [kies waar mogelijk andere woorden dan wat op het scherm staat; uw luisteraars kunnen prima lezen, dus het ligt aan u om te parafraseren] – zult u waarschijnlijk het beste herkennen …’

Logistiek

Het zal u duidelijk zijn van de voorbeelden dat het onzin is om op het podium naar een enorm scherm te lopen. Voor velen is het minder duidelijk dat ook in klein verband het benaderen (letterlijk én figuurlijk) van de luisteraar voordelen heeft. Gebruik de indeling van uw zaal of podium om u te helpen de nodige ruimte in te nemen zodat u een geschikte dynamiek kunt vertonen. ‘Powerful people take up more space’ is een opmerking om u aan te moedigen om links en rechts, voor en achter, wat meer ruimte in te nemen, en om ruimere gebaren te maken vanaf de schouder. Let wel dat u daarbij ook af en toe stilstaat – voor de nodige afwisseling die juist kracht zet bij de dynamiek.

Betrokkenheid

Het zal u ook duidelijk zijn dat het in uw voordeel is om alles in te zetten om uw luisteraars te betrekken bij uw verhaal. Hoe meer u hen betrekt, des te meer ze zich betrokken voelen, des te hoger hun betrokkenheid bij u, uw verhaal en de oplossing die u biedt, en des te groter uw kans op slagen.

U gebruikt beeldende spreektaal, korte zinnen, de tegenwoordige tijd, actieve werkwoordsvormen en positieve wendingen om de boodschap te verpakken. U gebruikt functionele bewegingen en gebaren, een levendige mimiek, afwisseling in uw stem (waaronder de stilte), en gepaste kleding als nonverbale verpakking van uw boodschap. De juiste, afwisselende afstand – met de nadruk op dichtbij – speelt hierbij een duidelijke rol. De keuze voor hoe dicht bij uw luisteraars u durft te komen, is zeker een beslissing voor ú!

U komt aan voor uw training, seminar of congres. Bij aanvang krijgt u een dikke map vol met kopieën van alle sheets, PowerPoint-slides, het programma van de dag, en de curricula vitae van de sprekers. Vooral bij congressen staan er de volledige teksten bij, zelfs voorafgegaan met de woorden: ‘Mijne dames en heren …’ U weet dus bij voorbaat dat u enkele lezingen krijgt in plaats van luisteraargerichte presentaties! Wat is zin en onzin in deze gewoonte van de handout?

Wat neemt u mee?

Ja, u neemt een mapje mee, maar wat neemt u werkelijk mee van iedere presentatie? U neemt het gevoelsbeeld mee dat u vormt van de spreker. Dat beeld is het antwoord op de vraag die u zou kunnen krijgen: ‘Hoe was het?’ of ‘Hoe was-ie?’ Want of het om de spreker of zijn presentatie gaat, maakt hier niets uit; in uw gedachten zijn de twee met elkaar geïdentificeerd.

U neemt ook een essentie van de inhoud mee, de boodschap. Deze vormt het antwoord op de vraag: ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’

En de map of ‘congresbundel’?

Ja, u neemt de map mee … en wat doet u ermee? Wat gebeurt er mee?

Wed eens dat in het overgrote meerendeel van de gevallen de map terechtkomt op een plank; iedere keer als u er naar kijkt, zegt u tegen uzelf: ‘Daar zou ik ‘ns in moeten kijken!’ En u komt er nooit aan toe. Het is een soort trofee, om te bewijzen dat u ooit op dat congres bent geweest!

Een steekproef uit mijn trainingen in de loop der jaren geeft de indruk dat maximaal 5% van deelnemers ooit nog een keer in de map kijkt na afloop van een bijeenkomst, of het om een training, congres of zakelijke presentatie gaat. Zo kunt u uw vraagtekens zetten bij de functie van zo’n handout.

Waarom een handout?

In de NLP (Neuro-Linguistic Programming) bestaat de uitdrukking ‘anker’. Daar heeft het een iets andere betekenis dan op het water, en toch heeft het ook te maken met ‘vastleggen’. Een ‘anker’ kan een houding of gebaar zijn, een woord, of in dit geval een map, waarmee u onbewust (en vaak bewust) een bepaalde herinnering en/of een bepaald gevoel of ‘innerlijke staat’ associeert. U ziet de map in de boekenkast en dat prikkelt uw herinneringen aan het congres. U denkt dan aan hoe saai het was, en u krijgt een beeld van de ene spreker die z’n tekst zo hakkelend oplas. Stel, u bladdert door de map; u ziet een bepaald plaatje dat uw herinneringen prikkelt over het mopje dat de spreker op dat moment vertelde.

Kortom, de handout hééft terdege een functie, om u te herinneren aan wat u meemaakte toen u het kreeg. En al kijkt u er nooit meer in, toch wordt u herinnerd aan belangrijke (?!) zaken die er mee te maken hebben.

Presentatie … of leesstof?

Stelling: als de luisteraar uw presentatie kan volgen van de tekst en plaatjes in de handout, dan heeft u de verkeerde bijdrage gemaakt voor de handout.

Ter vergelijking: als de luisteraar uw verhaal kan volgen vanaf het scherm (u projecteert alles, en leest het hardop), dan bent u zelf overbodig.

Consultants

Het lijkt een gewoonte bij organisatieadviesbureaus en consultants om hun rapport in de vorm van volgepropte PowerPoint-slides te maken. Deze zijn op A4-formaat, overdwars afgedrukt, ingebonden en van tevoren verzonden aan de cliënt. Komt de dag waarop het rapport ‘gepresenteerd moet worden’, en de spreker projecteert dezelfde plaatjes en leest ze hardop. Bijzonder klantgericht … voor de visueel gehandicapten! Maar dit klakkeloze gedrag is een grote verspilling van ieders tijd en energie. Het kán anders, maar alleen wanneer de consultant bereid is om oud gewoontegedrag los te laten.

Het verschil

De handout mag een uitgebreid verhaal bevatten, met plaatjes, grafieken, bronnen, referenties en van alles wat om te bewijzen dat u uw werk ‘goed’ heeft gedaan. De plaatjes kunt u beter klein afdrukken (niet overdwars; dat verlaagt de leesbaarheid), en schrijf bij ieder plaatje een kort verhaal.

Wanneer u als spreker gevraagd wordt om een curriculum vitae in te leveren, sta stil bij wat u aan het doen bent. Solliciteert u bij uw publiek? Nee. Wat u dan opgeeft voor opname in de map is een korte, overzichtelijke opsomming van twee of drie alinea’s die het nodige bewijs levert voor waarom ú de aangewezen spreker bent voor dit onderwerp.

De handout mag ook bestaan uit een of twee A4′s. Een kort, ‘lopend’ verhaal dat u schrijft met veel kopregels en korte alinea’s (zoals dit artikel). Gebruik makkelijke spreektaal en maak het de lezer duidelijk welke voordelen uw presentatie hem biedt. Net zoals bij een persbericht voegt u een paar zinnen toe in de geest van: ‘Als u meer informatie wilt hebben, of kopieën van de plaatjes …’ en u geeft uw contactgegevens.

Misvatting

Het zal u nu duidelijk zijn dat dat de grootste bron van ‘verkeerde’ handouts ligt in de misvatting dat de handout een correcte weergave moet zijn van wat de spreker vertelt.

U weet nu dat de luisteraar een bepaald beeld meeneemt. Het is in uw voordeel dat dit beeld enigszins overeenkomt met uw gewenste imago. Als u persoonlijk of als bedrijf gezien wilt worden als professioneel, zakelijk, efficiënt en netjes, dan regelt u een overzichtelijke en nuttige handout die er mooi uitziet, prettig leesbaar is en de lezer ontlast. Onthoud altijd de woorden van John Naisbitt uit zijn boek Megatrends: ‘Wij verdrinken in informatie terwijl wij dorsten naar kennis.’

Wat belangrijk is, is dat wat ú vertelt altijd anders mag zijn dan wat u in de handout zet. ‘Verkoop’ de handout tijdens uw presentatie: ‘Wilt u meer weten over de specifieke details van [dit onderdeel], dan kunt u deze vinden in hoofdstuk 3 van de handout.’ Terwijl u dit zegt, houd de handout omhoog – maar niet voor uw gezicht – gedurende enkele seconden voordat u het opzij legt en verder gaat met uw verhaal.

Medelijden

In het licht van John Naisbitts woorden kunt u voortaan een heel andere handout maken. Een doordachte handout. U bespaart voorbereidingstijd, u spaart bomen (goed voor uw milieubewuste imago!), u maakt uw informatie toegankelijker voor de luisteraar (u bent klantgericht bezig!) en u geeft uzelf meer vrijheid tijdens uw presentatie om flexibel te zijn in de wending en in de hoeveelheid interactie met uw luisteraars. Met andere woorden, de handout is een praktisch voorbeeld van uw presentatievaardigheid, en hoe vaardig u bent, ligt aan u!

Voor dit artikel laten we de speeches en toespraken even terzijde waar ieder woord een juridische of andere ‘politieke’ waarde heeft. Waar het hier omgaat, is de zakelijke presentatie of de presentatie tijdens seminars en congressen. Welke risico’s loopt u wanneer u uw verhaal opleest? Welke risico’s loopt u sowieso wanneer u een tekst, geschreven door een ander, gebruikt?

Wat de luisteraar meeneemt

Eén ding is duidelijk: de luisteraar neemt alleen een fractie mee van wat u vertelt. Of u saai of boeiend bent, hij trekt een eenvoudige conclusie terwijl hij luistert – en deze eenduidige en enkelvoudige conclusie vormt de boodschap’ van het verhaal. Met enig geluk klopt deze boodschap met wat ú wilde!

Wanneer u saai bent en de luisteraar zich verveelt, heeft u minder kans dat hij een voor u gunstige conclusie trekt. Het is dus zaak dat u alles inzet om uw luisteraar optimaal te boeien en te betrekken bij uw verhaal!

Inhoud … of boodschap

Het ligt aan u of u alles wilt proberen te vertellen, of zich eerder wilt beperken tot één aspect van het hele verhaal. U weet nu dat de luisteraar niet alles meeneemt, dus wat heeft het voor zin om dát te proberen te vertellen? Bent u zó onzeker van uw zaak?

Wanneer u de boodschap als rode draad van uw verhaal neemt, en als toetssteen gebruikt voor wat u vertelt, dan kunt u lekker praten rondom die duidelijke boodschap. Wat u weglaat, weet ú alléén! En: de luisteraar krijgt alleen wat u hem geeft, en wanneer u het geeft! Deze zijn twee belangrijke geruststellingen voor iedere spreker.

Het leesproces

Overweeg wat er gebeurt wanneer u een tekst voorleest. Uw aandacht gaat naar het papier. U heeft geen contact met de luisteraars en geen feedback op uw presentatie-gedrag. U heeft een tekst die in – laten we maar hopen! – correct Nederlands (of Engels …) staat, maar het is wel een opgeschreven tekst. De zinnen zijn waarschijnlijk zelfs langer dan in spreektaal, en misschien neigt de woordkeuze naar het formele.

Het communicatieproces

Bij het werkelijk communiceren gaat het om méér dan alleen maar de woorden. Hoewel de taal enigszins duidelijk en verstaanbaar dient te zijn, er is meer nodig om in contact te komen met de luisteraars. Oogcontact bijvoorbeeld is belangrijk, wat vrij moeilijk gaat wanneer een (onervaren) spreker z’n tekst opleest vanaf het papier.

Een bepaalde dynamiek – zoals met gebaren en beweging – is zeker op z’n plaats, wat lastig is wanneer u vanachter een lessenaar van papier leest. Veel sprekers beginnen plechtig te klinken bij het voorlezen, terwijl juist de dynamiek van een opgewekte stem een krachtig middel is om de aandacht te houden en de luisteraar te betrekken. Tot slot, wanneer u vlot voor de vuist weg praat, krijgen uw zinnen meestal een andere wending dan wanneer u ze eerst zou opschrijven. Ook bepaalde haperingen (nee, géén ‘uh’!) en herhalingen binnen de zin zijn kenmerkend voor een ‘spreekverhaal’ – en ook belangrijk om te laten merken dat u niet opleest.

Flexibiliteit

Wanneer u uw verhaal perfect van tevoren uitgeschreven heeft om daarna op te lezen, waar is de ruimte voor spontaniteit? Voor interactie met de luisteraars? Voor het kiezen van een andere wending? Met zo’n tekst maakt u het moeilijk om flexibel te zijn. De Amerikaanse schrijver en filosoof Arthur Koestler zei ooit: ‘De ervaren spreker maakt een samenzweerder van zijn luisteraar.’ De interactie die u aangaat met uw luisteraar is een van de sleutels voor zijn betrokkenheid; en voor die spontaniteit moet u flexibel kunnen zijn.

Oplezen, een kunst, een kunde

Stel u krijgt een oplees verhaal voorbereid door een ander. Het kan u overkomen! Lees hier enkele van de vele tips om u snel te helpen zo’n tekst beter te hanteren. Vraag of u de tekst uitgedraaid kan krijgen in een groter lettertype (14 punts is meestal adequaat). Geef andere instructies: begin iedere nieuwe zin op een nieuwe regel; een brede linkermarge; niet ‘justified’ (= uitvulfunctie uit); marges boven en onder van zo’n 2-3 cms; witruimte (= extra witregels) tussen alinea’s of onderwerpen.

Wanneer u de tekst krijgt, gebruik een pen om een dikke verticale streep te plaatsen tussen de ‘onderdelen’ van iedere zin. Zoals in deze laatste zin na de woorden ‘krijgt’ en ‘plaatsen’. Uw taak als lezer is om iedere keer alleen de woorden tot aan zo’n streep (of punt, vraagteken, uitroepteken) uit te spreken terwijl u naar de zaal kijkt. U ademt uit, ademt in, pakt de volgende groep woorden, en spreekt ze uit met oogcontact. Zo komt u vrij natuurlijk over.

Gebruik de bovenmarge om met de hand het paginanummer te zetten. In de ondermarge schrijft u de eerste paar woorden van de volgende pagina. En de brede linkermarge kunt u gebruiken voor additionele aantekeningen of veranderingen, en om de papieren vast te houden.

Vaardig in contact

Zoals u ziet, is het gebruiken van een vaste tekst wat complexer dan u misschien dacht. Zo lang u ruimte heeft om in contact te komen met uw luisteraars qua verpakking én inhoud, bent u aardig op weg. Of u nog meer leert over hoe het nóg beter kan, is nu aan ú!

Nog een mythe over presenteren, makkelijk te doorgronden tijdens een presentatietraining … Lees verder!

Stel, uw baas vraagt u om deel te nemen aan zijn vergadering. Op zijn aanwijzing maakt u twee uur vrij in uw agenda … en plant uw andere afspraken erom heen. U komt op tijd naar de vergadering, maar de baas heeft vertraging en de bijeenkomst begint laat. Na twee uur is maar de helft van de agenda-punten afgewerkt en u begint zich ongemakkelijk te voelen over uw volgende afspraken. Wat doet u?

Stel, uw baas vraagt uw aanwezigheid om een vervolgvergadering. Nu bent u voorzichtig en ondanks uw eigen drukke bezigheden houdt u de rest van de dag vrij. Efficiënt of alleen maar verstandig?

Stel, u gaat naar een vergadering waar de voorzitter twee uur voor heeft gepland. Na iets meer dan 1½ uur is de vergadering afgelopen. Alle zaken zijn gedaan, en waarschijnlijk houdt u een prettig gevoel over aan de daadkracht en efficiëntie van de voorzitter. Bij een vervolgvergadering wordt uw positief beeld bevestigd.

Naar welke van de vergaderingen gaat u met plezier toe?

Nu de stap naar de presentatie.

Een heldere boodschap

Bij iedere vorm van presentatie – of het een brief, en fax, telefoongesprek, onderhandeling of formele presentatie is – draagt u twee essenties over: een gevoelsbeeld en een boodschap. U zou kunnen zeggen dat het eerste de ‘verpakking’ is, en het tweede de ‘inhoud’. Deze twee essenties zijn de antwoorden op twee herkenbare vragen, die u hoogstwaarschijnlijk ook wel eens stelt aan collega’s en vrienden, al ging het over een film of de vakantie, laat staan het werk:

• ‘Hoe was het?’

• ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heb je er aan gehad?’

In het kader van deze mythe besteden we hier aandacht aan het antwoord op de tweede vraag, dus aan de ‘boodschap’. Beschouw de boodschap als de enige conclusie die de luisteraar mág trekken na het bijwonen van uw presentatie (of: lezen van uw verslag of brief).

Wanneer u zelf duidelijkheid heeft over welke boodschap u wilt dat de luisteraar meeneemt, dan heeft u een krachtige toetssteen voor alles wat u kiest te vertellen. Stelling: als u uw boodschap niet in 10 minuten kunt overdragen, waarom denkt u dan dat u dat in 30 minuten wel kunt doen? (Vul zelf andere, toepasselijke tijden in.)

‘Always leave …’

Om uw verhaal spannend te houden, en om er
voor te zorgen dat uw luisteraars u nodig hebben, is het in uw voordeel om nooit zo uitvoerig te zijn als u denkt. ‘Always leave the customer wanting more’ is een waardevol advies ook wanneer het om uw presentatie aan collega’s, klanten of deelnemers aan een seminar gaat.

Professioneel

Hoewel u misschien geen professionele presentator bent, hoort presenteren net als telefoneren en vergaderen bij uw vak. Daarbij hoort een bepaald niveau van professioneel en zakelijk gedrag. Respecteer de tijd van uw luisteraars – ook hun tijd is geld waard! De Duitse mysticus, Thomas à Kempis, zei: Niemand spreekt zonder gevaar, als hij niet op tijd weet te zwijgen.

Uitzondering

Ooit werd ik gevraagd om de slotpresentatie te houden bij een jaarcongres van een bekende landelijke vakvereniging. Een vrolijke Vlaamse TV-weerman zou de dag aan elkaar breien. Tijdens de voorbesprekingen voorzag ik gevaren wat betreft de timing van een vol programma met zo’n ‘ceremoniemeester’ die ook met zijn ego een dagje uit wilde. Ik zou om 11.20 beginnen en om 11.45 stoppen voor een vroege lunch. Pas om 11.40 werd ik eindelijk aangekondigd. Om precies 11.45 stopte ik met mijn verhaal, gaf ik het ‘time-out’ signaal met mijn handen, en zei: ‘Formeel zou ik nu stoppen, maar aangezien ik 20 minuten later mocht beginnen, neem ik nog 5 minuten van uw kostbare tijd.’ Ik hervatte mijn verhaal, ging door tot 11.50 precies, kwam tot afronding en kreeg een warm applaus.

Ik hoorde achteraf dat mijn verhaal krachtig overkwam en dat de boodschap helder was. Door het centraal houden van een eenduidige boodschap kon ik flexibel zijn in mijn verhaal. U begrijpt dat het problematisch zou zijn geweest om mijn volledige 25 minuten op te eisen!

Tot slot …

Menig verhaal kenmerkt zich door vier TE’s, namelijk:

• TE lang (lange woorden, lange zinnen, lang van stof)

• TE veel (een overdaad aan informatie en feiten; ook te veel woorden, te veel sheets/PowerPoint-plaatjes, te weinig illustraties, te weinig voorbeelden)

• TE saai (ook een functie van te lang en te veel, maar dit zit ook in een monotoon stemgebruik en gebrekkige dynamiek)

• TE snel (te weinig tijd per onderwerp, zo veel sheets dat een ‘sheet-show’ of ‘dia-diarree’ ontstaat, te snel praten om alles toch te vertellen).

Misschien is het in deze context verstandig om aan de wijze woorden van de Franse schrijver Montesquieu te denken: Wat redenaars aan diepte ontbreekt, geven ze u aan lengte.

Hoe kort en ‘to the point’ ú presenteert, is dus aan ú!