1We Academy …
… is een initiatief van 1We in Amersfoort.
In 2008 raakte ik in gesprek met Robbert Hagens en werd ook geraakt door zijn bezieling voor projecten in zogenaamde ontwikkelingslanden.
Net als ik was hij gedesillusioneerd door de gevestigde organisaties en ‘de strijkstok’-problematiek.
Robbert inspireert velen door zijn charme, enthousiasme en ja, weer dat woord ‘bezieling’.
Hij weet ideeën te vertalen in de praktijk, creëert fondsen in Nederland die dan een microkrediet gebruikt worden in landen als Bangladesh, Suriname, Brazilië en Senegal.
Iedere maand is er een ‘Chain Drink’ bij 1We, Fortranweg 3, Amersfoort – een boeiende en bruisende bijeenkomst van belangstellenden die komen eerder om te ‘brengen’ dan om te ‘halen’ – wat zo vaak het geval is bij ‘gewone’ business netwerkbijeenkomsten.

De 1We Academy staat voor beleven, verbinden, ontmoeten en inspireren.
Kortom: bezielen.
Want bezield zaken doen hoort bij het nieuwe ondernemerschap in deze veranderende wereld.
Onder het motto ‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’ verzorgt de 1We Academy een verrassende serie ‘out-of-the-box’ trainingen voor het bedrijfsleven.
Alle betrokken trainers zetten zich geheel belangeloos in. Dit betekent dat 100% van de inkomsten naar 1We – Een Wereld Idee gaat.

Op donderdag 11 maart heb ik de aftrap gegeven voor de 1We Academy.
Met een interactieve presentatieworkshop. Zie de prachtige clip op YouTube!

De foto (links) is van deze bijeenkomst! Ik heb genoten – ook de deelnemers.
De training werd dusdanig warm ontvangen dat het herhaald werd op 26 mei.
Een nieuwe groep, een andere dynamiek, andere onderwerpen – en toch allemaal over presenteren, in de breedste zin van het woord.
Weer is besloten om de workshop te herhalen ‘na de zomer’. Je bent dan van harte welkom!

‘Verbeter je presentatie, begin bij jezelf!’
• Hoe kies je wat en hoe te zeggen als je voor een groep staat?
• Hoe maak je optimaal gebruik van hulpmiddelen?
• Wat zijn nou de échte krachtige ‘geheimen’ van effectief presenteren?
• Hoe beheers je je zenuwen én kom in contact met je ‘afnemers’?
Deze en andere actuele vragen komen aan bod tijdens deze intensieve, interactieve workshop.
Centraal staan de deelnemers en hun actuele vragen, ‘presentatiehobbels’ en -behoeften.

Wanneer: dinsdag 19 oktober, 16.00-21.00 uur
Waar: 1We Studio 1, Fortranweg 3, Amersfoort
Kosten (incl. een heerlijk diner!): €150 (met de 1We Strippenkaart: €100) (+ BTW)

‘Aandacht’ is een essentieel onderdeel van het succes van uw presentatie. Zonder úw aandacht voor de luisteraars heeft u weinig kans om hún aandacht te trekken én, nog belangrijker, te houden.

De onervaren spreker maakt zich zorgen over het trekken van de aandacht bij aanvang van zijn presentatie. De ervaren spreker weet beter. Ook u, aan het einde van dit korte artikel, kunt verwachten meer inzicht te krijgen in de dynamiek van het begin van een presentatie.

Aandacht aan het begin

Jan, een zwaarlijvige, rommelig geklede manager met een kabouter-baard en rode wangen, komt voor presentatie-consult.

‘En, Jan, hoe denk je je presentatie te beginnen?’

‘Uh … met een mopje.’

‘Hoezo, een mopje?’

‘Nou ja, ik heb gehoord dat dat een goede manier is om de aandacht te trekken.’

‘Jan, maak je geen zorgen. Zoals jij eruit ziet, wanneer jij voor de groep staat, heb j¡j onmiddellijk alle aandacht!’

In grote lijnen geldt dit voor iedere spreker. Dat vooral Amerikanen beginnen door een mop te tappen is hun zaak. Uw zaak is om op een relevante manier zo snel mogelijk tot de kern te komen, om zo snel mogelijk op een originele manier de luisteraar duidelijk te maken dat hij op de juiste plek is en dat het de moeite waard is om te blijven luisteren.

Tenzij u een conferencier bent, laat de moppen en begin op een andere manier. Wél is het op z’n plaats om dit duidelijk te maken: als u relevante humor kúnt gebruiken, bewaar het tot later in uw presentatie voor wanneer de aandacht toch enigszins zou verslappen.

Originaliteit en creativiteit

Stelling: ‘Iedereen wordt als origineel geboren, maar de meeste mensen sterven als kopie.’ Als u enig gevoel heeft voor uw originaliteit en oorspronkelijkheid, als u en uw bedrijf wilt onderscheiden, dan is er géén ruimte voor clichés. Zeker niet voor clichés zoals: ‘Dank u, meneer de voorzitter, voor uw fantastische introductie. Goedemorgen, dames en heren, wat ben ik blij om hier te zijn vandaag. Ik ben … (gevolgd door uw naam en een groot deel van uw curriculum vitae) … en ik ga u vertellen …’
Fout!

Enkele aandachtspunten voor het begin

Uw eerste woorden zijn bedoeld voor uw luisteraars. Nooit, dus, de dagvoorzitter of inleider bedanken met woorden. Een glimlach en een gebaar zijn voldoende.

Begin nonverbaal door rustig stil te staan. Ontspan u. Kijk rond, geniet van de stilte, ontspan uw kaken en glimlach. Zo ‘zegt’ u ‘goedemorgen’. Adem bewust zo’n drie keer uit door de mond. Wacht totdat u de volledige aandacht heeft.

Maak gebruik van een van deze voorbeeld-beginnen, of een combinatie ervan:

1. Vraag

Steek uw linkerhand omhoog, adem uit, adem in, en stel een vraag. Formuleer de vraag geheel positief (dus ‘Wie van u zou het leuk vinden om …?’ in plaats van het Calvinistische ‘Wie van u zou het niet leuk vinden om …?’) en dusdanig dat u een ‘ja’-antwoord kunt verwachten.

‘Wie van jullie hier vanochtend heeft baat bij haalbare verkooptargets, die tegelijkertijd een prettige uitdaging zijn?’

2. Citaat

Leer het uit uw hoofd, of durf een papiertje te pakken en lees het langzaam en overdreven op. Het is dan úw taak om het citaat of de stelling relevant te maken voor de bijeenkomst.

‘”Het feit dat iedereen een zaktelefoon heeft, zegt niets over zijn bereikbaarheid.” Deze stelling van J.J. Wentzel van de Erasmus Universiteit legt de vinger op de zere plek binnen deze organisatie. Daarom deze bijeenkomst om te kijken welke stappen we met z’n allen kunnen ondernemen om beter bereikbaar te zijn voor zowel onze klanten als elkaar.’

3. Cijfers

Statistiek en geldbedragen trekken altijd de aandacht:

‘Gemiddeld per dag komen er bij klantenservice 23 klachten binnen. 23 klachten die de medewerkers ruim 14 uur werk verzorgen, en kosten het bedrijf – uitgerekend over de laatste 6 maanden – €15.000 per maand. €15.000 die veel beter besteed kan worden om klachten te voorkomen. Laten we dan vanmiddag samen onderzoeken welke stappen we kunnen nemen …’

4. Metafoor

Gebruik een herkenbare situatie als opstapje tot waar het werkelijk over gaat. Met een rustig gebaar van de linkerhand zeg het woord ‘Stel …’. Voorbeeld:

‘Stel … het is bijna 6 uur ‘s avonds en je hebt kopieën nodig voor je bespreking dezelfde avond. Je hebt haast, de secretaresses zijn al lang weg, je loopt naar het kopieerapparaat … en je ziet dat het ‘papier leeg’-lampje brandt. Oké, je doet de kastdeuren open … en wat blijkt: de voorraad is op. Naar het magazijn lopen heeft nu geen zin … Herkennen jullie zo’n situatie? (Linkerhand omhoog, knikken met het hoofd.) Dit is maar een voorbeeld … en het zal jullie duidelijk zijn dat klantgerichtheid – zowel binnen het bedrijf naar onze interne klanten, als naar buiten toe, naar degenen die uiteindelijk jullie salarissen betalen – een belangrijk onderwerp is. Vandaag staan we stil bij acties om onze klantgerichtheid op een hoger peil te brengen.’

Rust en contact

Let hierbij op de rust die u neemt om oogcontact met uw luisteraars te houden, de stilte in uw lichaam (blijf op één plek staan voor het begin) en de relevantie van wat u vertelt.

Deze vier mogelijkheden bieden u veel ruimte voor uw creativiteit, maar hoe origineel u bent, is aan ú!

U komt aan voor uw training, seminar of congres. Bij aanvang krijgt u een dikke map vol met kopieën van alle sheets, PowerPoint-slides, het programma van de dag, en de curricula vitae van de sprekers. Vooral bij congressen staan er de volledige teksten bij, zelfs voorafgegaan met de woorden: ‘Mijne dames en heren …’ U weet dus bij voorbaat dat u enkele lezingen krijgt in plaats van luisteraargerichte presentaties! Wat is zin en onzin in deze gewoonte van de handout?

Wat neemt u mee?

Ja, u neemt een mapje mee, maar wat neemt u werkelijk mee van iedere presentatie? U neemt het gevoelsbeeld mee dat u vormt van de spreker. Dat beeld is het antwoord op de vraag die u zou kunnen krijgen: ‘Hoe was het?’ of ‘Hoe was-ie?’ Want of het om de spreker of zijn presentatie gaat, maakt hier niets uit; in uw gedachten zijn de twee met elkaar geïdentificeerd.

U neemt ook een essentie van de inhoud mee, de boodschap. Deze vormt het antwoord op de vraag: ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’

En de map of ‘congresbundel’?

Ja, u neemt de map mee … en wat doet u ermee? Wat gebeurt er mee?

Wed eens dat in het overgrote meerendeel van de gevallen de map terechtkomt op een plank; iedere keer als u er naar kijkt, zegt u tegen uzelf: ‘Daar zou ik ‘ns in moeten kijken!’ En u komt er nooit aan toe. Het is een soort trofee, om te bewijzen dat u ooit op dat congres bent geweest!

Een steekproef uit mijn trainingen in de loop der jaren geeft de indruk dat maximaal 5% van deelnemers ooit nog een keer in de map kijkt na afloop van een bijeenkomst, of het om een training, congres of zakelijke presentatie gaat. Zo kunt u uw vraagtekens zetten bij de functie van zo’n handout.

Waarom een handout?

In de NLP (Neuro-Linguistic Programming) bestaat de uitdrukking ‘anker’. Daar heeft het een iets andere betekenis dan op het water, en toch heeft het ook te maken met ‘vastleggen’. Een ‘anker’ kan een houding of gebaar zijn, een woord, of in dit geval een map, waarmee u onbewust (en vaak bewust) een bepaalde herinnering en/of een bepaald gevoel of ‘innerlijke staat’ associeert. U ziet de map in de boekenkast en dat prikkelt uw herinneringen aan het congres. U denkt dan aan hoe saai het was, en u krijgt een beeld van de ene spreker die z’n tekst zo hakkelend oplas. Stel, u bladdert door de map; u ziet een bepaald plaatje dat uw herinneringen prikkelt over het mopje dat de spreker op dat moment vertelde.

Kortom, de handout hééft terdege een functie, om u te herinneren aan wat u meemaakte toen u het kreeg. En al kijkt u er nooit meer in, toch wordt u herinnerd aan belangrijke (?!) zaken die er mee te maken hebben.

Presentatie … of leesstof?

Stelling: als de luisteraar uw presentatie kan volgen van de tekst en plaatjes in de handout, dan heeft u de verkeerde bijdrage gemaakt voor de handout.

Ter vergelijking: als de luisteraar uw verhaal kan volgen vanaf het scherm (u projecteert alles, en leest het hardop), dan bent u zelf overbodig.

Consultants

Het lijkt een gewoonte bij organisatieadviesbureaus en consultants om hun rapport in de vorm van volgepropte PowerPoint-slides te maken. Deze zijn op A4-formaat, overdwars afgedrukt, ingebonden en van tevoren verzonden aan de cliënt. Komt de dag waarop het rapport ‘gepresenteerd moet worden’, en de spreker projecteert dezelfde plaatjes en leest ze hardop. Bijzonder klantgericht … voor de visueel gehandicapten! Maar dit klakkeloze gedrag is een grote verspilling van ieders tijd en energie. Het kán anders, maar alleen wanneer de consultant bereid is om oud gewoontegedrag los te laten.

Het verschil

De handout mag een uitgebreid verhaal bevatten, met plaatjes, grafieken, bronnen, referenties en van alles wat om te bewijzen dat u uw werk ‘goed’ heeft gedaan. De plaatjes kunt u beter klein afdrukken (niet overdwars; dat verlaagt de leesbaarheid), en schrijf bij ieder plaatje een kort verhaal.

Wanneer u als spreker gevraagd wordt om een curriculum vitae in te leveren, sta stil bij wat u aan het doen bent. Solliciteert u bij uw publiek? Nee. Wat u dan opgeeft voor opname in de map is een korte, overzichtelijke opsomming van twee of drie alinea’s die het nodige bewijs levert voor waarom ú de aangewezen spreker bent voor dit onderwerp.

De handout mag ook bestaan uit een of twee A4′s. Een kort, ‘lopend’ verhaal dat u schrijft met veel kopregels en korte alinea’s (zoals dit artikel). Gebruik makkelijke spreektaal en maak het de lezer duidelijk welke voordelen uw presentatie hem biedt. Net zoals bij een persbericht voegt u een paar zinnen toe in de geest van: ‘Als u meer informatie wilt hebben, of kopieën van de plaatjes …’ en u geeft uw contactgegevens.

Misvatting

Het zal u nu duidelijk zijn dat dat de grootste bron van ‘verkeerde’ handouts ligt in de misvatting dat de handout een correcte weergave moet zijn van wat de spreker vertelt.

U weet nu dat de luisteraar een bepaald beeld meeneemt. Het is in uw voordeel dat dit beeld enigszins overeenkomt met uw gewenste imago. Als u persoonlijk of als bedrijf gezien wilt worden als professioneel, zakelijk, efficiënt en netjes, dan regelt u een overzichtelijke en nuttige handout die er mooi uitziet, prettig leesbaar is en de lezer ontlast. Onthoud altijd de woorden van John Naisbitt uit zijn boek Megatrends: ‘Wij verdrinken in informatie terwijl wij dorsten naar kennis.’

Wat belangrijk is, is dat wat ú vertelt altijd anders mag zijn dan wat u in de handout zet. ‘Verkoop’ de handout tijdens uw presentatie: ‘Wilt u meer weten over de specifieke details van [dit onderdeel], dan kunt u deze vinden in hoofdstuk 3 van de handout.’ Terwijl u dit zegt, houd de handout omhoog – maar niet voor uw gezicht – gedurende enkele seconden voordat u het opzij legt en verder gaat met uw verhaal.

Medelijden

In het licht van John Naisbitts woorden kunt u voortaan een heel andere handout maken. Een doordachte handout. U bespaart voorbereidingstijd, u spaart bomen (goed voor uw milieubewuste imago!), u maakt uw informatie toegankelijker voor de luisteraar (u bent klantgericht bezig!) en u geeft uzelf meer vrijheid tijdens uw presentatie om flexibel te zijn in de wending en in de hoeveelheid interactie met uw luisteraars. Met andere woorden, de handout is een praktisch voorbeeld van uw presentatievaardigheid, en hoe vaardig u bent, ligt aan u!

Uw eerste reactie op deze stelling is waarschijnlijk dat het onzin is: ‘Natuurlijk moet je iets veranderen!’ Toch is het verbazingwekkend hoeveel weerstand sprekers hebben om nieuwe technieken in te zetten omwille van een ander resultaat. Dit is dan een prima moment om stil te staan bij verandering en weerstand, en de waarheid achter de uitdrukking: ‘Er is een definitie van gekte: hetzelfde blijven doen … en een ander resultaat verwachten!’

De cake

Stel u wilt een lekkere cake bakken. U ziet het plaatje in het kookboek en u leest het recept met alle ingrediënten. U bent eigenwijs dus verandert u de ingrediënten, bijvoorbeeld 2 eieren in plaats van 4, 1 liter melk in plaats van ½ liter (omdat u van melk houdt!) en de oven op 200° in plaats van 250°. Vreemd genoeg raakt u geïrriteerd en teleurgesteld over het feit dat wat u uit de oven haalt héél anders is dan wat op de kleurenfoto staat!

Zo ook met training en consult. Een spreker beseft dat zijn presentatie voor verbetering vatbaar is en vraagt om advies. Dan, net zoals langs de schappen wandelen in een supermarkt, pakt hij dit advies en dat advies, maar nee, niet dát of dát advies, want hij vindt dat dát niet bij hem past. Geen wonder dat de presentatie uiteindelijk weinig verbetering vertoont.

Drie gebieden

De belangrijkste gebieden waarop u veranderingen in uw presentatie kunt aanbrengen zijn: mentaal, emotioneel en fysiek. Laten we deze nader onderzoeken.

Mentaal: dit is het gebied van taalkeuze (heeft u ‘vrinden’, ‘vrienden’ of ‘maatjes’; zegt u ‘thans’ of ‘nu’; bent u ergens ‘werkzaam’ en ‘woonachtig’, of bent u ‘verantwoordelijk voor …’ en u ‘woont’?). Het is waar u laat zien of u positief of negatief ingesteld bent. Het is waar u bewijst of u werkelijk oog heeft voor de ander (door veel in de ‘u/jullie/jij’-vorm te praten en over voordelen voor de ander) of dat u eerder bezig bent met uzelf (aandacht voor de eigenschappen van uw onderwerp, steeds in de ‘ik’-vorm praten).

Fysiek: klopt uw lichaamstaal bij uw woorden? Maakt u functionele gebaren of staat u met de handen vastgeklampt over uw buik of kruis, of achter de rug? Drentelt of ijsbeert u in de beschikbare ruimte, of maakt u functioneel gebruik van bewegen, stilstaan, bewegen? Praat u de hele tijd, of kunt u zelfverzekerd stiltes laten vallen? Past uw kleding bij uw lichaamsvorm? Passen de kleuren bij uw natuurlijke kleuring? Straalt u harmonie uit in uw kledingkeuze en niveau van verzorging?

Emotioneel: durft u zich kwetsbaar op te stellen? Of zoekt u bescherming achter afstand (fysiek: achter een tafel of lessenaar) en plechtigheid (formele taal, ongepast formele kleding)? Bent u in staat om de emoties rondom uw onderwerp aan te spreken … of draait u om de hete brei heen?

Wilt u optimaal werken aan verandering in uw presentatie dan is het zaak dat u veranderingen op alle drie gebieden toepast. De drie gebieden vormen een geheel en zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden: verander bijvoorbeeld uw taalgebruik, en er verandert iets fysieks, waardoor ook uw gevoel – en de waarneming bij de ander – verandert.

Beperking … en angst

‘The human mind is like a parachute – it functions best when it is open.’ Veranderen betekent het loslaten van het bekende, het geijkte, van gewoontegedrag. ‘If you want to explore foreign parts, you must be prepared to lose sight of your own shores.’ Met het woordspelletje ‘shore’ en ‘sure’ begrijpt u vast deze beeldspraak!

Jan, een seniormanager, komt voor consult omdat zijn baas vindt dat z’n presentatie tekort schiet. Jan geeft schoorvoetend toe dat er enige ruimte is voor verbetering. Let wel: ‘verbetering’. Wat blijkt is dat Jan niet open staat voor ‘verandering’. Hij vindt z’n taalgebruik prima, hij vindt dat het in orde is om te staan met een stift in z’n hand (terwijl hij niet eens het whiteboard of de flipover gebruikt), en hij is niet bereid om te oefenen met zijn stem om er meer levendigheid in te brengen. En op het moment dat zijn kledingkeuze ter sprake komt, is de maat vol, want sportieve wandelschoenen zijn comfortabel en hij vindt het acceptabel om deze bij een kostuum te dragen.

Jan is in wezen bang voor verandering. Zijn ‘comfort zone’ (het gebied van activiteiten waarop hij zich op z’n gemak voelt) is klein, waardoor hij al snel de adrenaline krijgt die hem voor verandering waarschuwt.

Verandering

Een bekende spreuk luidt: ‘If you always do what you’ve always done, you’ll always get what you’ve always got.’ Zo ook met uw presentatie, zo ook met ontwikkelingen op persoonlijk niveau en binnen uw bedrijf. Verandering is de enige constante in het leven en de wereld blijft veranderen. Ooit begon ik een grote presentatie over veranderingen in de markt met de woorden: ‘If you want things to stay the same, you’d better start making a lot of changes!’ Hoeveel resultaat ú boekt met uw veranderingen, dat is nu aan u!

Twee werelden, twee culturen. West en Oost. In Japan wordt véél aandacht besteed aan de verpakking. Het is een kunst. Geef een geschenk in Japan en het geheel wordt bewonderd … en opzij gezet. Wanneer ú een cadeau ontvangt in Japan (of waar dan ook van een Japanner) kunt u beter hetzelfde doen: uitpakken komt later, want stel u voor dat u enige tekens van teleurstelling zou laten zien!

Terug naar het westen, waar verpakking een andere waarde heeft in een nuchtere, pragmatische wereld. Stel dat u een geschenk zomaar krijgt, niet eens verpakt. Of dat u het krijgt en het is wel mooi ingepakt. Merkt u enig verschil in hoe u erop reageert, in de waardering die u bij de ander voelt, die er kennelijk meer moeite voor heeft genomen?

Laten we verder kijken naar wat deze metaforen te maken hebben met uw presentatie.

Ontvankelijkheid en leesbaarheid

Stel dat u twee brieven krijgt om te lezen. De ene brief bestaat uit één blok uitgevulde tekst. De tweede brief is ingedeeld in korte alinea’s (eventueel met kopregels om de inhoud van de alinea aan te geven) en is afgedrukt met een rafelige rechtermarge (de zogenaamde ‘Engelse regelval’).
Welke van de twee brieven ervaart u als leesbaarder?
Minstens 95% van de lezers vindt de tweede brief leesbaarder.
Dit is juist waar ‘verpakking’ zo belangrijk is.

Een vrouw ontvangt een brief. Het is perfect geadresseerd, met de naam en voorletters van de vrouw correct gespeld. Alleen staat er ‘De heer’ voor in plaats van ‘Mevrouw’. Ga ervan uit dat bijna alle vrouwen dusdanig hierop reageren dat de inhoud van de brief minder aandacht krijgt dan wanneer ‘Mevrouw’ voor haar naam zou staan.
Denk ook aan mannen met als voornaam ‘Anne’ die brieven aan ‘Mevrouw’ krijgen!

Uw presentatie

Zo ook het belang van de verpakking van wat u wilt vertellen. Het is waar dat in de medische en academische wereld de mening heerst dat het alleen om de inhoud gaat. Daar gaan ze kennelijk voorbij aan het simpele feit dat het moeilijk is om informatie over te dragen aan iemand die uit verveling in slaap valt!

Uw presentatie kan het beste bestaan uit een krachtige kern van een belangrijke boodschap – iets nieuws, iets wat verandering betekent bij de luisteraar, iets motiverends – omgeven door een smakelijke verpakking van herkenbaarheden, citaten, anekdotes, herinneringen aan bekende afspraken of situaties … kortom, alles wat de luisteraar helpt om het nieuwe te plaatsen binnen zijn beleving.

Open staan

Stel u bent inkoper. Twee aanbieders komen bij u om over hun producten te praten. Uw bedrijf heeft deze producten nodig. De twee verkopers hebben vergelijkbare producten van een acceptabele kwaliteit en de prijzen liggen dicht bij elkaar. Maar … u vindt een van de verkopers aardig, en de andere verkoper ervaart u als een kwal! Wie van de twee krijgt de opdracht? De kans is bijzonder groot dat u in zee gaat met de aardige verkoper, omdat u tenslotte samen met hem gaat werken. Om de situatie nog ingewikkelder te maken: als inkoper krijgt u te maken met een aardige verkoper en een aardige verkoopster …!

Zo ook met uw presentatie. Als u zich meteen gedraagt zodat de luisteraar een hekel aan u krijgt of u een taalstijl hanteert die de luisteraars in het harnas jagen, dan werpt u onmiddellijk barrières op die de overdracht van uw inhoud belemmeren.

De positieve kant

Draai het om, en zorg ervoor dat door uw gedrag, houding en taalgebruik uw kans op contact vergroot. Bouw aan een brug tussen u en uw luisteraars. Laat zien dat u iets brengt in hun voordeel, maak het hen snel duidelijk dat u aandacht heeft voor hen, hun wereld en hun behoeften … en u maakt het u makkelijker om de inhoud van uw presentatie over te dragen.

Vermijd clichés (‘Dank u, meneer de voorzitter, voor zo’n prachtige introductie … goedemorgen dames en heren, ik zal u vandaag vertellen …’) en kom meteen tot de kern van de reden voor de bijeenkomst. Gebruik uw nonverbale communicatie (bijvoorbeeld oogcontact, glimlach, open gebaar) om ‘gedag’ tegen de luisteraars te zeggen, en wat betreft uw dagvoorzitter: bewaar uw eerste woorden alt¡jd voor uw luisteraars!

Wanneer u steeds in de ‘u/jullie/jij’-vorm spreekt, in plaats van met ‘ik’, krijgen de luisteraars het gevoel dat u er bent voor hen in plaats van uzelf; en dat werkt in uw voordeel.

Kom dichter bij de luisteraars. U heeft geen lessenaar of presentatie-tafel nodig als barrière. Praat met in plaats van tegen uw luisteraars … en u maakt ze open om de inhoud van uw presentatie te aanvaarden.

Verkopen

Uit onderzoek blijkt dat 80-93% van alle zakelijke beslissingen wordt genomen op grond van niet-zakelijke beweegredenen. Emotie, dus. ‘Inhoud’ is ratio en cognitieve feiten. ‘Verpakking’ is gevoel … en emotie. De mate waarin u gebruik wilt maken van wat duidelijk in uw voordeel is, is nu aan u!

Er zijn van die types die alles wat nieuw, innovatief en vooruitstrevend is, moeten hebben. Ze zijn de eerste die de nieuwe CD-technologie omarmen, die de snelle elektronische agenda’s aanschaffen, die de eerste LCD-schermen kochten (weet u het nog, zo’n plat apparaat dat op de overheadprojector ging?) en uiteraard tegenwoordig de modernste beamers … al kost het op dat moment een fortuin. Zo ging het ook met de laser-pen, ‘de elektronische aanwijsstok’, die inmiddels ingebouwd is in de meeste afstandsbedieningen – al is het gebruik ervan wettelijk verboden vanwege het potentiële gevaar. Wat is nou de zin en onzin van zo’n apparaat en zijn functionaliteit tijdens een presentatie?

Traditie

Kunt u een beeld oproepen van de onderwijzer of docent van vroeger die met een lange houten stok steeds aanwees en tikte op een volgeklad schoolbord? Dat is een traditie die sommige sprekers voortzetten in hun eigen voordrachten (want ‘presentatie’ is het niet!). Eerst was er hout, toen verscheen de telescopische metalen aanwijsstok (zelfs met een rubberen dop én een ingebouwde balpen!), de zaklantaren met een uitgesneden rode pijl, en later de laser-pen. De telescopische aanwijsstok kreeg een slechte naam omdat de spreker ermee ging spelen als een van streek geraakte dirigent. Het ‘tok-tok’ op overheadprojector en scherm werd spreekwoordelijk. De laser-pen leek al deze problemen op te lossen: weg ‘tok-tok’ en geklap op het scherm, weg in- en uitklappen van de telescoop: het ei van Columbus!

De feiten

Al weet de spreker niets van de focus-mogelijkheden, de laser-pen geeft een rood lichtpunt op het scherm. Hoe beter de focus, des te scherper de punt, des te helderder het rood. Wanneer de zaallichten uit zijn of gedimd, en de spreker zijn hand op de rand van de lessenaar kan steunen, is er een prima kans dat een stevig rood puntje op het scherm zichtbaar is. Maar wel een ‘puntje’, dat voor velen vrij moeilijk zichtbaar is. Aha, dáárom zwaait de spreker ermee, mooie cirkels trekkend om de plek waar de luisteraars aandacht hoort te zijn!

Stel dat de spreker enigszins zenuwachtig is, of net als de andere deelnemers genoten heeft van een slokje wijn bij de lunch of geen aandacht besteedt aan het steunen van zijn hand of arm … wat is er dan te zien op het scherm? Een trillende rode vlek die eerder de aandacht afleidt dan focust.

Overheadprojector

Misschien vindt u het raar om hier nog steeds iets over de overheadprojector te lezen. Toch zal het u misschien verbazen dat er velen zijn die, vooral in sommigen landen, blij zijn als er zoeits klaar staat! Daarom nu even wat opmerkingen die, eventueel vertaald in de wereld van presenteren met de beamer, ook voor u nuttig kunnen zijn.
Stel dat u overheadsheets projecteert en dat u ze zelf neerlegt. Wilt u iets aanwijzen ‘op het scherm’, dan loopt u naar uw projector, waar u een ‘pointer’ op de juiste plek op de overheadsheet legt. Een boeiende techniek is whiteboard-stiften te gebruiken – kies een geschikte, opvallende kleur! – om al pratend een streep of cirkel op de sheet te zetten. Uiteraard loopt u daarna meteen weer uit de weg om ervoor te zorgen dat het scherm steeds zichtbaar blijft voor alle luisteraars. Wanneer u als meer ervaren en professioneel ogende spreker gebruik maakt van de zogenaamde ‘flip-frames’ of kartonnen kaders met een extra sheet er bovenop, dan kunt u na uw presentatie de whiteboardstift-inkt makkelijk verwijderen zonder uw originele sheet te hebben beschadigd.

PowerPoint

Wanneer u elektronisch presenteert, mag u nooit dezelfde fout maken als een deelnemer aan één van mijn open-workshops. Frank werkt bij een groot, bekend high-tech bedrijf en vindt dat hij dan met de computer en beamer hóórt te presenteren. Na 17 minuten bezig te zijn alles draaiend te krijgen, trekt hij een telescopische aanwijsstok uit zijn binnenzak en gaat naast het scherm in het licht van de beamer delen van zijn overvolle plaatjes aanwijzen.

Wanneer u met presentatiesoftware werkt, maak dan gebruik van de nuttige toeters en bellen van het programma. Wees ervan bewust dat de softwareingenieurs kennelijk nooit hoeven te presenteren, gezien het aantal onzinnige mogelijkheden die de onervaren spreker verleiden om van zijn presentatie een multi-media ‘happening’ te maken!

Als we het hebben over ‘nuttige’ zaken, dan gaat het om een pijl of cirkel in een contrasterende kleur die u op het juiste moment laat verschijnen. Of u laat de kleur van een bepaald onderdeel veranderen, of maakt dat dat deel ‘uitzoomt’.

Onzinnig is om alles in één keer te projecteren – een soort elektronische overheadsheet – met alles al onderstreept, omcirkeld of op andere wijze benadrukt. Zo schiet u niet op, zo heeft u alsnog uw laser-pen nodig. Het effect daarvan is steeds moeilijker te zien wanneer u meer kleuren gebruikt in uw plaatjes. Het is bijna zeker dat wanneer u met een ‘retroprojector’ werkt (de projector staat achter een speciaal, doorschijnend scherm), het rode van uw laser-pen onzichtbaar is.

Kortom, gebruik de mogelijkheden van uw software, met mate, en met een gepaste timing.

Nog beter

In plaats van de laser-pen of stok, gebruikt u woorden.
U bent degene die presenteert, ú bent degene van wie uw luisteraars het verhaal en de oplossing ‘kopen’. Uw scherm ‘verkoopt’ niets. Wat u projecteert behoort een ondersteuning te zijn van de overdracht van uw boodschap. Het mag uw verhaal niet vertellen, uw luisteraars mogen uw verhaal niet vanaf het scherm kunnen volgen – anders bent ú overbodig!

Vertel de luisteraars wat ze zo meteen te zien krijgen, en richt hun aandacht met uw woorden op de juiste onderdelen van het plaatje. Uiteraard mag u wel hierbij voorzichtig gebruik maken van de mogelijkheden van uw software, of de technieken voor het ‘activeren’ van uw overheadsheet.

Voorbeeld:

‘Nu u een beter idee heeft van de mogelijke ontwikkelingen op ABC-gebied [u somt op wat op dat moment op het scherm staat, en wat u zojuist uitvoeriger heeft besproken], gaan we de technische eisen van XYZ-producten onder de loep nemen. [Bereid u voor om over te schakelen naar het volgende plaatje.] U ziet dadelijk een vrij complex tabel. [Waarschuw de luisteraar!] Kijk in eerste instantie naar de rechter kolom. [Met de gebiedende wijs komt u zelfverzekerd over en u stuurt de aandacht.] Neem even de tijd om stil te staan bij de implicaties van deze cijfers. Besef wat voor uitdagingen dat heeft voor úw afdeling! [Weer de gebiedende wijs. Vertel wat u wilt! En nu kunt u het nieuwe plaatje tonen.]

Na dit te hebben gezegd, met het plaatje op het scherm, gaat u opzij uit het zichtveld en wacht totdat uw luisteraars een kans hebben gehad om uw ‘opdracht’ uit te voeren.
Ontspan, let op uw ademhaling, en trek dan weer de aandacht naar u toe door uw presentatie voort te zetten. Gebruik steeds uw woorden om bepaalde delen van het scherm aan te duiden: ‘Onderaan rechts ziet u de input van de afdeling P&O …’, ‘Wanneer u de derde regel nog een keer voor uzelf leest …’, ‘De stijgende rode lijn tussen het eerste en tweede kwartaal …’
Vermijd vooral het onnozele gewapper dat inmiddels de norm lijkt te zijn geworden!

Tot slot …
Onthoud dat ú presenteert, niet uw hulpmiddelen. Ze zijn er om u te ondersteunen, en alleen wanneer het nadrukkelijk om zoiets als een lasershow gaat, mogen de hulpmiddelen het middelpunt zijn. Want – u weet het nu! – de luisteraar doet geen zaken met het scherm, maar met ú!

De luisteraars horen, begrijpen en onthouden alles wat u zegt

U herkent het vast: de spreker die steeds doordraaft, steeds meer vertelt en steeds meer nieuwe teksten projecteert. Kunt ú het volgen? Waarschijnlijk bent u ook een van de vele luisteraars die afhaken, die wachten ongeduldig totdat deze spreker klaar is en u een kopje koffie kunt gaan halen. Of misschien krijgt u kromme tenen en u zit op een gunstige plek zodat u snel de zaal kunt verlaten.

Omdat ik door de aard van mijn werk zo veel ‘lezingen’ meemaak (die mij vervelen), en zo weinig ‘presentaties’ (die mijn aandacht trekken) zorg ik ervoor dat ik alt¡jd op een stoel bij een gangpad zit. Zo kan ik makkelijker vertrekken en ik neem de congresmap mee. Ik lees het betreffende stuk door in enkele minuten om zo op de hoogte te komen van waar deze spreker een halfuur over doet!

Het gevaar van ABC …

Traditioneel bereiden vele sprekers hun ‘lezingen’ voor alsof het een boek is. Een logische opeenvolging van feiten en informatie die helemaal klopt – voor een stuk dat een lezer voor zichzelf leest. Maar hier hebben we het over de mondelinge communicatie, van de mond van de spreker (met zijn ondersteunende(!) lichaamstaal) naar de oren van een luisteraar. De luisteraar wil zich betrokken voelen bij wat de spreker vertelt, maar o-zo-vaak staat de spreker op een afstand (zowel letterlijk als figuurlijk) zijn verhaal uit te spreken zonder contact met de luisteraar. Het wordt dus een oefening in spreken tegen (veelal saai) een ‘publiek’ of ‘zaal’ of ‘gehoor’ in plaats van mét (potentieel boeiend) een groep ‘luisteraars’.

Sprekers verantwoordelijkheid

Iedere spreker heeft de taak om zijn informatie ‘verteerbaar’ te maken voor de luisteraar, zijn ‘afnemer’. Dat weinigen dat doen, is een andere zaak.

Het aangaan van een soort gesprek met de luisteraar is een belangrijk onderdeel van deze taak. Dat houdt in het veelvuldig gebruik van ‘u’ of ‘jullie’ (geen onpersoonlijke ‘mensen’ of ‘men’), het stellen van vragen (gesloten en retorische), het gebruik van anekdotes en metaforen, het steeds betrekken van de luisteraar met behulp van uitdrukkingen zoals: ‘U kunt zich voorstellen dat …’, ‘U weet vast uit eigen ervaring …’, ‘Als verkoopleider, heeft u regelmatig te maken met …’

Het is vooral het inbouwen van herhaling, het bespreken van onderwerpen vanuit verschillende invalshoeken.

Herhaling

Stel u vertelt over de invoering van een nieuw computersysteem. U kunt ‘van ABC tot en met Z’ uw verhaal vertellen. Maar misschien is het interessanter om langer stil te staan bij A of B omwille van de verschillende luisteraars die in de zaal zitten, met verschillende functies, verschillende kennisniveaus en verschillende luistertempo’s. Bijvoorbeeld, het systeem gezien vanuit het standpunt van de voortschrijdende techniek (leuk voor de techneuten). Het systeem gezien vanuit het standpunt van efficiëntie (interessant voor de kwaliteitsmanager en de ‘financial controller’); of vanuit het standpunt van invoering en inpassing op operationeel niveau (belangrijk voor de systeembeheerder en de ‘office manager’). Zo bouwt u functionele herhaling in, zonder in herhaling te vallen!

Ruis … en filters

Iedereen luistert voor zichzelf, vanuit zijn eigen belangen en behoeften. Uit de vorige alinea zal het u duidelijk zijn dat het hoofd financiën beter luistert wanneer u over kosten, kostenbesparing, leasing en dergelijke onderwerpen spreekt. De systeembeheerder is minder geïnteresseerd in zulke zaken, maar hij spitst zijn oren onmiddellijk wanneer u het over systeemintegratie, software, hardware en randapparatuur heeft. Besef dat ieders specifieke belangen zowel een positieve als een negatieve filter voor uw informatie vormen.

Verder zijn er filters op taalkundig niveau. Er zijn degenen die in visuele termen praten; zij gebruiken termen zoals ‘ik zie wat u bedoelt’, ‘help me om er een duidelijk beeld van te krijgen’, of ‘wat is uw visie op …?’ Dan zijn er de auditief ingestelden, die nauwelijks innerlijke visuele beelden krijgen, maar kikken op geluid, op woorden, op tekst. Voor hem is het nuttig om te zeggen: ‘u kunt meer lezen over ABC in de uitgebreide handout’, ‘ik hoor wat u zegt …’, ‘luister even naar dit voorbeeld’. Er is een laatste groep, die kinestetisch ingesteld is. Dat zijn degenen die ¢f gevoelsmatig zijn (‘ik krijg er een goed gevoel van’, ‘u kunt de vele mogelijkheden proeven’, ‘heerlijk om zo samen te werken aan dit project!’) óf conceptueel (‘heeft u nu een beter idee van hoe het werkt?’, ‘begrijpt u de implicaties voor uw afdeling?’, ‘besef wat dit doet voor de efficiëntie!’). Verder zijn er allerlei verschillen, zoals in spreektempo (snelpraters of traagpraters), volume (hard of zacht spreken) en intonatie (de een luistert beter naar een vlakke stem, de ander naar een stem met meer afwisseling). Weten wat úw primaire taalstijl is, vormt de basis voor het vergroten van uw communicatieflexibiliteit.

Bij de les blijven

Eén ding is zeker: niemand blijft 100% van de tijd bij de les. Als u mediteert, dan weet u hoe moeilijk het is om los te komen van de eigen gedachtenstroom – en u oefent hiermee! Voor anderen geldt de norm: u luistert, uw gedachten krijgen een prikkel en wég bent u! De spreker en alles om u heen verdwijnt even in de achtergrond … totdat u terugkomt in het moment. Dan heeft u iets van het verhaal gemist. En wanneer u als spreker verzuimt rekening met dit menselijke gedrag te houden, dan bent ú de klos.

Conclusies?

Er zijn sprekers die veel boodschappen en veel conclusies willen achterlaten. Dat zou ideaal zijn, maar de realiteit is anders. Uiteindelijk neemt de luisteraar maar één conclusie – één boodschap – mee. Dat is het antwoord op de simpele vraag: ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’ Wanneer u zich als spreker concentreert op het eenduidig en ondubbelzinnig overdragen en achterlaten van een eenvoudige en enkelvoudige boodschap, dan maakt u het zowel voor uzelf als voor de luisteraar makkelijker. De keuze voor herhaling en eenvoud is dus aan ú!