1We Academy …
… is een initiatief van 1We in Amersfoort.
In 2008 raakte ik in gesprek met Robbert Hagens en werd ook geraakt door zijn bezieling voor projecten in zogenaamde ontwikkelingslanden.
Net als ik was hij gedesillusioneerd door de gevestigde organisaties en ‘de strijkstok’-problematiek.
Robbert inspireert velen door zijn charme, enthousiasme en ja, weer dat woord ‘bezieling’.
Hij weet ideeën te vertalen in de praktijk, creëert fondsen in Nederland die dan een microkrediet gebruikt worden in landen als Bangladesh, Suriname, Brazilië en Senegal.
Iedere maand is er een ‘Chain Drink’ bij 1We, Fortranweg 3, Amersfoort – een boeiende en bruisende bijeenkomst van belangstellenden die komen eerder om te ‘brengen’ dan om te ‘halen’ – wat zo vaak het geval is bij ‘gewone’ business netwerkbijeenkomsten.

De 1We Academy staat voor beleven, verbinden, ontmoeten en inspireren.
Kortom: bezielen.
Want bezield zaken doen hoort bij het nieuwe ondernemerschap in deze veranderende wereld.
Onder het motto ‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’ verzorgt de 1We Academy een verrassende serie ‘out-of-the-box’ trainingen voor het bedrijfsleven.
Alle betrokken trainers zetten zich geheel belangeloos in. Dit betekent dat 100% van de inkomsten naar 1We – Een Wereld Idee gaat.

Op donderdag 11 maart heb ik de aftrap gegeven voor de 1We Academy.
Met een interactieve presentatieworkshop. Zie de prachtige clip op YouTube!

De foto (links) is van deze bijeenkomst! Ik heb genoten – ook de deelnemers.
De training werd dusdanig warm ontvangen dat het herhaald werd op 26 mei.
Een nieuwe groep, een andere dynamiek, andere onderwerpen – en toch allemaal over presenteren, in de breedste zin van het woord.
Weer is besloten om de workshop te herhalen ‘na de zomer’. Je bent dan van harte welkom!

‘Verbeter je presentatie, begin bij jezelf!’
• Hoe kies je wat en hoe te zeggen als je voor een groep staat?
• Hoe maak je optimaal gebruik van hulpmiddelen?
• Wat zijn nou de échte krachtige ‘geheimen’ van effectief presenteren?
• Hoe beheers je je zenuwen én kom in contact met je ‘afnemers’?
Deze en andere actuele vragen komen aan bod tijdens deze intensieve, interactieve workshop.
Centraal staan de deelnemers en hun actuele vragen, ‘presentatiehobbels’ en -behoeften.

Wanneer: dinsdag 19 oktober, 16.00-21.00 uur
Waar: 1We Studio 1, Fortranweg 3, Amersfoort
Kosten (incl. een heerlijk diner!): €150 (met de 1We Strippenkaart: €100) (+ BTW)

Uw eerste reactie op deze stelling is waarschijnlijk dat het onzin is: ‘Natuurlijk moet je iets veranderen!’ Toch is het verbazingwekkend hoeveel weerstand sprekers hebben om nieuwe technieken in te zetten omwille van een ander resultaat. Dit is dan een prima moment om stil te staan bij verandering en weerstand, en de waarheid achter de uitdrukking: ‘Er is een definitie van gekte: hetzelfde blijven doen … en een ander resultaat verwachten!’

De cake

Stel u wilt een lekkere cake bakken. U ziet het plaatje in het kookboek en u leest het recept met alle ingrediënten. U bent eigenwijs dus verandert u de ingrediënten, bijvoorbeeld 2 eieren in plaats van 4, 1 liter melk in plaats van ½ liter (omdat u van melk houdt!) en de oven op 200° in plaats van 250°. Vreemd genoeg raakt u geïrriteerd en teleurgesteld over het feit dat wat u uit de oven haalt héél anders is dan wat op de kleurenfoto staat!

Zo ook met training en consult. Een spreker beseft dat zijn presentatie voor verbetering vatbaar is en vraagt om advies. Dan, net zoals langs de schappen wandelen in een supermarkt, pakt hij dit advies en dat advies, maar nee, niet dát of dát advies, want hij vindt dat dát niet bij hem past. Geen wonder dat de presentatie uiteindelijk weinig verbetering vertoont.

Drie gebieden

De belangrijkste gebieden waarop u veranderingen in uw presentatie kunt aanbrengen zijn: mentaal, emotioneel en fysiek. Laten we deze nader onderzoeken.

Mentaal: dit is het gebied van taalkeuze (heeft u ‘vrinden’, ‘vrienden’ of ‘maatjes’; zegt u ‘thans’ of ‘nu’; bent u ergens ‘werkzaam’ en ‘woonachtig’, of bent u ‘verantwoordelijk voor …’ en u ‘woont’?). Het is waar u laat zien of u positief of negatief ingesteld bent. Het is waar u bewijst of u werkelijk oog heeft voor de ander (door veel in de ‘u/jullie/jij’-vorm te praten en over voordelen voor de ander) of dat u eerder bezig bent met uzelf (aandacht voor de eigenschappen van uw onderwerp, steeds in de ‘ik’-vorm praten).

Fysiek: klopt uw lichaamstaal bij uw woorden? Maakt u functionele gebaren of staat u met de handen vastgeklampt over uw buik of kruis, of achter de rug? Drentelt of ijsbeert u in de beschikbare ruimte, of maakt u functioneel gebruik van bewegen, stilstaan, bewegen? Praat u de hele tijd, of kunt u zelfverzekerd stiltes laten vallen? Past uw kleding bij uw lichaamsvorm? Passen de kleuren bij uw natuurlijke kleuring? Straalt u harmonie uit in uw kledingkeuze en niveau van verzorging?

Emotioneel: durft u zich kwetsbaar op te stellen? Of zoekt u bescherming achter afstand (fysiek: achter een tafel of lessenaar) en plechtigheid (formele taal, ongepast formele kleding)? Bent u in staat om de emoties rondom uw onderwerp aan te spreken … of draait u om de hete brei heen?

Wilt u optimaal werken aan verandering in uw presentatie dan is het zaak dat u veranderingen op alle drie gebieden toepast. De drie gebieden vormen een geheel en zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden: verander bijvoorbeeld uw taalgebruik, en er verandert iets fysieks, waardoor ook uw gevoel – en de waarneming bij de ander – verandert.

Beperking … en angst

‘The human mind is like a parachute – it functions best when it is open.’ Veranderen betekent het loslaten van het bekende, het geijkte, van gewoontegedrag. ‘If you want to explore foreign parts, you must be prepared to lose sight of your own shores.’ Met het woordspelletje ‘shore’ en ‘sure’ begrijpt u vast deze beeldspraak!

Jan, een seniormanager, komt voor consult omdat zijn baas vindt dat z’n presentatie tekort schiet. Jan geeft schoorvoetend toe dat er enige ruimte is voor verbetering. Let wel: ‘verbetering’. Wat blijkt is dat Jan niet open staat voor ‘verandering’. Hij vindt z’n taalgebruik prima, hij vindt dat het in orde is om te staan met een stift in z’n hand (terwijl hij niet eens het whiteboard of de flipover gebruikt), en hij is niet bereid om te oefenen met zijn stem om er meer levendigheid in te brengen. En op het moment dat zijn kledingkeuze ter sprake komt, is de maat vol, want sportieve wandelschoenen zijn comfortabel en hij vindt het acceptabel om deze bij een kostuum te dragen.

Jan is in wezen bang voor verandering. Zijn ‘comfort zone’ (het gebied van activiteiten waarop hij zich op z’n gemak voelt) is klein, waardoor hij al snel de adrenaline krijgt die hem voor verandering waarschuwt.

Verandering

Een bekende spreuk luidt: ‘If you always do what you’ve always done, you’ll always get what you’ve always got.’ Zo ook met uw presentatie, zo ook met ontwikkelingen op persoonlijk niveau en binnen uw bedrijf. Verandering is de enige constante in het leven en de wereld blijft veranderen. Ooit begon ik een grote presentatie over veranderingen in de markt met de woorden: ‘If you want things to stay the same, you’d better start making a lot of changes!’ Hoeveel resultaat ú boekt met uw veranderingen, dat is nu aan u!

Het komt regelmatig voor dat u in de zaal zit terwijl de spreker – vaak met de armen over de borst gevouwen en met z’n rug naar u toe – alle teksten vanaf het scherm opleest. Onnodig, omdat uw aandacht al lang getrokken werd naar wat er zojuist op het scherm verscheen, en dat heeft u snel voor uzelf al gelezen. Toch gebeurt het keer op keer … en hoe komt dat?

(On)zekerheid

De typische ‘lezing’ kenmerkt zich door veel woorden, veel informatie en de afwezigheid van contact met de luisteraars. De spreker denkt zelfs in afstandelijke termen zoals ‘publiek’, ‘zaal’, ‘gehoor’, ‘toehoorders’. Geen contact. Dat heeft als consequentie dat de spreker aangewezen is op zichzelf als bron van zekerheid; dat valt vaak tegen, vooral met het verhoogde adrenalinepeil van het op deze manier voor een groep te staan.

Om dit nog duidelijker te maken: de ware ‘presentatie’ vindt plaats met een bijeenzijn van individuen, die samen een groep ‘luisteraars’ vormen. De presentator maakt contact met hen, práát mét hen en ervaart daarin een essentiële bron van zekerheid: de steun van zoveel mensen die graag iets van hen willen horen en meenemen.

Het scherm en wat er daar geprojecteerd wordt, vormt een soort extern geheugen. De volle plaatjes zijn een ‘visueel blocnootje’ voor de spreker die bang is om iets te vergeten.

Zo ziet u dat er ook een verschil in focus is: de ‘spreker’ heeft als focus de inhoud, zijn informatie; de ‘presentator’ heeft als focus de kwaliteit van de relatie die hij met zijn luisteraars bouwt – een brug om een eenduidige en eenvoudige boodschap stevig over te dragen.

Wat te projecteren

Wanneer u alles in één keer laat verschijnen op het scherm, bent u langer de aandacht kwijt dan wanneer u weinig laat zien en steeds stukje bij beetje het totaalbeeld opbouwt. Met ‘alles in één keer’ zit er geen verrassing meer in.

De basisregel is, laat alleen zien wat u op dát moment kunt bespreken.

U begrijpt wanneer u een complex schema of tien tekstregels in één keer projecteert en begint met uw begeleidende verhaal te vertellen, dat het onmogelijk is om precies gelijk met het beeld te praten. Er ontstaat op dat moment een verschil bij de luisteraar (lees: lezer) die probeert tegelijkertijd te luisteren naar wat u vertelt én bezig is te lezen. Het blijkt uit onderzoek dat meer dan 80% van uw luisteraars eerder naar het beeld kijken dan naar u luisteren. Het is dus in uw voordeel bij het ontwikkelen van uw visuele hulpmiddelen om u af te vragen of u luisteraars of lezers wilt hebben! Verder is het zo dat tekst géén visueel hulpmiddel is. Plaatjes, schema’s, symbolen, foto’s, tabellen, illustraties, cartoons – dát zijn visuele hulpmiddellen.

Statisch … of dynamisch

Te veel sprekers gebruiken de combinatie van presentatiesoftware + beamer als een soort elektronische overheadprojector. Dat wil zeggen, ze verzuimen de voordelen van zelfs de eenvoudigste ‘opbouw’-mogelijkheden van de software te gebruiken; jammer, omdat dit juist een van de krachtigste redenen is om elektronisch te presenteren!

Er zijn weinig sprekers die de techniek van ‘afdekken’ van overheadsheets beheersen, terwijl het een o-zo-eenvoudig middel is om de inhoud van het hulpmiddel te doseren. Door steeds terug naar de projector te komen voor zo’n kleine handeling voegt een nuttige dynamiek toe. Dit is waardevol vooral voor sprekers die wéten dat ze meer moeten bewegen.

Zelden gebruikt een spreker een (whiteboard-)stift om ter plekke iets toe te voegen aan zijn overheadsheet. Nee, de cirkel of de onderstreping zijn er al … in plaats van deze met geschikte kleuren op een strategisch moment toe te voegen. Het schrijven op de sheet ‘activeert’ het hulpmiddel en voegt een nuttige dynamiek aan de presentatie toe.

Hetzelfde geldt voor de beamer-presentaties. Met wat extra ‘klikken’ kunt u allerlei onderstrepingen, cirkels, pijltjes, arcering en andere kleuren toevoegen om weer op een strategisch moment, het punt dat u bespreekt te benadrukken.

De nodige dynamiek ondersteunt uw geloofwaardigheid als spreker. Verder is het vaak te zien hoe deze suggesties de spreker helpen om ‘los’ te komen, om de stem op gang te brengen, en wat spontaner te handelen.

Plaats de computer …

Wanneer u met de laptop werkt, plaats deze zodat u het schermpje steeds kunt zien terwijl u de indruk geeft om in de richting van uw luisteraars te kijken. Zo vermijdt u naar het grote scherm te hoeven kijken. Eventueel heeft u verlengsnoeren nodig, óók voor de koppeling met uw beamer. Plaats de muis waar u het makkelijk kunt bereiken op het moment dat het nodig is. Gebruik zonodig plakband om het op een geschikte plek vast te plakken. Dit advies geldt ongeacht of de muis met snoer of draadloos is. Let wel: het is stellig af te raden om de muis continu in uw hand te houden: het belemmert en beperkt de functionaliteit van uw gebaren.

Ooit gezien bij een bedrijfsseminar: vooraan op het podium stonden twee grote monitoren opgesteld, die hetzelfde beeld vertoonden als op het grote scherm achter de spreker en op het schermpje van zijn laptop. De spreker heeft het gepresteerd om bijna de hele middag aan de dichstbijzijnde monitor te presenteren!

Plaats de overheadprojector …

Wanneer u uw presentatie-tafel tussen de projector en het scherm plaatst, krijgt u meer loopruimte. Daarbij kunt u makkelijker dichter bij de projector komen zonder een barrière te hebben tussen u en uw luisteraars, en u kunt makkelijker spieken wat er op de glasplaat ligt.

Plaats uzelf …

Stel, u wilt een schema tonen en bespreken. U introduceert het plaatje (er staat op dit moment niets op het scherm): ‘Zometeen krijgt u een schema te zien. Het is een vrij complex overzicht van de inputvariabelen die de productiekwaliteit beïnvloeden. Sta even stil bij de verschillende categorieën … dan nemen we het samen door.’

Klik.

Of: plaats de overheadsheet en zet de projector aan. De aandacht van de luisteraars gaat naar het scherm, u loopt uit de weg (rechtshandigen lopen naar rechts – gezien vanuit de zaal), u kijkt even naar het beeld: is de focus helder, staat het haaks, is de kleur goed …? Deze functionele stilte biedt u de gelegenheid om deze zaken te controleren en zonodig te verbeteren, om te ontspannen en uw gedachten te ordenen. Nog steeds aan de rechterkant voor uw luisteraars, en zo dat zij het scherm én u kunnen zien, gebaart u met uw rechterhand naar het scherm. U kijkt zowel naar de luisteraars als – even – naar het scherm: ‘U ziet de grote gele cirkel links met abc-variabelen. U ziet ook de link met def-aspecten van de productie in de groene tabel. Rechts staat heel duidelijk de ghi-kwaliteitscontrole die voor uw afdeling van essentieel belang is.’

En u gaat verder met het verhaal in detail. Nu mag u meer ruimte innemen. Maar iedere keer als u specifiek aan iets op het scherm refereert, loopt u terug om rechts van de luisteraars te staan terwijl u naar het scherm gebaart. Zo bouwt u een functionele dynamiek in en u kunt steeds spieken van het scherm zonder er echt van te lezen.

Tot slot …

U doet zaken met mensen, niet met machines of schermen. U vertelt het verhaal, met uw dynamiek en enthousiasme. Het scherm is tweedimensionaal, ú bent driedimensionaal. De zorg die u draagt om die ene essentiële dimensie in uw verhal te houden, is aan ú!

Het komt regelmatig voor dat u in de zaal zit terwijl de spreker – vaak met de armen over de borst gevouwen en met z’n rug naar u toe – alle teksten vanaf het scherm opleest. Onnodig, omdat uw aandacht al lang getrokken werd naar wat er zojuist op het scherm verscheen, en dat heeft u snel voor uzelf al gelezen. Toch gebeurt het keer op keer … en hoe komt dat?

(On)zekerheid

De typische ‘lezing’ kenmerkt zich door veel woorden, veel informatie en de afwezigheid van contact met de luisteraars. De spreker denkt zelfs in afstandelijke termen zoals ‘publiek’, ‘zaal’, ‘gehoor’, ‘toehoorders’. Geen contact. Dat heeft als consequentie dat de spreker aangewezen is op zichzelf als bron van zekerheid; dat valt vaak tegen, vooral met het verhoogde adrenalinepeil van het op deze manier voor een groep te staan.

Om dit nog duidelijker te maken: de ware ‘presentatie’ vindt plaats met een bijeenzijn van individuen, die samen een groep ‘luisteraars’ vormen. De presentator maakt contact met hen, práát mét hen en ervaart daarin een essentiële bron van zekerheid: de steun van zoveel mensen die graag iets van hen willen horen en meenemen.

Het scherm en wat er daar geprojecteerd wordt, vormt een soort extern geheugen. De volle plaatjes zijn een ‘visueel blocnootje’ voor de spreker die bang is om iets te vergeten.

Zo ziet u dat er ook een verschil in focus is: de ‘spreker’ heeft als focus de inhoud, zijn informatie; de ‘presentator’ heeft als focus de kwaliteit van de relatie die hij met zijn luisteraars bouwt – een brug om een eenduidige en eenvoudige boodschap stevig over te dragen.

Wat te projecteren

Wanneer u alles in één keer laat verschijnen op het scherm, bent u langer de aandacht kwijt dan wanneer u weinig laat zien en steeds stukje bij beetje het totaalbeeld opbouwt. Met ‘alles in één keer’ zit er geen verrassing meer in.

De basisregel is, laat alleen zien wat u op dát moment kunt bespreken.

U begrijpt wanneer u een complex schema of tien tekstregels in één keer projecteert en begint met uw begeleidende verhaal te vertellen, dat het onmogelijk is om precies gelijk met het beeld te praten. Er ontstaat op dat moment een verschil bij de luisteraar (lees: lezer) die probeert tegelijkertijd te luisteren naar wat u vertelt én bezig is te lezen. Het blijkt uit onderzoek dat meer dan 80% van uw luisteraars eerder naar het beeld kijken dan naar u luisteren. Het is dus in uw voordeel bij het ontwikkelen van uw visuele hulpmiddelen om u af te vragen of u luisteraars of lezers wilt hebben! Verder is het zo dat tekst géén visueel hulpmiddel is. Plaatjes, schema’s, symbolen, foto’s, tabellen, illustraties, cartoons – dát zijn visuele hulpmiddellen.

Statisch … of dynamisch

Te veel sprekers gebruiken de combinatie van presentatiesoftware + beamer als een soort elektronische overheadprojector. Dat wil zeggen, ze verzuimen de voordelen van zelfs de eenvoudigste ‘opbouw’-mogelijkheden van de software te gebruiken; jammer, omdat dit juist een van de krachtigste redenen is om elektronisch te presenteren!

Er zijn weinig sprekers die de techniek van ‘afdekken’ van overheadsheets beheersen, terwijl het een o-zo-eenvoudig middel is om de inhoud van het hulpmiddel te doseren. Door steeds terug naar de projector te komen voor zo’n kleine handeling voegt een nuttige dynamiek toe. Dit is waardevol vooral voor sprekers die wéten dat ze meer moeten bewegen.

Zelden gebruikt een spreker een (whiteboard-)stift om ter plekke iets toe te voegen aan zijn overheadsheet. Nee, de cirkel of de onderstreping zijn er al … in plaats van deze met geschikte kleuren op een strategisch moment toe te voegen. Het schrijven op de sheet ‘activeert’ het hulpmiddel en voegt een nuttige dynamiek aan de presentatie toe.

Hetzelfde geldt voor de beamer-presentaties. Met wat extra ‘klikken’ kunt u allerlei onderstrepingen, cirkels, pijltjes, arcering en andere kleuren toevoegen om weer op een strategisch moment, het punt dat u bespreekt te benadrukken.

De nodige dynamiek ondersteunt uw geloofwaardigheid als spreker. Verder is het vaak te zien hoe deze suggesties de spreker helpen om ‘los’ te komen, om de stem op gang te brengen, en wat spontaner te handelen.

Plaats de computer …

Wanneer u met de laptop werkt, plaats deze zodat u het schermpje steeds kunt zien terwijl u de indruk geeft om in de richting van uw luisteraars te kijken. Zo vermijdt u naar het grote scherm te hoeven kijken. Eventueel heeft u verlengsnoeren nodig, óók voor de koppeling met uw beamer. Plaats de muis waar u het makkelijk kunt bereiken op het moment dat het nodig is. Gebruik zonodig plakband om het op een geschikte plek vast te plakken. Dit advies geldt ongeacht of de muis met snoer of draadloos is. Let wel: het is stellig af te raden om de muis continu in uw hand te houden: het belemmert en beperkt de functionaliteit van uw gebaren.

Ooit gezien bij een bedrijfsseminar: vooraan op het podium stonden twee grote monitoren opgesteld, die hetzelfde beeld vertoonden als op het grote scherm achter de spreker en op het schermpje van zijn laptop. De spreker heeft het gepresteerd om bijna de hele middag aan de dichstbijzijnde monitor te presenteren!

Plaats de overheadprojector …

Wanneer u uw presentatie-tafel tussen de projector en het scherm plaatst, krijgt u meer loopruimte. Daarbij kunt u makkelijker dichter bij de projector komen zonder een barrière te hebben tussen u en uw luisteraars, en u kunt makkelijker spieken wat er op de glasplaat ligt.

Plaats uzelf …

Stel, u wilt een schema tonen en bespreken. U introduceert het plaatje (er staat op dit moment niets op het scherm): ‘Zometeen krijgt u een schema te zien. Het is een vrij complex overzicht van de inputvariabelen die de productiekwaliteit beïnvloeden. Sta even stil bij de verschillende categorieën … dan nemen we het samen door.’

Klik.

Of: plaats de overheadsheet en zet de projector aan. De aandacht van de luisteraars gaat naar het scherm, u loopt uit de weg (rechtshandigen lopen naar rechts – gezien vanuit de zaal), u kijkt even naar het beeld: is de focus helder, staat het haaks, is de kleur goed …? Deze functionele stilte biedt u de gelegenheid om deze zaken te controleren en zonodig te verbeteren, om te ontspannen en uw gedachten te ordenen. Nog steeds aan de rechterkant voor uw luisteraars, en zo dat zij het scherm én u kunnen zien, gebaart u met uw rechterhand naar het scherm. U kijkt zowel naar de luisteraars als – even – naar het scherm: ‘U ziet de grote gele cirkel links met abc-variabelen. U ziet ook de link met def-aspecten van de productie in de groene tabel. Rechts staat heel duidelijk de ghi-kwaliteitscontrole die voor uw afdeling van essentieel belang is.’

En u gaat verder met het verhaal in detail. Nu mag u meer ruimte innemen. Maar iedere keer als u specifiek aan iets op het scherm refereert, loopt u terug om rechts van de luisteraars te staan terwijl u naar het scherm gebaart. Zo bouwt u een functionele dynamiek in en u kunt steeds spieken van het scherm zonder er echt van te lezen.

Tot slot …

U doet zaken met mensen, niet met machines of schermen. U vertelt het verhaal, met uw dynamiek en enthousiasme. Het scherm is tweedimensionaal, ú bent driedimensionaal. De zorg die u draagt om die ene essentiële dimensie in uw verhal te houden, is aan ú!

De luisteraars horen, begrijpen en onthouden alles wat u zegt

U herkent het vast: de spreker die steeds doordraaft, steeds meer vertelt en steeds meer nieuwe teksten projecteert. Kunt ú het volgen? Waarschijnlijk bent u ook een van de vele luisteraars die afhaken, die wachten ongeduldig totdat deze spreker klaar is en u een kopje koffie kunt gaan halen. Of misschien krijgt u kromme tenen en u zit op een gunstige plek zodat u snel de zaal kunt verlaten.

Omdat ik door de aard van mijn werk zo veel ‘lezingen’ meemaak (die mij vervelen), en zo weinig ‘presentaties’ (die mijn aandacht trekken) zorg ik ervoor dat ik alt¡jd op een stoel bij een gangpad zit. Zo kan ik makkelijker vertrekken en ik neem de congresmap mee. Ik lees het betreffende stuk door in enkele minuten om zo op de hoogte te komen van waar deze spreker een halfuur over doet!

Het gevaar van ABC …

Traditioneel bereiden vele sprekers hun ‘lezingen’ voor alsof het een boek is. Een logische opeenvolging van feiten en informatie die helemaal klopt – voor een stuk dat een lezer voor zichzelf leest. Maar hier hebben we het over de mondelinge communicatie, van de mond van de spreker (met zijn ondersteunende(!) lichaamstaal) naar de oren van een luisteraar. De luisteraar wil zich betrokken voelen bij wat de spreker vertelt, maar o-zo-vaak staat de spreker op een afstand (zowel letterlijk als figuurlijk) zijn verhaal uit te spreken zonder contact met de luisteraar. Het wordt dus een oefening in spreken tegen (veelal saai) een ‘publiek’ of ‘zaal’ of ‘gehoor’ in plaats van mét (potentieel boeiend) een groep ‘luisteraars’.

Sprekers verantwoordelijkheid

Iedere spreker heeft de taak om zijn informatie ‘verteerbaar’ te maken voor de luisteraar, zijn ‘afnemer’. Dat weinigen dat doen, is een andere zaak.

Het aangaan van een soort gesprek met de luisteraar is een belangrijk onderdeel van deze taak. Dat houdt in het veelvuldig gebruik van ‘u’ of ‘jullie’ (geen onpersoonlijke ‘mensen’ of ‘men’), het stellen van vragen (gesloten en retorische), het gebruik van anekdotes en metaforen, het steeds betrekken van de luisteraar met behulp van uitdrukkingen zoals: ‘U kunt zich voorstellen dat …’, ‘U weet vast uit eigen ervaring …’, ‘Als verkoopleider, heeft u regelmatig te maken met …’

Het is vooral het inbouwen van herhaling, het bespreken van onderwerpen vanuit verschillende invalshoeken.

Herhaling

Stel u vertelt over de invoering van een nieuw computersysteem. U kunt ‘van ABC tot en met Z’ uw verhaal vertellen. Maar misschien is het interessanter om langer stil te staan bij A of B omwille van de verschillende luisteraars die in de zaal zitten, met verschillende functies, verschillende kennisniveaus en verschillende luistertempo’s. Bijvoorbeeld, het systeem gezien vanuit het standpunt van de voortschrijdende techniek (leuk voor de techneuten). Het systeem gezien vanuit het standpunt van efficiëntie (interessant voor de kwaliteitsmanager en de ‘financial controller’); of vanuit het standpunt van invoering en inpassing op operationeel niveau (belangrijk voor de systeembeheerder en de ‘office manager’). Zo bouwt u functionele herhaling in, zonder in herhaling te vallen!

Ruis … en filters

Iedereen luistert voor zichzelf, vanuit zijn eigen belangen en behoeften. Uit de vorige alinea zal het u duidelijk zijn dat het hoofd financiën beter luistert wanneer u over kosten, kostenbesparing, leasing en dergelijke onderwerpen spreekt. De systeembeheerder is minder geïnteresseerd in zulke zaken, maar hij spitst zijn oren onmiddellijk wanneer u het over systeemintegratie, software, hardware en randapparatuur heeft. Besef dat ieders specifieke belangen zowel een positieve als een negatieve filter voor uw informatie vormen.

Verder zijn er filters op taalkundig niveau. Er zijn degenen die in visuele termen praten; zij gebruiken termen zoals ‘ik zie wat u bedoelt’, ‘help me om er een duidelijk beeld van te krijgen’, of ‘wat is uw visie op …?’ Dan zijn er de auditief ingestelden, die nauwelijks innerlijke visuele beelden krijgen, maar kikken op geluid, op woorden, op tekst. Voor hem is het nuttig om te zeggen: ‘u kunt meer lezen over ABC in de uitgebreide handout’, ‘ik hoor wat u zegt …’, ‘luister even naar dit voorbeeld’. Er is een laatste groep, die kinestetisch ingesteld is. Dat zijn degenen die ¢f gevoelsmatig zijn (‘ik krijg er een goed gevoel van’, ‘u kunt de vele mogelijkheden proeven’, ‘heerlijk om zo samen te werken aan dit project!’) óf conceptueel (‘heeft u nu een beter idee van hoe het werkt?’, ‘begrijpt u de implicaties voor uw afdeling?’, ‘besef wat dit doet voor de efficiëntie!’). Verder zijn er allerlei verschillen, zoals in spreektempo (snelpraters of traagpraters), volume (hard of zacht spreken) en intonatie (de een luistert beter naar een vlakke stem, de ander naar een stem met meer afwisseling). Weten wat úw primaire taalstijl is, vormt de basis voor het vergroten van uw communicatieflexibiliteit.

Bij de les blijven

Eén ding is zeker: niemand blijft 100% van de tijd bij de les. Als u mediteert, dan weet u hoe moeilijk het is om los te komen van de eigen gedachtenstroom – en u oefent hiermee! Voor anderen geldt de norm: u luistert, uw gedachten krijgen een prikkel en wég bent u! De spreker en alles om u heen verdwijnt even in de achtergrond … totdat u terugkomt in het moment. Dan heeft u iets van het verhaal gemist. En wanneer u als spreker verzuimt rekening met dit menselijke gedrag te houden, dan bent ú de klos.

Conclusies?

Er zijn sprekers die veel boodschappen en veel conclusies willen achterlaten. Dat zou ideaal zijn, maar de realiteit is anders. Uiteindelijk neemt de luisteraar maar één conclusie – één boodschap – mee. Dat is het antwoord op de simpele vraag: ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’ Wanneer u zich als spreker concentreert op het eenduidig en ondubbelzinnig overdragen en achterlaten van een eenvoudige en enkelvoudige boodschap, dan maakt u het zowel voor uzelf als voor de luisteraar makkelijker. De keuze voor herhaling en eenvoud is dus aan ú!