Auto van de zaak én met de bedrijfsnaam?
Jouw rijgedrag maakt dan deel uit van de zogenaamde ‘marketingmix’ van je bedrijf.
Ben je ‘een heer in het verkeer’ of een gevaar voor medeweggebruikers, je gedrag wordt door anderen in verband gebracht met je bedrijf.

Voor mannen zonder bril en heel lichte wenkbrauwen: het kán in je voordeel zijn om de wenkbrauwharen of te (laten) verven of lichtjes te bestrijken met het (zwarte) wimperborsteltje dat vrouwen gebruiken.
Opeens heb je dan meer uitdrukking op je gezicht!
Het wérkt!

Tips voor keuze van bril (montuur):
– het oog dient midden in het glas komen te staan – dat wil zeggen, met evenveel glas zichtbaar onder als boven het oog
– in de meeste gevallen (*) dient de bovenlijn van het montuur dezelfde lijn als de wenkbrauwen te volgen
(*) Uitzondering: wanneer de wenkbrauwen zo licht van kleur zijn dat het lijkt alsof er géén wenkbrauw is. Dan mag de montuur een veel duidelijker eigen lijn hebben.

In het verhaal ‘Anna en de Koning’ (frappant genoeg is de oorspronkelijke Engelse titel wat bescheidener, ‘The King and I’) staat de Koning van Siam bekend om zijn veelvuldig gebruik van de uitdrukking: ‘Etcetera, etcetera, etcetera.’

De schooljuf Anna krijgt bijvoorbeeld opdracht om een brief te schrijven aan Koningin Victoria. De Koning dicteert enkele woorden waarvan meer dan de helft ‘etcetera’ is. Anna protesteert dat ze moeilijk de brief kan schrijven met zo weinig informatie, maar de Koning is autodidact en autocraat en wuift haar bezwaren weg. Hij hééft geen verdere informatie en durft geen kleur te bekennen.

Lijsten

Zo ook in veel teksten en presentaties komt het woord ‘etcetera’ voor. Wat betekent het letterlijk? Uit het Latijn, ‘et’ = ‘en’, ‘cetera’ = ‘rest’, ‘overig’. Dit komt vooral voor aan het einde van een lijst. Gezien bij een snackbar: ‘Voor al uw snacks, drankjes, salades, etc.’ Wat voegt dit nep-woord eigenlijk toe? Niets.

Een bevriende makelaar, Nico, komt regelmatig met excuses en uitleg zoals: ‘ … en ik regel het contract, etcetera, enzovoort, enzovoort, allemaal.’ Wordt ú wijzer van dit soort taal?

Gevaar

Wanneer u deze nietszeggende uitdrukkingen gebruikt – en u kunt ze overal vinden, in boeken, artikelen, advertenties, laat staan presentaties – dan laat u zien dat u onvolledig bent in uw communicatie. De lezer kan allerlei ideeën krijgen, maar tenzij hij helderziend is, kan zijn beeld maar bij toeval overeenkomen met uw gedachten. Bij de luisteraar is het nog erger, want u als spreker draaft maar door. Hoe heeft de luisteraar tijd om stil te staan bij de invulling van uw ‘etcetera’?

Oplossing

Wanneer u een einde aan een opsomming wilt maken, gebruik de uitdrukking ‘zoals bijvoorbeeld …’ Daarna gebruikt u ‘de kracht van drie’:

‘Vanmiddag gaan we het hebben over de verschillende maatregelen, zoals registratiesystemen, inloggen en pincodes … die helpen u om uw data te beschermen.’

‘Bij Piet Patat krijgt u de bekende lekkere snacks zoals frites, burgers en slaatjes.’

‘Woorden die u beter kunt vermijden zijn bijvoorbeeld vreselijk, geweldig en ontzettend.’

Zo ziet u beter dat een ‘etcetera’ of ‘enzovoort’ niets toevoegt.

Andere lege uitdrukkingen

Er zijn andere uitdrukkingen zoals ‘van gedachten wisselen’ (zeg: ‘bespreken’), ‘c.q.’ (als u ‘en’ bedoelt, zeg ‘en’; als u ‘en/of’ bedoelt, zeg ‘en … of’; als u ‘of’ bedoelt, zeg ‘of’; als u ‘casu quo’ bedoelt, zeg wat u dáármee bedoelt), en ‘het een en ander’ (?). Het concept van zakelijk communiceren betekent dat u direct laat weten waar u het over heeft. Alleen wanneer u advocaat, jurist, politicus of hoge ambtenaar bent, heeft u enige beroepsdeformatie om u te beschermen tegen mijn kritiek op dit gebied; wel krijgt u indringende vragen over uw behoefte om u te beschermen!

Uw imago

Overweeg hoe u overkomt wanneer u duidelijke taal gebruikt, waar ieder woord telt. Overweeg hoe u overkomt wanneer u lege uitdrukkingen gebruikt. Sta stil bij het beeld dat u krijgt van iemand die ‘vrinden’ heeft, of ‘makkers’.

Hoe wilt ú gezien worden? Hoe is het in uw voordeel om gezien te woorden? Hoe wilt u dat er tegen u én uw organisatie aangekeken wordt? De taal die u gebruikt telt weliswaar voor maar 7-20% bij de overdracht van de boodschap. Toch kunt u een bewuste taalkeuze inzetten om uw gewenste imago te ondersteunen. De (taal)keuze is nu aan ú!

‘Aandacht’ is een essentieel onderdeel van het succes van uw presentatie. Zonder úw aandacht voor de luisteraars heeft u weinig kans om hún aandacht te trekken én, nog belangrijker, te houden.

De onervaren spreker maakt zich zorgen over het trekken van de aandacht bij aanvang van zijn presentatie. De ervaren spreker weet beter. Ook u, aan het einde van dit korte artikel, kunt verwachten meer inzicht te krijgen in de dynamiek van het begin van een presentatie.

Aandacht aan het begin

Jan, een zwaarlijvige, rommelig geklede manager met een kabouter-baard en rode wangen, komt voor presentatie-consult.

‘En, Jan, hoe denk je je presentatie te beginnen?’

‘Uh … met een mopje.’

‘Hoezo, een mopje?’

‘Nou ja, ik heb gehoord dat dat een goede manier is om de aandacht te trekken.’

‘Jan, maak je geen zorgen. Zoals jij eruit ziet, wanneer jij voor de groep staat, heb j¡j onmiddellijk alle aandacht!’

In grote lijnen geldt dit voor iedere spreker. Dat vooral Amerikanen beginnen door een mop te tappen is hun zaak. Uw zaak is om op een relevante manier zo snel mogelijk tot de kern te komen, om zo snel mogelijk op een originele manier de luisteraar duidelijk te maken dat hij op de juiste plek is en dat het de moeite waard is om te blijven luisteren.

Tenzij u een conferencier bent, laat de moppen en begin op een andere manier. Wél is het op z’n plaats om dit duidelijk te maken: als u relevante humor kúnt gebruiken, bewaar het tot later in uw presentatie voor wanneer de aandacht toch enigszins zou verslappen.

Originaliteit en creativiteit

Stelling: ‘Iedereen wordt als origineel geboren, maar de meeste mensen sterven als kopie.’ Als u enig gevoel heeft voor uw originaliteit en oorspronkelijkheid, als u en uw bedrijf wilt onderscheiden, dan is er géén ruimte voor clichés. Zeker niet voor clichés zoals: ‘Dank u, meneer de voorzitter, voor uw fantastische introductie. Goedemorgen, dames en heren, wat ben ik blij om hier te zijn vandaag. Ik ben … (gevolgd door uw naam en een groot deel van uw curriculum vitae) … en ik ga u vertellen …’
Fout!

Enkele aandachtspunten voor het begin

Uw eerste woorden zijn bedoeld voor uw luisteraars. Nooit, dus, de dagvoorzitter of inleider bedanken met woorden. Een glimlach en een gebaar zijn voldoende.

Begin nonverbaal door rustig stil te staan. Ontspan u. Kijk rond, geniet van de stilte, ontspan uw kaken en glimlach. Zo ‘zegt’ u ‘goedemorgen’. Adem bewust zo’n drie keer uit door de mond. Wacht totdat u de volledige aandacht heeft.

Maak gebruik van een van deze voorbeeld-beginnen, of een combinatie ervan:

1. Vraag

Steek uw linkerhand omhoog, adem uit, adem in, en stel een vraag. Formuleer de vraag geheel positief (dus ‘Wie van u zou het leuk vinden om …?’ in plaats van het Calvinistische ‘Wie van u zou het niet leuk vinden om …?’) en dusdanig dat u een ‘ja’-antwoord kunt verwachten.

‘Wie van jullie hier vanochtend heeft baat bij haalbare verkooptargets, die tegelijkertijd een prettige uitdaging zijn?’

2. Citaat

Leer het uit uw hoofd, of durf een papiertje te pakken en lees het langzaam en overdreven op. Het is dan úw taak om het citaat of de stelling relevant te maken voor de bijeenkomst.

‘”Het feit dat iedereen een zaktelefoon heeft, zegt niets over zijn bereikbaarheid.” Deze stelling van J.J. Wentzel van de Erasmus Universiteit legt de vinger op de zere plek binnen deze organisatie. Daarom deze bijeenkomst om te kijken welke stappen we met z’n allen kunnen ondernemen om beter bereikbaar te zijn voor zowel onze klanten als elkaar.’

3. Cijfers

Statistiek en geldbedragen trekken altijd de aandacht:

‘Gemiddeld per dag komen er bij klantenservice 23 klachten binnen. 23 klachten die de medewerkers ruim 14 uur werk verzorgen, en kosten het bedrijf – uitgerekend over de laatste 6 maanden – €15.000 per maand. €15.000 die veel beter besteed kan worden om klachten te voorkomen. Laten we dan vanmiddag samen onderzoeken welke stappen we kunnen nemen …’

4. Metafoor

Gebruik een herkenbare situatie als opstapje tot waar het werkelijk over gaat. Met een rustig gebaar van de linkerhand zeg het woord ‘Stel …’. Voorbeeld:

‘Stel … het is bijna 6 uur ‘s avonds en je hebt kopieën nodig voor je bespreking dezelfde avond. Je hebt haast, de secretaresses zijn al lang weg, je loopt naar het kopieerapparaat … en je ziet dat het ‘papier leeg’-lampje brandt. Oké, je doet de kastdeuren open … en wat blijkt: de voorraad is op. Naar het magazijn lopen heeft nu geen zin … Herkennen jullie zo’n situatie? (Linkerhand omhoog, knikken met het hoofd.) Dit is maar een voorbeeld … en het zal jullie duidelijk zijn dat klantgerichtheid – zowel binnen het bedrijf naar onze interne klanten, als naar buiten toe, naar degenen die uiteindelijk jullie salarissen betalen – een belangrijk onderwerp is. Vandaag staan we stil bij acties om onze klantgerichtheid op een hoger peil te brengen.’

Rust en contact

Let hierbij op de rust die u neemt om oogcontact met uw luisteraars te houden, de stilte in uw lichaam (blijf op één plek staan voor het begin) en de relevantie van wat u vertelt.

Deze vier mogelijkheden bieden u veel ruimte voor uw creativiteit, maar hoe origineel u bent, is aan ú!

Uw eerste reactie op deze stelling is waarschijnlijk dat het onzin is: ‘Natuurlijk moet je iets veranderen!’ Toch is het verbazingwekkend hoeveel weerstand sprekers hebben om nieuwe technieken in te zetten omwille van een ander resultaat. Dit is dan een prima moment om stil te staan bij verandering en weerstand, en de waarheid achter de uitdrukking: ‘Er is een definitie van gekte: hetzelfde blijven doen … en een ander resultaat verwachten!’

De cake

Stel u wilt een lekkere cake bakken. U ziet het plaatje in het kookboek en u leest het recept met alle ingrediënten. U bent eigenwijs dus verandert u de ingrediënten, bijvoorbeeld 2 eieren in plaats van 4, 1 liter melk in plaats van ½ liter (omdat u van melk houdt!) en de oven op 200° in plaats van 250°. Vreemd genoeg raakt u geïrriteerd en teleurgesteld over het feit dat wat u uit de oven haalt héél anders is dan wat op de kleurenfoto staat!

Zo ook met training en consult. Een spreker beseft dat zijn presentatie voor verbetering vatbaar is en vraagt om advies. Dan, net zoals langs de schappen wandelen in een supermarkt, pakt hij dit advies en dat advies, maar nee, niet dát of dát advies, want hij vindt dat dát niet bij hem past. Geen wonder dat de presentatie uiteindelijk weinig verbetering vertoont.

Drie gebieden

De belangrijkste gebieden waarop u veranderingen in uw presentatie kunt aanbrengen zijn: mentaal, emotioneel en fysiek. Laten we deze nader onderzoeken.

Mentaal: dit is het gebied van taalkeuze (heeft u ‘vrinden’, ‘vrienden’ of ‘maatjes’; zegt u ‘thans’ of ‘nu’; bent u ergens ‘werkzaam’ en ‘woonachtig’, of bent u ‘verantwoordelijk voor …’ en u ‘woont’?). Het is waar u laat zien of u positief of negatief ingesteld bent. Het is waar u bewijst of u werkelijk oog heeft voor de ander (door veel in de ‘u/jullie/jij’-vorm te praten en over voordelen voor de ander) of dat u eerder bezig bent met uzelf (aandacht voor de eigenschappen van uw onderwerp, steeds in de ‘ik’-vorm praten).

Fysiek: klopt uw lichaamstaal bij uw woorden? Maakt u functionele gebaren of staat u met de handen vastgeklampt over uw buik of kruis, of achter de rug? Drentelt of ijsbeert u in de beschikbare ruimte, of maakt u functioneel gebruik van bewegen, stilstaan, bewegen? Praat u de hele tijd, of kunt u zelfverzekerd stiltes laten vallen? Past uw kleding bij uw lichaamsvorm? Passen de kleuren bij uw natuurlijke kleuring? Straalt u harmonie uit in uw kledingkeuze en niveau van verzorging?

Emotioneel: durft u zich kwetsbaar op te stellen? Of zoekt u bescherming achter afstand (fysiek: achter een tafel of lessenaar) en plechtigheid (formele taal, ongepast formele kleding)? Bent u in staat om de emoties rondom uw onderwerp aan te spreken … of draait u om de hete brei heen?

Wilt u optimaal werken aan verandering in uw presentatie dan is het zaak dat u veranderingen op alle drie gebieden toepast. De drie gebieden vormen een geheel en zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden: verander bijvoorbeeld uw taalgebruik, en er verandert iets fysieks, waardoor ook uw gevoel – en de waarneming bij de ander – verandert.

Beperking … en angst

‘The human mind is like a parachute – it functions best when it is open.’ Veranderen betekent het loslaten van het bekende, het geijkte, van gewoontegedrag. ‘If you want to explore foreign parts, you must be prepared to lose sight of your own shores.’ Met het woordspelletje ‘shore’ en ‘sure’ begrijpt u vast deze beeldspraak!

Jan, een seniormanager, komt voor consult omdat zijn baas vindt dat z’n presentatie tekort schiet. Jan geeft schoorvoetend toe dat er enige ruimte is voor verbetering. Let wel: ‘verbetering’. Wat blijkt is dat Jan niet open staat voor ‘verandering’. Hij vindt z’n taalgebruik prima, hij vindt dat het in orde is om te staan met een stift in z’n hand (terwijl hij niet eens het whiteboard of de flipover gebruikt), en hij is niet bereid om te oefenen met zijn stem om er meer levendigheid in te brengen. En op het moment dat zijn kledingkeuze ter sprake komt, is de maat vol, want sportieve wandelschoenen zijn comfortabel en hij vindt het acceptabel om deze bij een kostuum te dragen.

Jan is in wezen bang voor verandering. Zijn ‘comfort zone’ (het gebied van activiteiten waarop hij zich op z’n gemak voelt) is klein, waardoor hij al snel de adrenaline krijgt die hem voor verandering waarschuwt.

Verandering

Een bekende spreuk luidt: ‘If you always do what you’ve always done, you’ll always get what you’ve always got.’ Zo ook met uw presentatie, zo ook met ontwikkelingen op persoonlijk niveau en binnen uw bedrijf. Verandering is de enige constante in het leven en de wereld blijft veranderen. Ooit begon ik een grote presentatie over veranderingen in de markt met de woorden: ‘If you want things to stay the same, you’d better start making a lot of changes!’ Hoeveel resultaat ú boekt met uw veranderingen, dat is nu aan u!

Mannen: let op de plooien in je (nette) pantalon.
Dit betreft zowel de verticale plooi in de broekspijp als vooral de horizontale plooien die snel ontstaan in het kruis.
Een broekenpers thuis werkt prima voor de broekspijpen. Maar voor de andere plooien – die het werkelijke gebruik en verzorging verraden – is een strijkbout nodig.

Voor dit artikel laten we de speeches en toespraken even terzijde waar ieder woord een juridische of andere ‘politieke’ waarde heeft. Waar het hier omgaat, is de zakelijke presentatie of de presentatie tijdens seminars en congressen. Welke risico’s loopt u wanneer u uw verhaal opleest? Welke risico’s loopt u sowieso wanneer u een tekst, geschreven door een ander, gebruikt?

Wat de luisteraar meeneemt

Eén ding is duidelijk: de luisteraar neemt alleen een fractie mee van wat u vertelt. Of u saai of boeiend bent, hij trekt een eenvoudige conclusie terwijl hij luistert – en deze eenduidige en enkelvoudige conclusie vormt de boodschap’ van het verhaal. Met enig geluk klopt deze boodschap met wat ú wilde!

Wanneer u saai bent en de luisteraar zich verveelt, heeft u minder kans dat hij een voor u gunstige conclusie trekt. Het is dus zaak dat u alles inzet om uw luisteraar optimaal te boeien en te betrekken bij uw verhaal!

Inhoud … of boodschap

Het ligt aan u of u alles wilt proberen te vertellen, of zich eerder wilt beperken tot één aspect van het hele verhaal. U weet nu dat de luisteraar niet alles meeneemt, dus wat heeft het voor zin om dát te proberen te vertellen? Bent u zó onzeker van uw zaak?

Wanneer u de boodschap als rode draad van uw verhaal neemt, en als toetssteen gebruikt voor wat u vertelt, dan kunt u lekker praten rondom die duidelijke boodschap. Wat u weglaat, weet ú alléén! En: de luisteraar krijgt alleen wat u hem geeft, en wanneer u het geeft! Deze zijn twee belangrijke geruststellingen voor iedere spreker.

Het leesproces

Overweeg wat er gebeurt wanneer u een tekst voorleest. Uw aandacht gaat naar het papier. U heeft geen contact met de luisteraars en geen feedback op uw presentatie-gedrag. U heeft een tekst die in – laten we maar hopen! – correct Nederlands (of Engels …) staat, maar het is wel een opgeschreven tekst. De zinnen zijn waarschijnlijk zelfs langer dan in spreektaal, en misschien neigt de woordkeuze naar het formele.

Het communicatieproces

Bij het werkelijk communiceren gaat het om méér dan alleen maar de woorden. Hoewel de taal enigszins duidelijk en verstaanbaar dient te zijn, er is meer nodig om in contact te komen met de luisteraars. Oogcontact bijvoorbeeld is belangrijk, wat vrij moeilijk gaat wanneer een (onervaren) spreker z’n tekst opleest vanaf het papier.

Een bepaalde dynamiek – zoals met gebaren en beweging – is zeker op z’n plaats, wat lastig is wanneer u vanachter een lessenaar van papier leest. Veel sprekers beginnen plechtig te klinken bij het voorlezen, terwijl juist de dynamiek van een opgewekte stem een krachtig middel is om de aandacht te houden en de luisteraar te betrekken. Tot slot, wanneer u vlot voor de vuist weg praat, krijgen uw zinnen meestal een andere wending dan wanneer u ze eerst zou opschrijven. Ook bepaalde haperingen (nee, géén ‘uh’!) en herhalingen binnen de zin zijn kenmerkend voor een ‘spreekverhaal’ – en ook belangrijk om te laten merken dat u niet opleest.

Flexibiliteit

Wanneer u uw verhaal perfect van tevoren uitgeschreven heeft om daarna op te lezen, waar is de ruimte voor spontaniteit? Voor interactie met de luisteraars? Voor het kiezen van een andere wending? Met zo’n tekst maakt u het moeilijk om flexibel te zijn. De Amerikaanse schrijver en filosoof Arthur Koestler zei ooit: ‘De ervaren spreker maakt een samenzweerder van zijn luisteraar.’ De interactie die u aangaat met uw luisteraar is een van de sleutels voor zijn betrokkenheid; en voor die spontaniteit moet u flexibel kunnen zijn.

Oplezen, een kunst, een kunde

Stel u krijgt een oplees verhaal voorbereid door een ander. Het kan u overkomen! Lees hier enkele van de vele tips om u snel te helpen zo’n tekst beter te hanteren. Vraag of u de tekst uitgedraaid kan krijgen in een groter lettertype (14 punts is meestal adequaat). Geef andere instructies: begin iedere nieuwe zin op een nieuwe regel; een brede linkermarge; niet ‘justified’ (= uitvulfunctie uit); marges boven en onder van zo’n 2-3 cms; witruimte (= extra witregels) tussen alinea’s of onderwerpen.

Wanneer u de tekst krijgt, gebruik een pen om een dikke verticale streep te plaatsen tussen de ‘onderdelen’ van iedere zin. Zoals in deze laatste zin na de woorden ‘krijgt’ en ‘plaatsen’. Uw taak als lezer is om iedere keer alleen de woorden tot aan zo’n streep (of punt, vraagteken, uitroepteken) uit te spreken terwijl u naar de zaal kijkt. U ademt uit, ademt in, pakt de volgende groep woorden, en spreekt ze uit met oogcontact. Zo komt u vrij natuurlijk over.

Gebruik de bovenmarge om met de hand het paginanummer te zetten. In de ondermarge schrijft u de eerste paar woorden van de volgende pagina. En de brede linkermarge kunt u gebruiken voor additionele aantekeningen of veranderingen, en om de papieren vast te houden.

Vaardig in contact

Zoals u ziet, is het gebruiken van een vaste tekst wat complexer dan u misschien dacht. Zo lang u ruimte heeft om in contact te komen met uw luisteraars qua verpakking én inhoud, bent u aardig op weg. Of u nog meer leert over hoe het nóg beter kan, is nu aan ú!

Dit bericht heeft me vorige week bereikt van Margriet in Regina, Saskatchewan (Canada).
Zij en haar man zijn net verhuisd (zo’n 2000 km naar het oosten) van Vancouver omdat zij een prachtige baan kreeg binnen het telecombedrijf waar ze werkt.
Margriet weet alles over verandering en de nodige flexibiliteit. Hier is een verhaal, uit het hart gegrepen – en wél met een boodschap over de kracht van presenteren vanuit het hart. Ze woont maar luttele weken in Regina, en heeft al aardig wat teweeg gebracht bij haar medewerkers en collega’s:

Tezamen met vier andere collega’s hebben wij een Clerical Development Day voor 40 mans personeel georganiseerd voor vandaag.
Het was een enorm succes, voornamelijk omdat wij Brad Grass, een omroeper van een lokale country radiozender, hebben gevraagd om een ‘motivational presentatie’ te houden.
Brad, een jongeman, mid-dertiger en vader van drie schattige kinderen, heeft zo’n presentatie nooit eerder gedaan. Wel heeft hij een paar evenementen ge-mc’d, maar nooit een motivational presentatie gehouden.
Hij was gewoon fantastisch, het ging zo makkelijk en natuurlijk voor hem.
Hij had een paar notities gemaakt, maar hoefde niet veel te spieken.
Hij begon met z’n achtergrond, de jongste in een familie van vijf. Pa’s werk vergde dat de familie heel vaak moest verhuizen.
Hij vertelde dan over z’n eerste liefde toen hij in de vierde klas zat. Na veel moeite begon de liefde van z’n leven met hem te praten en te spelen. Die zelfde nacht vertelde z’n vader dat ze weer moesten verhuizen.
Brad was simpelweg ‘brokenhearted’. Hij was vaak jaloers op andere kinderen die gewoon op dezelfde plek konden blijven en hun eigen vriendenkring konden behouden.
In zijn latere jaren begreep Brad dat al het verhuizen eigenlijk de basis was voor z’n huidige ‘career path’. Hij gebruikte dit als de basis voor z’n motivational presentatie over CHANGE. De meeste werknemers van Sasktel waren geboren en getogen in Regina en hebben alleen maar voor Sasktel gewerkt.
Deze mensen hebben problemen om de huidige veranderingen in hun eigen wereldje te handhaven.
Ze begrijpen niet waarom dingen niet gewoon hetzelfde kunnen blijven.
Brad heeft de spijker op z’n kop geslagen. Ons personeel waardeerde Brads boodschap, en Brads eerste motivational presentatie was een denderend succes; hij kreeg een denderende ovatie na afloop.

Een van de medewerkers kwam naar mij toe en vroeg mij hoe vaak ik verhuisd ben. Toen ik haar vertelde dat mijn verhuizing naar Regina mijn negen en twintigste was, vroeg ze mij hoe het voelt om geen plaats te hebben die ik ‘home’ kan noemen.
Ik antwoordde: “I am home. Home is not a place or a building, but it is how I feel. I can feel home at work, at a hotel or even at work. I take my home with me, because I am my own home.”
Het is heel moeilijk om het uit te leggen, maar ik denk dat ze begreep wat ik bedoelde.

Dát is Margriets verhaal; ik ben haar dankbaar voor de moeite die ze heeft genomen, en voor het feit dat ik het met jou nu mag delen.

Herken jij er iets van?
– presenteren uit het hart?
– steeds verhuizen als kind?
– een eerste liefde die eindelijk begint met je te praten?
– moeite met het omgaan met veranderingen?
– het gevoel wel of niet hebben om ‘home’ binnenin je te voelen, en van daaruit te leven?

Gebruik het contactformulier van de site als je meer wilt weten over coaching, een presentatie of een seminar om de antwoorden op deze vragen uit te verdiepen.

De luisteraars horen, begrijpen en onthouden alles wat u zegt

U herkent het vast: de spreker die steeds doordraaft, steeds meer vertelt en steeds meer nieuwe teksten projecteert. Kunt ú het volgen? Waarschijnlijk bent u ook een van de vele luisteraars die afhaken, die wachten ongeduldig totdat deze spreker klaar is en u een kopje koffie kunt gaan halen. Of misschien krijgt u kromme tenen en u zit op een gunstige plek zodat u snel de zaal kunt verlaten.

Omdat ik door de aard van mijn werk zo veel ‘lezingen’ meemaak (die mij vervelen), en zo weinig ‘presentaties’ (die mijn aandacht trekken) zorg ik ervoor dat ik alt¡jd op een stoel bij een gangpad zit. Zo kan ik makkelijker vertrekken en ik neem de congresmap mee. Ik lees het betreffende stuk door in enkele minuten om zo op de hoogte te komen van waar deze spreker een halfuur over doet!

Het gevaar van ABC …

Traditioneel bereiden vele sprekers hun ‘lezingen’ voor alsof het een boek is. Een logische opeenvolging van feiten en informatie die helemaal klopt – voor een stuk dat een lezer voor zichzelf leest. Maar hier hebben we het over de mondelinge communicatie, van de mond van de spreker (met zijn ondersteunende(!) lichaamstaal) naar de oren van een luisteraar. De luisteraar wil zich betrokken voelen bij wat de spreker vertelt, maar o-zo-vaak staat de spreker op een afstand (zowel letterlijk als figuurlijk) zijn verhaal uit te spreken zonder contact met de luisteraar. Het wordt dus een oefening in spreken tegen (veelal saai) een ‘publiek’ of ‘zaal’ of ‘gehoor’ in plaats van mét (potentieel boeiend) een groep ‘luisteraars’.

Sprekers verantwoordelijkheid

Iedere spreker heeft de taak om zijn informatie ‘verteerbaar’ te maken voor de luisteraar, zijn ‘afnemer’. Dat weinigen dat doen, is een andere zaak.

Het aangaan van een soort gesprek met de luisteraar is een belangrijk onderdeel van deze taak. Dat houdt in het veelvuldig gebruik van ‘u’ of ‘jullie’ (geen onpersoonlijke ‘mensen’ of ‘men’), het stellen van vragen (gesloten en retorische), het gebruik van anekdotes en metaforen, het steeds betrekken van de luisteraar met behulp van uitdrukkingen zoals: ‘U kunt zich voorstellen dat …’, ‘U weet vast uit eigen ervaring …’, ‘Als verkoopleider, heeft u regelmatig te maken met …’

Het is vooral het inbouwen van herhaling, het bespreken van onderwerpen vanuit verschillende invalshoeken.

Herhaling

Stel u vertelt over de invoering van een nieuw computersysteem. U kunt ‘van ABC tot en met Z’ uw verhaal vertellen. Maar misschien is het interessanter om langer stil te staan bij A of B omwille van de verschillende luisteraars die in de zaal zitten, met verschillende functies, verschillende kennisniveaus en verschillende luistertempo’s. Bijvoorbeeld, het systeem gezien vanuit het standpunt van de voortschrijdende techniek (leuk voor de techneuten). Het systeem gezien vanuit het standpunt van efficiëntie (interessant voor de kwaliteitsmanager en de ‘financial controller’); of vanuit het standpunt van invoering en inpassing op operationeel niveau (belangrijk voor de systeembeheerder en de ‘office manager’). Zo bouwt u functionele herhaling in, zonder in herhaling te vallen!

Ruis … en filters

Iedereen luistert voor zichzelf, vanuit zijn eigen belangen en behoeften. Uit de vorige alinea zal het u duidelijk zijn dat het hoofd financiën beter luistert wanneer u over kosten, kostenbesparing, leasing en dergelijke onderwerpen spreekt. De systeembeheerder is minder geïnteresseerd in zulke zaken, maar hij spitst zijn oren onmiddellijk wanneer u het over systeemintegratie, software, hardware en randapparatuur heeft. Besef dat ieders specifieke belangen zowel een positieve als een negatieve filter voor uw informatie vormen.

Verder zijn er filters op taalkundig niveau. Er zijn degenen die in visuele termen praten; zij gebruiken termen zoals ‘ik zie wat u bedoelt’, ‘help me om er een duidelijk beeld van te krijgen’, of ‘wat is uw visie op …?’ Dan zijn er de auditief ingestelden, die nauwelijks innerlijke visuele beelden krijgen, maar kikken op geluid, op woorden, op tekst. Voor hem is het nuttig om te zeggen: ‘u kunt meer lezen over ABC in de uitgebreide handout’, ‘ik hoor wat u zegt …’, ‘luister even naar dit voorbeeld’. Er is een laatste groep, die kinestetisch ingesteld is. Dat zijn degenen die ¢f gevoelsmatig zijn (‘ik krijg er een goed gevoel van’, ‘u kunt de vele mogelijkheden proeven’, ‘heerlijk om zo samen te werken aan dit project!’) óf conceptueel (‘heeft u nu een beter idee van hoe het werkt?’, ‘begrijpt u de implicaties voor uw afdeling?’, ‘besef wat dit doet voor de efficiëntie!’). Verder zijn er allerlei verschillen, zoals in spreektempo (snelpraters of traagpraters), volume (hard of zacht spreken) en intonatie (de een luistert beter naar een vlakke stem, de ander naar een stem met meer afwisseling). Weten wat úw primaire taalstijl is, vormt de basis voor het vergroten van uw communicatieflexibiliteit.

Bij de les blijven

Eén ding is zeker: niemand blijft 100% van de tijd bij de les. Als u mediteert, dan weet u hoe moeilijk het is om los te komen van de eigen gedachtenstroom – en u oefent hiermee! Voor anderen geldt de norm: u luistert, uw gedachten krijgen een prikkel en wég bent u! De spreker en alles om u heen verdwijnt even in de achtergrond … totdat u terugkomt in het moment. Dan heeft u iets van het verhaal gemist. En wanneer u als spreker verzuimt rekening met dit menselijke gedrag te houden, dan bent ú de klos.

Conclusies?

Er zijn sprekers die veel boodschappen en veel conclusies willen achterlaten. Dat zou ideaal zijn, maar de realiteit is anders. Uiteindelijk neemt de luisteraar maar één conclusie – één boodschap – mee. Dat is het antwoord op de simpele vraag: ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’ Wanneer u zich als spreker concentreert op het eenduidig en ondubbelzinnig overdragen en achterlaten van een eenvoudige en enkelvoudige boodschap, dan maakt u het zowel voor uzelf als voor de luisteraar makkelijker. De keuze voor herhaling en eenvoud is dus aan ú!