U komt aan voor uw training, seminar of congres. Bij aanvang krijgt u een dikke map vol met kopieën van alle sheets, PowerPoint-slides, het programma van de dag, en de curricula vitae van de sprekers. Vooral bij congressen staan er de volledige teksten bij, zelfs voorafgegaan met de woorden: ‘Mijne dames en heren …’ U weet dus bij voorbaat dat u enkele lezingen krijgt in plaats van luisteraargerichte presentaties! Wat is zin en onzin in deze gewoonte van de handout?
Wat neemt u mee?
Ja, u neemt een mapje mee, maar wat neemt u werkelijk mee van iedere presentatie? U neemt het gevoelsbeeld mee dat u vormt van de spreker. Dat beeld is het antwoord op de vraag die u zou kunnen krijgen: ‘Hoe was het?’ of ‘Hoe was-ie?’ Want of het om de spreker of zijn presentatie gaat, maakt hier niets uit; in uw gedachten zijn de twee met elkaar geïdentificeerd.
U neemt ook een essentie van de inhoud mee, de boodschap. Deze vormt het antwoord op de vraag: ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’
En de map of ‘congresbundel’?
Ja, u neemt de map mee … en wat doet u ermee? Wat gebeurt er mee?
Wed eens dat in het overgrote meerendeel van de gevallen de map terechtkomt op een plank; iedere keer als u er naar kijkt, zegt u tegen uzelf: ‘Daar zou ik ‘ns in moeten kijken!’ En u komt er nooit aan toe. Het is een soort trofee, om te bewijzen dat u ooit op dat congres bent geweest!
Een steekproef uit mijn trainingen in de loop der jaren geeft de indruk dat maximaal 5% van deelnemers ooit nog een keer in de map kijkt na afloop van een bijeenkomst, of het om een training, congres of zakelijke presentatie gaat. Zo kunt u uw vraagtekens zetten bij de functie van zo’n handout.
Waarom een handout?
In de NLP (Neuro-Linguistic Programming) bestaat de uitdrukking ‘anker’. Daar heeft het een iets andere betekenis dan op het water, en toch heeft het ook te maken met ‘vastleggen’. Een ‘anker’ kan een houding of gebaar zijn, een woord, of in dit geval een map, waarmee u onbewust (en vaak bewust) een bepaalde herinnering en/of een bepaald gevoel of ‘innerlijke staat’ associeert. U ziet de map in de boekenkast en dat prikkelt uw herinneringen aan het congres. U denkt dan aan hoe saai het was, en u krijgt een beeld van de ene spreker die z’n tekst zo hakkelend oplas. Stel, u bladdert door de map; u ziet een bepaald plaatje dat uw herinneringen prikkelt over het mopje dat de spreker op dat moment vertelde.
Kortom, de handout hééft terdege een functie, om u te herinneren aan wat u meemaakte toen u het kreeg. En al kijkt u er nooit meer in, toch wordt u herinnerd aan belangrijke (?!) zaken die er mee te maken hebben.
Presentatie … of leesstof?
Stelling: als de luisteraar uw presentatie kan volgen van de tekst en plaatjes in de handout, dan heeft u de verkeerde bijdrage gemaakt voor de handout.
Ter vergelijking: als de luisteraar uw verhaal kan volgen vanaf het scherm (u projecteert alles, en leest het hardop), dan bent u zelf overbodig.
Consultants
Het lijkt een gewoonte bij organisatieadviesbureaus en consultants om hun rapport in de vorm van volgepropte PowerPoint-slides te maken. Deze zijn op A4-formaat, overdwars afgedrukt, ingebonden en van tevoren verzonden aan de cliënt. Komt de dag waarop het rapport ‘gepresenteerd moet worden’, en de spreker projecteert dezelfde plaatjes en leest ze hardop. Bijzonder klantgericht … voor de visueel gehandicapten! Maar dit klakkeloze gedrag is een grote verspilling van ieders tijd en energie. Het kán anders, maar alleen wanneer de consultant bereid is om oud gewoontegedrag los te laten.
Het verschil
De handout mag een uitgebreid verhaal bevatten, met plaatjes, grafieken, bronnen, referenties en van alles wat om te bewijzen dat u uw werk ‘goed’ heeft gedaan. De plaatjes kunt u beter klein afdrukken (niet overdwars; dat verlaagt de leesbaarheid), en schrijf bij ieder plaatje een kort verhaal.
Wanneer u als spreker gevraagd wordt om een curriculum vitae in te leveren, sta stil bij wat u aan het doen bent. Solliciteert u bij uw publiek? Nee. Wat u dan opgeeft voor opname in de map is een korte, overzichtelijke opsomming van twee of drie alinea’s die het nodige bewijs levert voor waarom ú de aangewezen spreker bent voor dit onderwerp.
De handout mag ook bestaan uit een of twee A4′s. Een kort, ‘lopend’ verhaal dat u schrijft met veel kopregels en korte alinea’s (zoals dit artikel). Gebruik makkelijke spreektaal en maak het de lezer duidelijk welke voordelen uw presentatie hem biedt. Net zoals bij een persbericht voegt u een paar zinnen toe in de geest van: ‘Als u meer informatie wilt hebben, of kopieën van de plaatjes …’ en u geeft uw contactgegevens.
Misvatting
Het zal u nu duidelijk zijn dat dat de grootste bron van ‘verkeerde’ handouts ligt in de misvatting dat de handout een correcte weergave moet zijn van wat de spreker vertelt.
U weet nu dat de luisteraar een bepaald beeld meeneemt. Het is in uw voordeel dat dit beeld enigszins overeenkomt met uw gewenste imago. Als u persoonlijk of als bedrijf gezien wilt worden als professioneel, zakelijk, efficiënt en netjes, dan regelt u een overzichtelijke en nuttige handout die er mooi uitziet, prettig leesbaar is en de lezer ontlast. Onthoud altijd de woorden van John Naisbitt uit zijn boek Megatrends: ‘Wij verdrinken in informatie terwijl wij dorsten naar kennis.’
Wat belangrijk is, is dat wat ú vertelt altijd anders mag zijn dan wat u in de handout zet. ‘Verkoop’ de handout tijdens uw presentatie: ‘Wilt u meer weten over de specifieke details van [dit onderdeel], dan kunt u deze vinden in hoofdstuk 3 van de handout.’ Terwijl u dit zegt, houd de handout omhoog – maar niet voor uw gezicht – gedurende enkele seconden voordat u het opzij legt en verder gaat met uw verhaal.
Medelijden
In het licht van John Naisbitts woorden kunt u voortaan een heel andere handout maken. Een doordachte handout. U bespaart voorbereidingstijd, u spaart bomen (goed voor uw milieubewuste imago!), u maakt uw informatie toegankelijker voor de luisteraar (u bent klantgericht bezig!) en u geeft uzelf meer vrijheid tijdens uw presentatie om flexibel te zijn in de wending en in de hoeveelheid interactie met uw luisteraars. Met andere woorden, de handout is een praktisch voorbeeld van uw presentatievaardigheid, en hoe vaardig u bent, ligt aan u!
