In het verhaal ‘Anna en de Koning’ (frappant genoeg is de oorspronkelijke Engelse titel wat bescheidener, ‘The King and I’) staat de Koning van Siam bekend om zijn veelvuldig gebruik van de uitdrukking: ‘Etcetera, etcetera, etcetera.’

De schooljuf Anna krijgt bijvoorbeeld opdracht om een brief te schrijven aan Koningin Victoria. De Koning dicteert enkele woorden waarvan meer dan de helft ‘etcetera’ is. Anna protesteert dat ze moeilijk de brief kan schrijven met zo weinig informatie, maar de Koning is autodidact en autocraat en wuift haar bezwaren weg. Hij hééft geen verdere informatie en durft geen kleur te bekennen.

Lijsten

Zo ook in veel teksten en presentaties komt het woord ‘etcetera’ voor. Wat betekent het letterlijk? Uit het Latijn, ‘et’ = ‘en’, ‘cetera’ = ‘rest’, ‘overig’. Dit komt vooral voor aan het einde van een lijst. Gezien bij een snackbar: ‘Voor al uw snacks, drankjes, salades, etc.’ Wat voegt dit nep-woord eigenlijk toe? Niets.

Een bevriende makelaar, Nico, komt regelmatig met excuses en uitleg zoals: ‘ … en ik regel het contract, etcetera, enzovoort, enzovoort, allemaal.’ Wordt ú wijzer van dit soort taal?

Gevaar

Wanneer u deze nietszeggende uitdrukkingen gebruikt – en u kunt ze overal vinden, in boeken, artikelen, advertenties, laat staan presentaties – dan laat u zien dat u onvolledig bent in uw communicatie. De lezer kan allerlei ideeën krijgen, maar tenzij hij helderziend is, kan zijn beeld maar bij toeval overeenkomen met uw gedachten. Bij de luisteraar is het nog erger, want u als spreker draaft maar door. Hoe heeft de luisteraar tijd om stil te staan bij de invulling van uw ‘etcetera’?

Oplossing

Wanneer u een einde aan een opsomming wilt maken, gebruik de uitdrukking ‘zoals bijvoorbeeld …’ Daarna gebruikt u ‘de kracht van drie’:

‘Vanmiddag gaan we het hebben over de verschillende maatregelen, zoals registratiesystemen, inloggen en pincodes … die helpen u om uw data te beschermen.’

‘Bij Piet Patat krijgt u de bekende lekkere snacks zoals frites, burgers en slaatjes.’

‘Woorden die u beter kunt vermijden zijn bijvoorbeeld vreselijk, geweldig en ontzettend.’

Zo ziet u beter dat een ‘etcetera’ of ‘enzovoort’ niets toevoegt.

Andere lege uitdrukkingen

Er zijn andere uitdrukkingen zoals ‘van gedachten wisselen’ (zeg: ‘bespreken’), ‘c.q.’ (als u ‘en’ bedoelt, zeg ‘en’; als u ‘en/of’ bedoelt, zeg ‘en … of’; als u ‘of’ bedoelt, zeg ‘of’; als u ‘casu quo’ bedoelt, zeg wat u dáármee bedoelt), en ‘het een en ander’ (?). Het concept van zakelijk communiceren betekent dat u direct laat weten waar u het over heeft. Alleen wanneer u advocaat, jurist, politicus of hoge ambtenaar bent, heeft u enige beroepsdeformatie om u te beschermen tegen mijn kritiek op dit gebied; wel krijgt u indringende vragen over uw behoefte om u te beschermen!

Uw imago

Overweeg hoe u overkomt wanneer u duidelijke taal gebruikt, waar ieder woord telt. Overweeg hoe u overkomt wanneer u lege uitdrukkingen gebruikt. Sta stil bij het beeld dat u krijgt van iemand die ‘vrinden’ heeft, of ‘makkers’.

Hoe wilt ú gezien worden? Hoe is het in uw voordeel om gezien te woorden? Hoe wilt u dat er tegen u én uw organisatie aangekeken wordt? De taal die u gebruikt telt weliswaar voor maar 7-20% bij de overdracht van de boodschap. Toch kunt u een bewuste taalkeuze inzetten om uw gewenste imago te ondersteunen. De (taal)keuze is nu aan ú!

Stel, u presenteert aan een kleine groep van 10-15 luisteraars. U projecteert plaatjes die u uitvoerig bespreekt en u staat naast het scherm om de details aan te wijzen.
Stel, u presenteert op een congres. Vanaf een podium en grotendeels vanachter een lessenaar. U wilt dieper ingaan op een detail op het grote doek, en u loopt er naar toe om het aan te wijzen. U staat in het licht van de beamer en praat nu zonder microfoon.

Ondanks alle ontwikkelingen zowel in techniek en op trainingsgebied komt dit beeld nog steeds voor. Hoe denkt u dat u bij uw publiek overkomt?

Afstand

U draagt uw boodschap over voor zo’n 7-20% door de taal die u hanteert. Uw taalkeuze. Het overige 80-93% bestaat uit nonverbale zaken zoals stem, mimiek en houding. Ook de afstand tussen u en uw luisteraars speelt hier ook een belangrijke rol.

Stel, u wilt gezien worden als afstandelijk, behoudend en formeel. Dat is makkelijker te regisseren: gebruik lange, formele zinnen die u opleest zonder oogcontact vanachter een lessenaar hoog op een podium!

Stel dat u anders wilt overkomen bij uw luisteraars: vriendelijk, klantgericht, enthousiast. Dan is het essentieel dat u zich anders gedraagt. U komt dichter bij de luisteraars, zowel in taal als in fysieke afstand. De beschermende barrière van een presentatie-tafel of lessenaar vervalt en u presenteert ‘open en bloot’ met eventuele behulp van een draadloze, zendermicrofoon (revers- of dasspeldmicrofoon).

Assertiviteit

Kortom, de afstand die u hanteert, weerspiegelt een bepaald deel van uw gewenste imago. U bepaalt het, tenzij u zich overlevert aan de onvoorspelbaarheid en potentiële starheid van een organisator.

De Ierse schrijver, George Bernard Shaw, zei ooit dat er twee soorten mensen zijn. De eerste soort accepteert de omstandigheden waarin hij zich vindt, en verandert zichzelf. De tweede soort verandert de omstandigheden.

Het is verbazingwekkend hoeveel sprekers zich als ‘slachtoffers’ gedragen, en hoe weinig sprekers ‘ondernemers van de eigen omstandigheden’ zijn. Vertel het – van tevoren! – zoals u het wilt, verander wat u kunt veranderen, en heb de wijsheid en professionaliteit om te accepteren en hanteren wat u onmogelijk kunt veranderen.

Aanwijzen … hoe?

De basisregel is: schep nooit afstand door verder weg van uw luisteraars te gaan om dan op het scherm te gaan wijzen. Zorg ervoor dat u nooit in het licht van uw beamer komt te staan. Kom altíjd dichterbij.

Sta een beetje opzij en gebruik een rustig, wijds gebaar naar het scherm toe – géén ‘gewapper’. Als u rechtshandig bent, staat u rechts van de kijkers en wijst met uw rechter hand. Kijk de luisteraars aan en gebruik woorden om de aandacht precies te richten waar u het wilt hebben:

‘Hier ziet u de drie belangrijkste categorieën van uw assortiment. Laten we ze nu één voor één doornemen. Het allereerste punt – ABC-categorie [kies waar mogelijk andere woorden dan wat op het scherm staat; uw luisteraars kunnen prima lezen, dus het ligt aan u om te parafraseren] – zult u waarschijnlijk het beste herkennen …’

Logistiek

Het zal u duidelijk zijn van de voorbeelden dat het onzin is om op het podium naar een enorm scherm te lopen. Voor velen is het minder duidelijk dat ook in klein verband het benaderen (letterlijk én figuurlijk) van de luisteraar voordelen heeft. Gebruik de indeling van uw zaal of podium om u te helpen de nodige ruimte in te nemen zodat u een geschikte dynamiek kunt vertonen. ‘Powerful people take up more space’ is een opmerking om u aan te moedigen om links en rechts, voor en achter, wat meer ruimte in te nemen, en om ruimere gebaren te maken vanaf de schouder. Let wel dat u daarbij ook af en toe stilstaat – voor de nodige afwisseling die juist kracht zet bij de dynamiek.

Betrokkenheid

Het zal u ook duidelijk zijn dat het in uw voordeel is om alles in te zetten om uw luisteraars te betrekken bij uw verhaal. Hoe meer u hen betrekt, des te meer ze zich betrokken voelen, des te hoger hun betrokkenheid bij u, uw verhaal en de oplossing die u biedt, en des te groter uw kans op slagen.

U gebruikt beeldende spreektaal, korte zinnen, de tegenwoordige tijd, actieve werkwoordsvormen en positieve wendingen om de boodschap te verpakken. U gebruikt functionele bewegingen en gebaren, een levendige mimiek, afwisseling in uw stem (waaronder de stilte), en gepaste kleding als nonverbale verpakking van uw boodschap. De juiste, afwisselende afstand – met de nadruk op dichtbij – speelt hierbij een duidelijke rol. De keuze voor hoe dicht bij uw luisteraars u durft te komen, is zeker een beslissing voor ú!

Twee werelden, twee culturen. West en Oost. In Japan wordt véél aandacht besteed aan de verpakking. Het is een kunst. Geef een geschenk in Japan en het geheel wordt bewonderd … en opzij gezet. Wanneer ú een cadeau ontvangt in Japan (of waar dan ook van een Japanner) kunt u beter hetzelfde doen: uitpakken komt later, want stel u voor dat u enige tekens van teleurstelling zou laten zien!

Terug naar het westen, waar verpakking een andere waarde heeft in een nuchtere, pragmatische wereld. Stel dat u een geschenk zomaar krijgt, niet eens verpakt. Of dat u het krijgt en het is wel mooi ingepakt. Merkt u enig verschil in hoe u erop reageert, in de waardering die u bij de ander voelt, die er kennelijk meer moeite voor heeft genomen?

Laten we verder kijken naar wat deze metaforen te maken hebben met uw presentatie.

Ontvankelijkheid en leesbaarheid

Stel dat u twee brieven krijgt om te lezen. De ene brief bestaat uit één blok uitgevulde tekst. De tweede brief is ingedeeld in korte alinea’s (eventueel met kopregels om de inhoud van de alinea aan te geven) en is afgedrukt met een rafelige rechtermarge (de zogenaamde ‘Engelse regelval’).
Welke van de twee brieven ervaart u als leesbaarder?
Minstens 95% van de lezers vindt de tweede brief leesbaarder.
Dit is juist waar ‘verpakking’ zo belangrijk is.

Een vrouw ontvangt een brief. Het is perfect geadresseerd, met de naam en voorletters van de vrouw correct gespeld. Alleen staat er ‘De heer’ voor in plaats van ‘Mevrouw’. Ga ervan uit dat bijna alle vrouwen dusdanig hierop reageren dat de inhoud van de brief minder aandacht krijgt dan wanneer ‘Mevrouw’ voor haar naam zou staan.
Denk ook aan mannen met als voornaam ‘Anne’ die brieven aan ‘Mevrouw’ krijgen!

Uw presentatie

Zo ook het belang van de verpakking van wat u wilt vertellen. Het is waar dat in de medische en academische wereld de mening heerst dat het alleen om de inhoud gaat. Daar gaan ze kennelijk voorbij aan het simpele feit dat het moeilijk is om informatie over te dragen aan iemand die uit verveling in slaap valt!

Uw presentatie kan het beste bestaan uit een krachtige kern van een belangrijke boodschap – iets nieuws, iets wat verandering betekent bij de luisteraar, iets motiverends – omgeven door een smakelijke verpakking van herkenbaarheden, citaten, anekdotes, herinneringen aan bekende afspraken of situaties … kortom, alles wat de luisteraar helpt om het nieuwe te plaatsen binnen zijn beleving.

Open staan

Stel u bent inkoper. Twee aanbieders komen bij u om over hun producten te praten. Uw bedrijf heeft deze producten nodig. De twee verkopers hebben vergelijkbare producten van een acceptabele kwaliteit en de prijzen liggen dicht bij elkaar. Maar … u vindt een van de verkopers aardig, en de andere verkoper ervaart u als een kwal! Wie van de twee krijgt de opdracht? De kans is bijzonder groot dat u in zee gaat met de aardige verkoper, omdat u tenslotte samen met hem gaat werken. Om de situatie nog ingewikkelder te maken: als inkoper krijgt u te maken met een aardige verkoper en een aardige verkoopster …!

Zo ook met uw presentatie. Als u zich meteen gedraagt zodat de luisteraar een hekel aan u krijgt of u een taalstijl hanteert die de luisteraars in het harnas jagen, dan werpt u onmiddellijk barrières op die de overdracht van uw inhoud belemmeren.

De positieve kant

Draai het om, en zorg ervoor dat door uw gedrag, houding en taalgebruik uw kans op contact vergroot. Bouw aan een brug tussen u en uw luisteraars. Laat zien dat u iets brengt in hun voordeel, maak het hen snel duidelijk dat u aandacht heeft voor hen, hun wereld en hun behoeften … en u maakt het u makkelijker om de inhoud van uw presentatie over te dragen.

Vermijd clichés (‘Dank u, meneer de voorzitter, voor zo’n prachtige introductie … goedemorgen dames en heren, ik zal u vandaag vertellen …’) en kom meteen tot de kern van de reden voor de bijeenkomst. Gebruik uw nonverbale communicatie (bijvoorbeeld oogcontact, glimlach, open gebaar) om ‘gedag’ tegen de luisteraars te zeggen, en wat betreft uw dagvoorzitter: bewaar uw eerste woorden alt¡jd voor uw luisteraars!

Wanneer u steeds in de ‘u/jullie/jij’-vorm spreekt, in plaats van met ‘ik’, krijgen de luisteraars het gevoel dat u er bent voor hen in plaats van uzelf; en dat werkt in uw voordeel.

Kom dichter bij de luisteraars. U heeft geen lessenaar of presentatie-tafel nodig als barrière. Praat met in plaats van tegen uw luisteraars … en u maakt ze open om de inhoud van uw presentatie te aanvaarden.

Verkopen

Uit onderzoek blijkt dat 80-93% van alle zakelijke beslissingen wordt genomen op grond van niet-zakelijke beweegredenen. Emotie, dus. ‘Inhoud’ is ratio en cognitieve feiten. ‘Verpakking’ is gevoel … en emotie. De mate waarin u gebruik wilt maken van wat duidelijk in uw voordeel is, is nu aan u!

Voor dit artikel laten we de speeches en toespraken even terzijde waar ieder woord een juridische of andere ‘politieke’ waarde heeft. Waar het hier omgaat, is de zakelijke presentatie of de presentatie tijdens seminars en congressen. Welke risico’s loopt u wanneer u uw verhaal opleest? Welke risico’s loopt u sowieso wanneer u een tekst, geschreven door een ander, gebruikt?

Wat de luisteraar meeneemt

Eén ding is duidelijk: de luisteraar neemt alleen een fractie mee van wat u vertelt. Of u saai of boeiend bent, hij trekt een eenvoudige conclusie terwijl hij luistert – en deze eenduidige en enkelvoudige conclusie vormt de boodschap’ van het verhaal. Met enig geluk klopt deze boodschap met wat ú wilde!

Wanneer u saai bent en de luisteraar zich verveelt, heeft u minder kans dat hij een voor u gunstige conclusie trekt. Het is dus zaak dat u alles inzet om uw luisteraar optimaal te boeien en te betrekken bij uw verhaal!

Inhoud … of boodschap

Het ligt aan u of u alles wilt proberen te vertellen, of zich eerder wilt beperken tot één aspect van het hele verhaal. U weet nu dat de luisteraar niet alles meeneemt, dus wat heeft het voor zin om dát te proberen te vertellen? Bent u zó onzeker van uw zaak?

Wanneer u de boodschap als rode draad van uw verhaal neemt, en als toetssteen gebruikt voor wat u vertelt, dan kunt u lekker praten rondom die duidelijke boodschap. Wat u weglaat, weet ú alléén! En: de luisteraar krijgt alleen wat u hem geeft, en wanneer u het geeft! Deze zijn twee belangrijke geruststellingen voor iedere spreker.

Het leesproces

Overweeg wat er gebeurt wanneer u een tekst voorleest. Uw aandacht gaat naar het papier. U heeft geen contact met de luisteraars en geen feedback op uw presentatie-gedrag. U heeft een tekst die in – laten we maar hopen! – correct Nederlands (of Engels …) staat, maar het is wel een opgeschreven tekst. De zinnen zijn waarschijnlijk zelfs langer dan in spreektaal, en misschien neigt de woordkeuze naar het formele.

Het communicatieproces

Bij het werkelijk communiceren gaat het om méér dan alleen maar de woorden. Hoewel de taal enigszins duidelijk en verstaanbaar dient te zijn, er is meer nodig om in contact te komen met de luisteraars. Oogcontact bijvoorbeeld is belangrijk, wat vrij moeilijk gaat wanneer een (onervaren) spreker z’n tekst opleest vanaf het papier.

Een bepaalde dynamiek – zoals met gebaren en beweging – is zeker op z’n plaats, wat lastig is wanneer u vanachter een lessenaar van papier leest. Veel sprekers beginnen plechtig te klinken bij het voorlezen, terwijl juist de dynamiek van een opgewekte stem een krachtig middel is om de aandacht te houden en de luisteraar te betrekken. Tot slot, wanneer u vlot voor de vuist weg praat, krijgen uw zinnen meestal een andere wending dan wanneer u ze eerst zou opschrijven. Ook bepaalde haperingen (nee, géén ‘uh’!) en herhalingen binnen de zin zijn kenmerkend voor een ‘spreekverhaal’ – en ook belangrijk om te laten merken dat u niet opleest.

Flexibiliteit

Wanneer u uw verhaal perfect van tevoren uitgeschreven heeft om daarna op te lezen, waar is de ruimte voor spontaniteit? Voor interactie met de luisteraars? Voor het kiezen van een andere wending? Met zo’n tekst maakt u het moeilijk om flexibel te zijn. De Amerikaanse schrijver en filosoof Arthur Koestler zei ooit: ‘De ervaren spreker maakt een samenzweerder van zijn luisteraar.’ De interactie die u aangaat met uw luisteraar is een van de sleutels voor zijn betrokkenheid; en voor die spontaniteit moet u flexibel kunnen zijn.

Oplezen, een kunst, een kunde

Stel u krijgt een oplees verhaal voorbereid door een ander. Het kan u overkomen! Lees hier enkele van de vele tips om u snel te helpen zo’n tekst beter te hanteren. Vraag of u de tekst uitgedraaid kan krijgen in een groter lettertype (14 punts is meestal adequaat). Geef andere instructies: begin iedere nieuwe zin op een nieuwe regel; een brede linkermarge; niet ‘justified’ (= uitvulfunctie uit); marges boven en onder van zo’n 2-3 cms; witruimte (= extra witregels) tussen alinea’s of onderwerpen.

Wanneer u de tekst krijgt, gebruik een pen om een dikke verticale streep te plaatsen tussen de ‘onderdelen’ van iedere zin. Zoals in deze laatste zin na de woorden ‘krijgt’ en ‘plaatsen’. Uw taak als lezer is om iedere keer alleen de woorden tot aan zo’n streep (of punt, vraagteken, uitroepteken) uit te spreken terwijl u naar de zaal kijkt. U ademt uit, ademt in, pakt de volgende groep woorden, en spreekt ze uit met oogcontact. Zo komt u vrij natuurlijk over.

Gebruik de bovenmarge om met de hand het paginanummer te zetten. In de ondermarge schrijft u de eerste paar woorden van de volgende pagina. En de brede linkermarge kunt u gebruiken voor additionele aantekeningen of veranderingen, en om de papieren vast te houden.

Vaardig in contact

Zoals u ziet, is het gebruiken van een vaste tekst wat complexer dan u misschien dacht. Zo lang u ruimte heeft om in contact te komen met uw luisteraars qua verpakking én inhoud, bent u aardig op weg. Of u nog meer leert over hoe het nóg beter kan, is nu aan ú!

Een eenvoudige zin van 10-15 woorden bevat de ‘boodschap’. Direct, eenvoudig en in de taal van de luisteraars. Deze ‘boodschap’ is de uiteindelijke conclusie die de luisteraars meenemen. Gebruik de boodschap als uw ‘rode draad’ en als krachtige toetssteen voor alles dat u wilt vertellen.