Ga je naar een vakbeurs? Neem voldoende (veel!) visitekaartjes mee.
Sta je namens je bedrijf op een vakbeurs? Laat speciale kaarten drukken met als opvallende opdruk nadrukkelijk de naam en datum van deze beurs.

Als je voldoende vertrouwen hebt in je originaliteit is het zaak om clichés te vermijden, en zeker clichégedrag in je presentatie.
In plaats van meteen de handen over de buik te plaatsen en “Goedemorgen, allemaal” te zeggen, laat de armen en handen eerst ontspannen hangen terwijl je rustig en diep uitademt door de mond en iedereen aankijkt.
Gebruik als eerste woord “U” of “Jullie” en gebaar naar de luisteraars toe.

In het verhaal ‘Anna en de Koning’ (frappant genoeg is de oorspronkelijke Engelse titel wat bescheidener, ‘The King and I’) staat de Koning van Siam bekend om zijn veelvuldig gebruik van de uitdrukking: ‘Etcetera, etcetera, etcetera.’

De schooljuf Anna krijgt bijvoorbeeld opdracht om een brief te schrijven aan Koningin Victoria. De Koning dicteert enkele woorden waarvan meer dan de helft ‘etcetera’ is. Anna protesteert dat ze moeilijk de brief kan schrijven met zo weinig informatie, maar de Koning is autodidact en autocraat en wuift haar bezwaren weg. Hij hééft geen verdere informatie en durft geen kleur te bekennen.

Lijsten

Zo ook in veel teksten en presentaties komt het woord ‘etcetera’ voor. Wat betekent het letterlijk? Uit het Latijn, ‘et’ = ‘en’, ‘cetera’ = ‘rest’, ‘overig’. Dit komt vooral voor aan het einde van een lijst. Gezien bij een snackbar: ‘Voor al uw snacks, drankjes, salades, etc.’ Wat voegt dit nep-woord eigenlijk toe? Niets.

Een bevriende makelaar, Nico, komt regelmatig met excuses en uitleg zoals: ‘ … en ik regel het contract, etcetera, enzovoort, enzovoort, allemaal.’ Wordt ú wijzer van dit soort taal?

Gevaar

Wanneer u deze nietszeggende uitdrukkingen gebruikt – en u kunt ze overal vinden, in boeken, artikelen, advertenties, laat staan presentaties – dan laat u zien dat u onvolledig bent in uw communicatie. De lezer kan allerlei ideeën krijgen, maar tenzij hij helderziend is, kan zijn beeld maar bij toeval overeenkomen met uw gedachten. Bij de luisteraar is het nog erger, want u als spreker draaft maar door. Hoe heeft de luisteraar tijd om stil te staan bij de invulling van uw ‘etcetera’?

Oplossing

Wanneer u een einde aan een opsomming wilt maken, gebruik de uitdrukking ‘zoals bijvoorbeeld …’ Daarna gebruikt u ‘de kracht van drie’:

‘Vanmiddag gaan we het hebben over de verschillende maatregelen, zoals registratiesystemen, inloggen en pincodes … die helpen u om uw data te beschermen.’

‘Bij Piet Patat krijgt u de bekende lekkere snacks zoals frites, burgers en slaatjes.’

‘Woorden die u beter kunt vermijden zijn bijvoorbeeld vreselijk, geweldig en ontzettend.’

Zo ziet u beter dat een ‘etcetera’ of ‘enzovoort’ niets toevoegt.

Andere lege uitdrukkingen

Er zijn andere uitdrukkingen zoals ‘van gedachten wisselen’ (zeg: ‘bespreken’), ‘c.q.’ (als u ‘en’ bedoelt, zeg ‘en’; als u ‘en/of’ bedoelt, zeg ‘en … of’; als u ‘of’ bedoelt, zeg ‘of’; als u ‘casu quo’ bedoelt, zeg wat u dáármee bedoelt), en ‘het een en ander’ (?). Het concept van zakelijk communiceren betekent dat u direct laat weten waar u het over heeft. Alleen wanneer u advocaat, jurist, politicus of hoge ambtenaar bent, heeft u enige beroepsdeformatie om u te beschermen tegen mijn kritiek op dit gebied; wel krijgt u indringende vragen over uw behoefte om u te beschermen!

Uw imago

Overweeg hoe u overkomt wanneer u duidelijke taal gebruikt, waar ieder woord telt. Overweeg hoe u overkomt wanneer u lege uitdrukkingen gebruikt. Sta stil bij het beeld dat u krijgt van iemand die ‘vrinden’ heeft, of ‘makkers’.

Hoe wilt ú gezien worden? Hoe is het in uw voordeel om gezien te woorden? Hoe wilt u dat er tegen u én uw organisatie aangekeken wordt? De taal die u gebruikt telt weliswaar voor maar 7-20% bij de overdracht van de boodschap. Toch kunt u een bewuste taalkeuze inzetten om uw gewenste imago te ondersteunen. De (taal)keuze is nu aan ú!

Uw eerste reactie op deze stelling is waarschijnlijk dat het onzin is: ‘Natuurlijk moet je iets veranderen!’ Toch is het verbazingwekkend hoeveel weerstand sprekers hebben om nieuwe technieken in te zetten omwille van een ander resultaat. Dit is dan een prima moment om stil te staan bij verandering en weerstand, en de waarheid achter de uitdrukking: ‘Er is een definitie van gekte: hetzelfde blijven doen … en een ander resultaat verwachten!’

De cake

Stel u wilt een lekkere cake bakken. U ziet het plaatje in het kookboek en u leest het recept met alle ingrediënten. U bent eigenwijs dus verandert u de ingrediënten, bijvoorbeeld 2 eieren in plaats van 4, 1 liter melk in plaats van ½ liter (omdat u van melk houdt!) en de oven op 200° in plaats van 250°. Vreemd genoeg raakt u geïrriteerd en teleurgesteld over het feit dat wat u uit de oven haalt héél anders is dan wat op de kleurenfoto staat!

Zo ook met training en consult. Een spreker beseft dat zijn presentatie voor verbetering vatbaar is en vraagt om advies. Dan, net zoals langs de schappen wandelen in een supermarkt, pakt hij dit advies en dat advies, maar nee, niet dát of dát advies, want hij vindt dat dát niet bij hem past. Geen wonder dat de presentatie uiteindelijk weinig verbetering vertoont.

Drie gebieden

De belangrijkste gebieden waarop u veranderingen in uw presentatie kunt aanbrengen zijn: mentaal, emotioneel en fysiek. Laten we deze nader onderzoeken.

Mentaal: dit is het gebied van taalkeuze (heeft u ‘vrinden’, ‘vrienden’ of ‘maatjes’; zegt u ‘thans’ of ‘nu’; bent u ergens ‘werkzaam’ en ‘woonachtig’, of bent u ‘verantwoordelijk voor …’ en u ‘woont’?). Het is waar u laat zien of u positief of negatief ingesteld bent. Het is waar u bewijst of u werkelijk oog heeft voor de ander (door veel in de ‘u/jullie/jij’-vorm te praten en over voordelen voor de ander) of dat u eerder bezig bent met uzelf (aandacht voor de eigenschappen van uw onderwerp, steeds in de ‘ik’-vorm praten).

Fysiek: klopt uw lichaamstaal bij uw woorden? Maakt u functionele gebaren of staat u met de handen vastgeklampt over uw buik of kruis, of achter de rug? Drentelt of ijsbeert u in de beschikbare ruimte, of maakt u functioneel gebruik van bewegen, stilstaan, bewegen? Praat u de hele tijd, of kunt u zelfverzekerd stiltes laten vallen? Past uw kleding bij uw lichaamsvorm? Passen de kleuren bij uw natuurlijke kleuring? Straalt u harmonie uit in uw kledingkeuze en niveau van verzorging?

Emotioneel: durft u zich kwetsbaar op te stellen? Of zoekt u bescherming achter afstand (fysiek: achter een tafel of lessenaar) en plechtigheid (formele taal, ongepast formele kleding)? Bent u in staat om de emoties rondom uw onderwerp aan te spreken … of draait u om de hete brei heen?

Wilt u optimaal werken aan verandering in uw presentatie dan is het zaak dat u veranderingen op alle drie gebieden toepast. De drie gebieden vormen een geheel en zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden: verander bijvoorbeeld uw taalgebruik, en er verandert iets fysieks, waardoor ook uw gevoel – en de waarneming bij de ander – verandert.

Beperking … en angst

‘The human mind is like a parachute – it functions best when it is open.’ Veranderen betekent het loslaten van het bekende, het geijkte, van gewoontegedrag. ‘If you want to explore foreign parts, you must be prepared to lose sight of your own shores.’ Met het woordspelletje ‘shore’ en ‘sure’ begrijpt u vast deze beeldspraak!

Jan, een seniormanager, komt voor consult omdat zijn baas vindt dat z’n presentatie tekort schiet. Jan geeft schoorvoetend toe dat er enige ruimte is voor verbetering. Let wel: ‘verbetering’. Wat blijkt is dat Jan niet open staat voor ‘verandering’. Hij vindt z’n taalgebruik prima, hij vindt dat het in orde is om te staan met een stift in z’n hand (terwijl hij niet eens het whiteboard of de flipover gebruikt), en hij is niet bereid om te oefenen met zijn stem om er meer levendigheid in te brengen. En op het moment dat zijn kledingkeuze ter sprake komt, is de maat vol, want sportieve wandelschoenen zijn comfortabel en hij vindt het acceptabel om deze bij een kostuum te dragen.

Jan is in wezen bang voor verandering. Zijn ‘comfort zone’ (het gebied van activiteiten waarop hij zich op z’n gemak voelt) is klein, waardoor hij al snel de adrenaline krijgt die hem voor verandering waarschuwt.

Verandering

Een bekende spreuk luidt: ‘If you always do what you’ve always done, you’ll always get what you’ve always got.’ Zo ook met uw presentatie, zo ook met ontwikkelingen op persoonlijk niveau en binnen uw bedrijf. Verandering is de enige constante in het leven en de wereld blijft veranderen. Ooit begon ik een grote presentatie over veranderingen in de markt met de woorden: ‘If you want things to stay the same, you’d better start making a lot of changes!’ Hoeveel resultaat ú boekt met uw veranderingen, dat is nu aan u!

Er zijn van die types die alles wat nieuw, innovatief en vooruitstrevend is, moeten hebben. Ze zijn de eerste die de nieuwe CD-technologie omarmen, die de snelle elektronische agenda’s aanschaffen, die de eerste LCD-schermen kochten (weet u het nog, zo’n plat apparaat dat op de overheadprojector ging?) en uiteraard tegenwoordig de modernste beamers … al kost het op dat moment een fortuin. Zo ging het ook met de laser-pen, ‘de elektronische aanwijsstok’, die inmiddels ingebouwd is in de meeste afstandsbedieningen – al is het gebruik ervan wettelijk verboden vanwege het potentiële gevaar. Wat is nou de zin en onzin van zo’n apparaat en zijn functionaliteit tijdens een presentatie?

Traditie

Kunt u een beeld oproepen van de onderwijzer of docent van vroeger die met een lange houten stok steeds aanwees en tikte op een volgeklad schoolbord? Dat is een traditie die sommige sprekers voortzetten in hun eigen voordrachten (want ‘presentatie’ is het niet!). Eerst was er hout, toen verscheen de telescopische metalen aanwijsstok (zelfs met een rubberen dop én een ingebouwde balpen!), de zaklantaren met een uitgesneden rode pijl, en later de laser-pen. De telescopische aanwijsstok kreeg een slechte naam omdat de spreker ermee ging spelen als een van streek geraakte dirigent. Het ‘tok-tok’ op overheadprojector en scherm werd spreekwoordelijk. De laser-pen leek al deze problemen op te lossen: weg ‘tok-tok’ en geklap op het scherm, weg in- en uitklappen van de telescoop: het ei van Columbus!

De feiten

Al weet de spreker niets van de focus-mogelijkheden, de laser-pen geeft een rood lichtpunt op het scherm. Hoe beter de focus, des te scherper de punt, des te helderder het rood. Wanneer de zaallichten uit zijn of gedimd, en de spreker zijn hand op de rand van de lessenaar kan steunen, is er een prima kans dat een stevig rood puntje op het scherm zichtbaar is. Maar wel een ‘puntje’, dat voor velen vrij moeilijk zichtbaar is. Aha, dáárom zwaait de spreker ermee, mooie cirkels trekkend om de plek waar de luisteraars aandacht hoort te zijn!

Stel dat de spreker enigszins zenuwachtig is, of net als de andere deelnemers genoten heeft van een slokje wijn bij de lunch of geen aandacht besteedt aan het steunen van zijn hand of arm … wat is er dan te zien op het scherm? Een trillende rode vlek die eerder de aandacht afleidt dan focust.

Overheadprojector

Misschien vindt u het raar om hier nog steeds iets over de overheadprojector te lezen. Toch zal het u misschien verbazen dat er velen zijn die, vooral in sommigen landen, blij zijn als er zoeits klaar staat! Daarom nu even wat opmerkingen die, eventueel vertaald in de wereld van presenteren met de beamer, ook voor u nuttig kunnen zijn.
Stel dat u overheadsheets projecteert en dat u ze zelf neerlegt. Wilt u iets aanwijzen ‘op het scherm’, dan loopt u naar uw projector, waar u een ‘pointer’ op de juiste plek op de overheadsheet legt. Een boeiende techniek is whiteboard-stiften te gebruiken – kies een geschikte, opvallende kleur! – om al pratend een streep of cirkel op de sheet te zetten. Uiteraard loopt u daarna meteen weer uit de weg om ervoor te zorgen dat het scherm steeds zichtbaar blijft voor alle luisteraars. Wanneer u als meer ervaren en professioneel ogende spreker gebruik maakt van de zogenaamde ‘flip-frames’ of kartonnen kaders met een extra sheet er bovenop, dan kunt u na uw presentatie de whiteboardstift-inkt makkelijk verwijderen zonder uw originele sheet te hebben beschadigd.

PowerPoint

Wanneer u elektronisch presenteert, mag u nooit dezelfde fout maken als een deelnemer aan één van mijn open-workshops. Frank werkt bij een groot, bekend high-tech bedrijf en vindt dat hij dan met de computer en beamer hóórt te presenteren. Na 17 minuten bezig te zijn alles draaiend te krijgen, trekt hij een telescopische aanwijsstok uit zijn binnenzak en gaat naast het scherm in het licht van de beamer delen van zijn overvolle plaatjes aanwijzen.

Wanneer u met presentatiesoftware werkt, maak dan gebruik van de nuttige toeters en bellen van het programma. Wees ervan bewust dat de softwareingenieurs kennelijk nooit hoeven te presenteren, gezien het aantal onzinnige mogelijkheden die de onervaren spreker verleiden om van zijn presentatie een multi-media ‘happening’ te maken!

Als we het hebben over ‘nuttige’ zaken, dan gaat het om een pijl of cirkel in een contrasterende kleur die u op het juiste moment laat verschijnen. Of u laat de kleur van een bepaald onderdeel veranderen, of maakt dat dat deel ‘uitzoomt’.

Onzinnig is om alles in één keer te projecteren – een soort elektronische overheadsheet – met alles al onderstreept, omcirkeld of op andere wijze benadrukt. Zo schiet u niet op, zo heeft u alsnog uw laser-pen nodig. Het effect daarvan is steeds moeilijker te zien wanneer u meer kleuren gebruikt in uw plaatjes. Het is bijna zeker dat wanneer u met een ‘retroprojector’ werkt (de projector staat achter een speciaal, doorschijnend scherm), het rode van uw laser-pen onzichtbaar is.

Kortom, gebruik de mogelijkheden van uw software, met mate, en met een gepaste timing.

Nog beter

In plaats van de laser-pen of stok, gebruikt u woorden.
U bent degene die presenteert, ú bent degene van wie uw luisteraars het verhaal en de oplossing ‘kopen’. Uw scherm ‘verkoopt’ niets. Wat u projecteert behoort een ondersteuning te zijn van de overdracht van uw boodschap. Het mag uw verhaal niet vertellen, uw luisteraars mogen uw verhaal niet vanaf het scherm kunnen volgen – anders bent ú overbodig!

Vertel de luisteraars wat ze zo meteen te zien krijgen, en richt hun aandacht met uw woorden op de juiste onderdelen van het plaatje. Uiteraard mag u wel hierbij voorzichtig gebruik maken van de mogelijkheden van uw software, of de technieken voor het ‘activeren’ van uw overheadsheet.

Voorbeeld:

‘Nu u een beter idee heeft van de mogelijke ontwikkelingen op ABC-gebied [u somt op wat op dat moment op het scherm staat, en wat u zojuist uitvoeriger heeft besproken], gaan we de technische eisen van XYZ-producten onder de loep nemen. [Bereid u voor om over te schakelen naar het volgende plaatje.] U ziet dadelijk een vrij complex tabel. [Waarschuw de luisteraar!] Kijk in eerste instantie naar de rechter kolom. [Met de gebiedende wijs komt u zelfverzekerd over en u stuurt de aandacht.] Neem even de tijd om stil te staan bij de implicaties van deze cijfers. Besef wat voor uitdagingen dat heeft voor úw afdeling! [Weer de gebiedende wijs. Vertel wat u wilt! En nu kunt u het nieuwe plaatje tonen.]

Na dit te hebben gezegd, met het plaatje op het scherm, gaat u opzij uit het zichtveld en wacht totdat uw luisteraars een kans hebben gehad om uw ‘opdracht’ uit te voeren.
Ontspan, let op uw ademhaling, en trek dan weer de aandacht naar u toe door uw presentatie voort te zetten. Gebruik steeds uw woorden om bepaalde delen van het scherm aan te duiden: ‘Onderaan rechts ziet u de input van de afdeling P&O …’, ‘Wanneer u de derde regel nog een keer voor uzelf leest …’, ‘De stijgende rode lijn tussen het eerste en tweede kwartaal …’
Vermijd vooral het onnozele gewapper dat inmiddels de norm lijkt te zijn geworden!

Tot slot …
Onthoud dat ú presenteert, niet uw hulpmiddelen. Ze zijn er om u te ondersteunen, en alleen wanneer het nadrukkelijk om zoiets als een lasershow gaat, mogen de hulpmiddelen het middelpunt zijn. Want – u weet het nu! – de luisteraar doet geen zaken met het scherm, maar met ú!

Dit bericht heeft me vorige week bereikt van Margriet in Regina, Saskatchewan (Canada).
Zij en haar man zijn net verhuisd (zo’n 2000 km naar het oosten) van Vancouver omdat zij een prachtige baan kreeg binnen het telecombedrijf waar ze werkt.
Margriet weet alles over verandering en de nodige flexibiliteit. Hier is een verhaal, uit het hart gegrepen – en wél met een boodschap over de kracht van presenteren vanuit het hart. Ze woont maar luttele weken in Regina, en heeft al aardig wat teweeg gebracht bij haar medewerkers en collega’s:

Tezamen met vier andere collega’s hebben wij een Clerical Development Day voor 40 mans personeel georganiseerd voor vandaag.
Het was een enorm succes, voornamelijk omdat wij Brad Grass, een omroeper van een lokale country radiozender, hebben gevraagd om een ‘motivational presentatie’ te houden.
Brad, een jongeman, mid-dertiger en vader van drie schattige kinderen, heeft zo’n presentatie nooit eerder gedaan. Wel heeft hij een paar evenementen ge-mc’d, maar nooit een motivational presentatie gehouden.
Hij was gewoon fantastisch, het ging zo makkelijk en natuurlijk voor hem.
Hij had een paar notities gemaakt, maar hoefde niet veel te spieken.
Hij begon met z’n achtergrond, de jongste in een familie van vijf. Pa’s werk vergde dat de familie heel vaak moest verhuizen.
Hij vertelde dan over z’n eerste liefde toen hij in de vierde klas zat. Na veel moeite begon de liefde van z’n leven met hem te praten en te spelen. Die zelfde nacht vertelde z’n vader dat ze weer moesten verhuizen.
Brad was simpelweg ‘brokenhearted’. Hij was vaak jaloers op andere kinderen die gewoon op dezelfde plek konden blijven en hun eigen vriendenkring konden behouden.
In zijn latere jaren begreep Brad dat al het verhuizen eigenlijk de basis was voor z’n huidige ‘career path’. Hij gebruikte dit als de basis voor z’n motivational presentatie over CHANGE. De meeste werknemers van Sasktel waren geboren en getogen in Regina en hebben alleen maar voor Sasktel gewerkt.
Deze mensen hebben problemen om de huidige veranderingen in hun eigen wereldje te handhaven.
Ze begrijpen niet waarom dingen niet gewoon hetzelfde kunnen blijven.
Brad heeft de spijker op z’n kop geslagen. Ons personeel waardeerde Brads boodschap, en Brads eerste motivational presentatie was een denderend succes; hij kreeg een denderende ovatie na afloop.

Een van de medewerkers kwam naar mij toe en vroeg mij hoe vaak ik verhuisd ben. Toen ik haar vertelde dat mijn verhuizing naar Regina mijn negen en twintigste was, vroeg ze mij hoe het voelt om geen plaats te hebben die ik ‘home’ kan noemen.
Ik antwoordde: “I am home. Home is not a place or a building, but it is how I feel. I can feel home at work, at a hotel or even at work. I take my home with me, because I am my own home.”
Het is heel moeilijk om het uit te leggen, maar ik denk dat ze begreep wat ik bedoelde.

Dát is Margriets verhaal; ik ben haar dankbaar voor de moeite die ze heeft genomen, en voor het feit dat ik het met jou nu mag delen.

Herken jij er iets van?
– presenteren uit het hart?
– steeds verhuizen als kind?
– een eerste liefde die eindelijk begint met je te praten?
– moeite met het omgaan met veranderingen?
– het gevoel wel of niet hebben om ‘home’ binnenin je te voelen, en van daaruit te leven?

Gebruik het contactformulier van de site als je meer wilt weten over coaching, een presentatie of een seminar om de antwoorden op deze vragen uit te verdiepen.

Een recent verkoopcongres bevestigt wat een actuele trend lijkt te zijn: iedereen zijn eigen expert.
Op het programma stonden een aantal sprekers ‘uit het vak’ (waaronder enkele verkooptrainers en -experts), een bekende presentator, en veel ruimte voor netwerken.
Dit artikel staat in het teken van een pleidooi voor: LÉÉR PRESENTEREN!
In de praktijk, zoals bij dit congres, betekent dit gebod: laat je presentatie (jezelf, de inhoud, de stijl, de hulpmiddelen) van tevoren nakijken door een expert. Loop er doorheen met iemand die van wanten weet.

Iedereen op het podium had iets van waarde bij zich. Dat noem ik ‘hier’. Maar de echte waarde ontstaat wanneer dat wat ‘hier’ is ‘dáár’ (bij de luisteraar = ‘aankoper’) optimaal aankomt. Op dit congres maakten alle sprekers dezelfde fouten – vanuit hun onkunde – terwijl de presentator ook wat basale tips kon gebruiken om zijn presentatie te verbeteren.

Deze fouten hebben dit effect: je gaat dineren in een duur restaurant waar je het gevoel hebt dat je voor de aankleding betaalt, er is een mooi menu zonder keuzes, je moet blij zijn met wat je krijgt en je hebt geen verhaal wanneer je ontevreden bent over een gerecht. Deze vergelijking gaat verder: een congres is meestal eenmalig in locatie en samenstelling – je gaat er dus maar één keer naar toe. Naar een ‘slecht’ restaurant ga je ook maar één keer – tenzij, net als bij herhaling van een congres een jaar of zo later (andere samenstelling, hetzelfde thema), het restaurant een nieuwe kok of leiding krijgt!

- Leer beginnen 1
De 4e spreker begon met ‘Goedemiddag, dames en heren’, terwijl de 5e spreker zelfs ‘Welkom, allemaal’ presteerde!
Begin inhoudelijk bij de wereld van de luisteraar, bouw een brug, creëer z’n ontvankelijkheid voor het verhaal.
Iedere ‘ik’ is ‘hier’; woorden zoals ‘u’ en ‘jullie’ zijn ‘dáár’.
Alles wat op een cliché lijkt: schrappen.

- Leer beginnen 2
Begin in stilte. Neem je plaats in. Maak non-verbaal contact met de luisteraars. Vul de fysieke ruimte (de zaal, het podium) met je zijn.
Alle sprekers lijken zoveel haast te hebben dat ze al lopend beginnen te praten.

- Leer beginnen 3
Leer omgaan met de verhoogde adrenaline die raast door het lichaam. Adem uit door de mond, sta stevig met beide voeten op de vloer, neem de tijd om rond te kijken, om visueel contact te maken met de luisteraars.

- Presenteer interactief
Leer de kunst van interactief praten; maak van een monoloog een dialoog.
Iedere spreker gebruikt de klakkeloze uitdrukking: ‘Ik weet niet of …’ Naast het feit dat het een negatieve uitdrukking is en ‘positieven’ communiceren duidelijker, sta stil bij wat het impliceert over je deskundigheid. Zoiets is de perfecte gelegenheid om interactief te zijn met de vraag: ‘Wie van jullie hier vanmiddag …?’

- De kracht van stilte
Iedere spreker wint aan kracht door zijn ontspannen stiltes.
De stortvloed aan woorden van de meeste sprekers, en vooral de bekende presentator, betekent dat de luisteraar onvermijdelijk een groot deel verliest van wat hem aangeboden wordt.
Vergelijk met de tekst van dit artikel: geen alinea’s, geen aparte regels, geen vet of cursief, amper interpunctie … Leesbaar? Alles behalve …!

- Leer bewegen
Wat eigenlijk betekent: sta stil tussen het verplaatsen van het lichaam.
Gebruik wel de beschikbare ruimte, maar houd op met de afleiding van dat storende gedrentel en alle gespannen danspasjes en geschuifel van de schoenen!
Vergelijk met het lezen van dit stuk terwijl het scherm continu van plaats verandert …

- Leer omgaan met de juiste hulpmiddelen
De meest bekende kwalen zijn:
– wat op het scherm verschijnt heeft op dat moment weinig of niets te maken met wat de spreker op dat moment vertelt
– de spreker blijft praten terwijl er iets nieuws (en dus afleidends) verschijnt
– wat er geprojecteerd wordt, wordt ook letterlijk opgelezen
– verkeerd ontwerp: één spreker gebruikt zelfs blauwe letters op een blauwe achtergrond, die met het getik van een schrijfmachine letter voor letter op het scherm verschijnen … terwijl hij ons wil overtuigen van zijn kwaliteiten … als ontwerper!

- Leer afronden
Juist en krachtig beginnen en afronden onderscheiden de mompelaars van de échte sprekers en betere presentatoren.
Niemand op dit congres, behalve de dagvoorzitter (die immers een andere rol vervult) had er enige kaas van gegeten.
Een banaal oplepelen van ‘ik hoop dat …’, ‘ik heb geprobeerd …’, ‘… en daarmee wil ik afronden’ en andere waardeloze clichés – ja, zelfs: ‘dank u voor uw aandacht’ – kwam over de bühne.

Gezeur? Nee.
Juist een duidelijke wens om als klant een hogere kwaliteit te ontvangen in plaats van datgene wat ik nu aangeboden krijg.
De verpakking is immers de drager van de inhoud en de inhoud is een primaire reden voor mijn aanwezigheid.
Deze sprekers, los van hun vak in de verkoopbranche, zijn op dát moment ‘verkopers’ van zichzelf en een inhoud waar ik vermoedelijk beter van kan worden.
IK VERLANG NAAR KWALITEIT IN HET ‘PRODUCT’ DAT OP CONGRESSEN EN SEMINARS AANGEBODEN WORDT.

Van iets genoten? Ja.
Van de lange lijst presentatiefouten die ik bijhoud, en die me helpen om zoveel mogelijk bij de les te blijven; anders zou ik me vervelen.
Verder heb ik genoten van de ontmoetingen met oude vrienden en relaties en van de nieuwe contacten die ik heb gemaakt – allemaal ‘in de wandelgangen’ – wat juist een van de belangrijkste redenen is om sowieso naar congressen te gaan.
Voor mij was het een geslaagd congres: de gesprekken die ik buiten de zaal heb gevoerd en de bevestiging van de noodzaak van een ‘juiste’ presentatietraining in de zaal.
Allemaal koren op mijn molen!

U bent geloofwaardig alleen wanneer u iets nieuws vertelt

Deze mythe heerst vooral in academische kringen waar sprekers deelnemen aan congressen om hun ‘nieuwtjes’ te openbaren. Hoe verteerbaar is dat allemaal, en is dat zo functioneel in de zakelijke wereld, laat staan op andere gebieden?

Verpakking

Wanneer u uw vakliteratuur leest, leest het redelijk makkelijk omdat u al zoveel herkent. U leest immers uw vakblad om op de hoogte te blijven van actualiteiten op uw vakgebied. Het leesgemak wordt bevorderd door de hoge mate van herkenbaarheid in de materie. Foto’s, ‘kadertjes’, advertenties van relevante aanbieders, het redactionele stuk en ingezonden brieven zijn maar enkele van de middelen die bijdragen aan uw leesvermaak.

Vergelijking: u pakt een willekeurig tijdschrift van een heel ander vakgebied dan uw eigen. U bent misschien nieuwsgierig, de foto’s zijn enigszins interessant, maar het jargon en de aannames in de teksten maken het voor u ondoorgrondelijk. U legt het tijdschrift snel neer!

Zo gaat het ook met de presentatie. Een ‘natte vinger’ cijfer van maximaal 30% ‘nieuwe’ informatie verpakt u in minimaal 70% ‘oude’, bekende informatie. De bewuste en onbewuste reacties onder uw luisteraars van ‘ja, dat ken ik’ helpen hen om de ‘aha, da’s nieuw’ te ‘verteren’.

Net als de foto’s en andere extraatjes het leesgemak bevorderen – stel voor dat het tijdschrift uitsluitend uit één blok tekst zou bestaan! – zo ook vormen uw visuele hulpmiddelen (plaatjes, foto’s, illustraties), citaten, anekdotes en interessante statistieken een waardevolle ‘verpakking’ van de leerzame kern van uw verhaal.

Afhaken

Stel, u bent verkoper van muziekinstrumenten. Net zoals u vrij snel een leerboek over kernfysica neer zou leggen – of het valt uit uw handen wanneer u begint te snurken! – zo haken uw luisteraars af wanneer zij u niet meer kunnen volgen.

Uw taak als spreker is om uw luisteraars mee te nemen in een wereld die ze herkennen, waarin ze de voorbeelden kunnen plaatsen en waarin ze antwoord krijgen op de vraag: ‘Waarom vertelt u mij dit?’ De luisteraars willen tenslotte iets doen met uw informatie. U als spreker bent gebaat bij de actie die ze ondernemen na afloop van uw presentatie.

Geloofwaardig

Een kernvraag is: ‘Bent u geloofwaardig alléén aan de hand van wat u zegt?’ In de academische wereld is een ‘ja’-antwoord snel te horen vanwege de nadruk op ‘inhoud’. Bij een grote presentatie in Noordwijkerhout was ik een van de sprekers, samen met prof. dr. Anne van der Meiden en enkele andere prof. dr.’s.

Verrassend voor Anne en mij, die beiden gepresenteerd hadden over hoe de communicatie werkelijk tot stand komt, was de stellige weigering van de heren geleerden om te geloven dat de nonverbale communicatie zo belangrijk is, laat staan dat het krachtiger is dan de woorden!

In de commercie is het al lang gemeengoed dat de woorden, hoewel belangrijk, van ondergeschikt belang zijn aan de nonverbale ‘verpakking’.

Wat blijkt uit onderzoek is dat er vijf groepen kenmerken zijn die bijdragen tot uw geloofwaardige uitstraling, waardoor de ander vertrouwen in u kan hebben.

Allereerst gaat het om wát u over uw onderwerp weet. Het zou funest zijn als de luisteraar het gevoel zou krijgen dat u ‘uit uw nek kletst’! In de zakenwereld gaat het om bijvoorbeeld kennis van uw producten en diensten, om die van de branchecollega’s, en de actualiteiten in en rondom uw branche. Voor academici lijkt het alsof het alléén om de kennis en feiten gaat. Lees verder om te zien hoe fnuikend dit kan zijn!

Het tweede gebied omhelst alles wat u met de kennis kunt doen. Het is de praktische toepassing van de feitelijkheden, in wezen ook een antwoord op de (onbewuste) vraag van de luisteraar: ‘Wat heb ik hieraan?’ Dit is het gebied van vergelijkingen, anekdotes uit de praktijk, bewijzen van uw expertise en uw ervaring.

Het derde gebied is de ‘dynamiek’: het volume en tempo van uw stem, de functionaliteit van uw gebaren, beweging in de beschikbare ruimte (in tegenstelling tot iemand die vanachter een catheder de zaal toespreekt), de expressie in uw mimiek, en de levendigheid van uw taalkeuze (toegankelijke, beeldende spreektaal … of deftige, plechtige, afstandelijke schrijftaal in lange volzinnen?).

Uiteraard als u alleen maar dynamisch bent, is dat gauw ‘té’. Daarom brengt het vierde kenmerk – ‘kalmte’ – het nodige evenwicht in uw presentatie. Bewegen (uw lichaam verplaatsen naar een andere plek om van daaruit uw verhaal te vertellen) afgewisseld met stilstaan terwijl u presenteert. Praten, én zwijgen. Gebaren, én rustig staan met de handen en armen in de neutrale houding langs uw lichaam.

Het laatste gebied beschrijft alles waardoor de ander u als aangenaam genoeg ervaart om naar u te willen luisteren. Want zo staat hij open om uw boodschap – de inhoud – te horen. ‘Extraversie’ is de warmte van uw blik, de rust en zelfverzekerdheid die u uitstraalt, de belangstelling die u toont voor de luisteraar en zijn wereld, de mate waarin u hem betrekt bij uw verhaal en interactie stimuleert, zodat u uiteindelijk mét hem in plaats van tégen hem praat.

Mens boven alles

U ziet uit deze analyse dat de hoeveelheid nieuwe informatie een ondergeschikte rol heeft in de effectieve presentatie. Zo’n presentatie nodigt uit tot meewerking, tot actie, tot de tevredenheid van de luisteraar. De menselijke factoren zoals begrepen onder ‘extraversie’ voeren de boventoon, want als die ontbreken, wordt het moeilijk voor u om uw doel te bereiken. Uw luisteraar op een ontspannen en menselijke manier te benaderen, en om hem en zijn behoefte centraal te houden, dat is nu een taak voor ú!