Het komt regelmatig voor dat u in de zaal zit terwijl de spreker – vaak met de armen over de borst gevouwen en met z’n rug naar u toe – alle teksten vanaf het scherm opleest. Onnodig, omdat uw aandacht al lang getrokken werd naar wat er zojuist op het scherm verscheen, en dat heeft u snel voor uzelf al gelezen. Toch gebeurt het keer op keer … en hoe komt dat?

(On)zekerheid

De typische ‘lezing’ kenmerkt zich door veel woorden, veel informatie en de afwezigheid van contact met de luisteraars. De spreker denkt zelfs in afstandelijke termen zoals ‘publiek’, ‘zaal’, ‘gehoor’, ‘toehoorders’. Geen contact. Dat heeft als consequentie dat de spreker aangewezen is op zichzelf als bron van zekerheid; dat valt vaak tegen, vooral met het verhoogde adrenalinepeil van het op deze manier voor een groep te staan.

Om dit nog duidelijker te maken: de ware ‘presentatie’ vindt plaats met een bijeenzijn van individuen, die samen een groep ‘luisteraars’ vormen. De presentator maakt contact met hen, práát mét hen en ervaart daarin een essentiële bron van zekerheid: de steun van zoveel mensen die graag iets van hen willen horen en meenemen.

Het scherm en wat er daar geprojecteerd wordt, vormt een soort extern geheugen. De volle plaatjes zijn een ‘visueel blocnootje’ voor de spreker die bang is om iets te vergeten.

Zo ziet u dat er ook een verschil in focus is: de ‘spreker’ heeft als focus de inhoud, zijn informatie; de ‘presentator’ heeft als focus de kwaliteit van de relatie die hij met zijn luisteraars bouwt – een brug om een eenduidige en eenvoudige boodschap stevig over te dragen.

Wat te projecteren

Wanneer u alles in één keer laat verschijnen op het scherm, bent u langer de aandacht kwijt dan wanneer u weinig laat zien en steeds stukje bij beetje het totaalbeeld opbouwt. Met ‘alles in één keer’ zit er geen verrassing meer in.

De basisregel is, laat alleen zien wat u op dát moment kunt bespreken.

U begrijpt wanneer u een complex schema of tien tekstregels in één keer projecteert en begint met uw begeleidende verhaal te vertellen, dat het onmogelijk is om precies gelijk met het beeld te praten. Er ontstaat op dat moment een verschil bij de luisteraar (lees: lezer) die probeert tegelijkertijd te luisteren naar wat u vertelt én bezig is te lezen. Het blijkt uit onderzoek dat meer dan 80% van uw luisteraars eerder naar het beeld kijken dan naar u luisteren. Het is dus in uw voordeel bij het ontwikkelen van uw visuele hulpmiddelen om u af te vragen of u luisteraars of lezers wilt hebben! Verder is het zo dat tekst géén visueel hulpmiddel is. Plaatjes, schema’s, symbolen, foto’s, tabellen, illustraties, cartoons – dát zijn visuele hulpmiddellen.

Statisch … of dynamisch

Te veel sprekers gebruiken de combinatie van presentatiesoftware + beamer als een soort elektronische overheadprojector. Dat wil zeggen, ze verzuimen de voordelen van zelfs de eenvoudigste ‘opbouw’-mogelijkheden van de software te gebruiken; jammer, omdat dit juist een van de krachtigste redenen is om elektronisch te presenteren!

Er zijn weinig sprekers die de techniek van ‘afdekken’ van overheadsheets beheersen, terwijl het een o-zo-eenvoudig middel is om de inhoud van het hulpmiddel te doseren. Door steeds terug naar de projector te komen voor zo’n kleine handeling voegt een nuttige dynamiek toe. Dit is waardevol vooral voor sprekers die wéten dat ze meer moeten bewegen.

Zelden gebruikt een spreker een (whiteboard-)stift om ter plekke iets toe te voegen aan zijn overheadsheet. Nee, de cirkel of de onderstreping zijn er al … in plaats van deze met geschikte kleuren op een strategisch moment toe te voegen. Het schrijven op de sheet ‘activeert’ het hulpmiddel en voegt een nuttige dynamiek aan de presentatie toe.

Hetzelfde geldt voor de beamer-presentaties. Met wat extra ‘klikken’ kunt u allerlei onderstrepingen, cirkels, pijltjes, arcering en andere kleuren toevoegen om weer op een strategisch moment, het punt dat u bespreekt te benadrukken.

De nodige dynamiek ondersteunt uw geloofwaardigheid als spreker. Verder is het vaak te zien hoe deze suggesties de spreker helpen om ‘los’ te komen, om de stem op gang te brengen, en wat spontaner te handelen.

Plaats de computer …

Wanneer u met de laptop werkt, plaats deze zodat u het schermpje steeds kunt zien terwijl u de indruk geeft om in de richting van uw luisteraars te kijken. Zo vermijdt u naar het grote scherm te hoeven kijken. Eventueel heeft u verlengsnoeren nodig, óók voor de koppeling met uw beamer. Plaats de muis waar u het makkelijk kunt bereiken op het moment dat het nodig is. Gebruik zonodig plakband om het op een geschikte plek vast te plakken. Dit advies geldt ongeacht of de muis met snoer of draadloos is. Let wel: het is stellig af te raden om de muis continu in uw hand te houden: het belemmert en beperkt de functionaliteit van uw gebaren.

Ooit gezien bij een bedrijfsseminar: vooraan op het podium stonden twee grote monitoren opgesteld, die hetzelfde beeld vertoonden als op het grote scherm achter de spreker en op het schermpje van zijn laptop. De spreker heeft het gepresteerd om bijna de hele middag aan de dichstbijzijnde monitor te presenteren!

Plaats de overheadprojector …

Wanneer u uw presentatie-tafel tussen de projector en het scherm plaatst, krijgt u meer loopruimte. Daarbij kunt u makkelijker dichter bij de projector komen zonder een barrière te hebben tussen u en uw luisteraars, en u kunt makkelijker spieken wat er op de glasplaat ligt.

Plaats uzelf …

Stel, u wilt een schema tonen en bespreken. U introduceert het plaatje (er staat op dit moment niets op het scherm): ‘Zometeen krijgt u een schema te zien. Het is een vrij complex overzicht van de inputvariabelen die de productiekwaliteit beïnvloeden. Sta even stil bij de verschillende categorieën … dan nemen we het samen door.’

Klik.

Of: plaats de overheadsheet en zet de projector aan. De aandacht van de luisteraars gaat naar het scherm, u loopt uit de weg (rechtshandigen lopen naar rechts – gezien vanuit de zaal), u kijkt even naar het beeld: is de focus helder, staat het haaks, is de kleur goed …? Deze functionele stilte biedt u de gelegenheid om deze zaken te controleren en zonodig te verbeteren, om te ontspannen en uw gedachten te ordenen. Nog steeds aan de rechterkant voor uw luisteraars, en zo dat zij het scherm én u kunnen zien, gebaart u met uw rechterhand naar het scherm. U kijkt zowel naar de luisteraars als – even – naar het scherm: ‘U ziet de grote gele cirkel links met abc-variabelen. U ziet ook de link met def-aspecten van de productie in de groene tabel. Rechts staat heel duidelijk de ghi-kwaliteitscontrole die voor uw afdeling van essentieel belang is.’

En u gaat verder met het verhaal in detail. Nu mag u meer ruimte innemen. Maar iedere keer als u specifiek aan iets op het scherm refereert, loopt u terug om rechts van de luisteraars te staan terwijl u naar het scherm gebaart. Zo bouwt u een functionele dynamiek in en u kunt steeds spieken van het scherm zonder er echt van te lezen.

Tot slot …

U doet zaken met mensen, niet met machines of schermen. U vertelt het verhaal, met uw dynamiek en enthousiasme. Het scherm is tweedimensionaal, ú bent driedimensionaal. De zorg die u draagt om die ene essentiële dimensie in uw verhal te houden, is aan ú!