Casper is een Scandinaviër die in Nederland woont en werkt voor een groot internationaal bedrijf, waar de voertaal Engels is. Hij bereidt zich voor om naar Brazilië te gaan om daar tijdens een congres een bijdrage te leveren. ‘Hoe lang krijg je, Cas?’ ‘Zo’n 30 minuut.’ ‘Laat het programma eens zien.’

Wat blijkt is dat er een blok van 1½ uur gereserveerd is voor korte verhalen van de dagvoorzitter én drie andere sprekers. De spreektijden staan niet specifiek aangegeven. Wij bespreken de voordelen en nadelen van de andere sprekers – de ene is breedsprakiger dan de andere – zodat Casper inziet dat hij flexibel moet zijn. Om zijn taak nog uitdagender te maken, heeft zijn ‘achterban’ 38 volgepropte PowerPoint-plaatjes voorbereid, die hij zou moeten presenteren. Dat is al bijna onmogelijk in zo’n korte tijd.

‘Cas, ik zie dat je vertolkt wordt in het Spaans, Portugees, Frans en Duits. Hoeveel spreektijd heb je eigenlijk?’ Waarschijnlijk net zoals u, begreep Casper dat zijn spreektijd zo’n 15-20 minuut bedraagt, en dat zijn grootste belemmering het aantal plaatjes zou zijn.

Presenteren met tolken

Stel dat ú gevraagd wordt een lezing of presentatie te houden op zo’n internationale bijeenkomst. U weet dan van tevoren dat u te maken heeft met de vertaaldiensten van tolken. Deze tolken zorgen ervoor dat de diverse taalgroepen uw verhaal kunnen volgen. Welke maatregelen kunt u nemen om uw boodschap optimaal over te dragen?

Uitgangspunt hier is het simultaan vertalen via koptelefoons. Vanwege de eenvoud leest u ‘de spreker’, ‘de tolk’ en hij, maar alle personen kunnen uiteraard vrouwen zijn.

Lezing … of presentatie?

In de eerste zin van dit artikel staat ‘een lezing of presentatie’. Heeft u het idee dat het om hetzelfde gaat? Zijn lezing en presentatie synoniem? Hoe langer u hierover nadenkt, hoe meer u een verschil gaat voelen. Dat is goed, want er is inderdaad een verschil.

Een lezing bereidt u in z’n volledigheid van tevoren voor. U schrijft de tekst precies op zoals u van plan bent om hem op de congresdag te gebruiken. U maakt de visuele hulpmiddelen klaar, met kopieën als bijlage bij de tekst die in de congresmap komt. De teksten op uw sheets of PowerPoint-plaatjes geven de grote lijn van uw verhaal aan. U oefent, en u weet ongeveer hoe lang u nodig heeft om uw verhaal op te lezen. In een lezing ligt uw tekst vast. Eventueel op een paar stukken na, waar u de mogelijkheid inbouwt om in te gaan op actuele opmerkingen van de vorige spreker of de dagvoorzitter.

Een presentatie is heel anders. Uiteraard bereidt u zich voor. Maar u maakt slechts enkele puntsgewijze aantekeningen van een paar woorden per regel, omdat u weet dat deze punten uw gedachten prikkelen om hele alinea’s over het onderwerp te vertellen. Uw visuele hulpmiddelen zijn eenvoudig, en dienen slechts als ondersteuning van uw thema en de ideeën die daarbij horen. U kent de grote lijn van uw presentatie. U kent uw onderwerp van haver tot gort, en u wacht op de presentatie zelf om het af te ronden. Dat wil zeggen: u proeft de sfeer in de zaal, u maakt contact met uw luisteraars. Zij helpen u om er een actieve presentatie van te maken.

Twee uiteenlopende benaderingen

U ziet dat de lezing onafhankelijk van de zaal plaatsvindt, of u de aandacht heeft of niet. De presentatie betrekt de luisteraars, en is afhankelijk van deze betrokkenheid en de aandacht die u als spreker creërt.

U kunt zich voorstellen dat deze voorbeelden twee extremen aangeven. U herkent vast uw eigen presentatiestijl – ergens tussen deze twee uitersten in. Hoe kunnen deze twee voorbeeld-sprekers zich nu het beste voorbereiden op de tolken?

Lezing

Is uw stijl vooral die van de ‘lezing-spreker’? Dan hoeft u alleen ruim van tevoren uw tekst en kopieën van de visuele hulpmiddelen op te sturen aan de seminarorganisator, die verantwoordelijk is voor de tolken. Het is wel belangrijk om de afspraken grondig door te nemen met de organisator. Wie bijvoorbeeld is verantwoordelijk (ook voor de kosten) voor de vertaling die de diverse taalgroepen ontvangen? Wilt u gebruik maken van een tweede, zelfs een derde overheadprojector of beamer om uw verhaal in nog een of twee talen te ondersteunen, dan moet dat op tijd geregeld worden.

De tolk heeft meestal de tijd gehad om zich goed voor te bereiden. Dat betekent het doorlezen van uw tekst, het opzoeken van moeilijke woorden en het ontleden van uw ingewikkelde zinsconstructies. Let op: vermijd al te modieuze en idiomatische taal. Laat taalgrapjes en grapjes in het algemeen achterwege. Ze zijn immers niet letterlijk te vertalen, en hangen af van cultuur.

Als de tolk weet dat u uw tekst letterlijk opleest – behalve waar u aangeeft dat u uitweidt – zou hij u met gemak kunnen volgen of u bewust pauzes inlast of niet. Wel is het hoe dan ook in uw voordeel als spreker om wél voldoende rustpauzes te gebruiken; uw verhaal wint zeker aan kracht … en aandacht!

Maak de tijd vrij om de tolken vóór uw presentatie te ontmoeten. Vraag of ze iets willen weten over uw lezing. Deze ontmoeting biedt hen een gelegenheid om aan uw stem te wennen. Denk aan het bedanken achteraf – ze helpen ú een goede indruk achter te laten! (Neem een relatiegeschenk van uw bedrijf mee!)

Met zo’n benadering is het nodig om uw verhaal enigszins in te korten om rekening te houden met de langere pauzes. Onthoud dat de ene taal meer woorden nodig heeft om hetzelfde te zeggen, dan de andere taal.

Presentatie

Geef de tolken voldoende tekst om een gevoel te krijgen voor uw taalstijl. Zelfs een additionele tekst of een artikel waarin u het over uw presentatie-onderwerp heeft, om ze inzicht te geven in het onderwerp. Laat ze weten wat uw kernthema is, welke ‘boodschap’ de luisteraar mee moet nemen, en welke indruk hij van u als spreker zou moeten krijgen (dat wil zeggen, de ‘sfeer’ of het ‘gevoel’ van de presentatie).

Zorg er uiteraard voor dat de tolken uw aantekeningen krijgen. U doet er goed aan om meer uitleg te geven over de punten die u naar voren brengt. U kunt vast de belangrijkste uitdrukkingen noteren, zodat ze voor de tolken herkenningspunten zijn.

Maak een lijst van de hulpmiddelen die u gebruikt, voor zover mogelijk in de volgorde waarin u verwacht ze te gebruiken. Beschrijf het hulpmiddel, en geef aan hoe u het gebruikt en wat het leerpunt is.

Als u bepaalde kernachtige citaten gebruikt of van plan bent gedichten op te lezen, geef deze aan de tolken. Deze hebben ze hard nodig van tevoren vanwege de beknoptheid van de gedachten.

The rest is up to you. Net als voor de lezing is het belangrijk om aandacht te besteden aan uw taalkeuze. Gebruik eenvoudige en correcte taal. Korte zinnen. En véél denkpauzes. Geef de tolken de tijd om uw gedachten te vertalen, geef uw luisteraars de tijd om u te volgen. Degenen die uw taal spreken zullen u deze pauzes vergeven, ze zullen u er juist dankbaar om zijn. De pianist Arthur Rubinstein zei ooit: ‘Anyone can play the notes, but to play the silences you must be a real master!’

Kijk af en toe naar de tolken. Zo merkt u hoe ver ze zijn met hun vertaling. Dat laat u weten hoe lang uw pauze mag zijn!

Tot slot …

Onthoud altijd dat u de tolken nodig heeft om een belangrijk gedeelte van uw luisteraars te bereiken. Denk in termen van een partnerschap en help hen om ú te helpen!