Mannen: let op de plooien in je (nette) pantalon.
Dit betreft zowel de verticale plooi in de broekspijp als vooral de horizontale plooien die snel ontstaan in het kruis.
Een broekenpers thuis werkt prima voor de broekspijpen. Maar voor de andere plooien – die het werkelijke gebruik en verzorging verraden – is een strijkbout nodig.

Twee werelden, twee culturen. West en Oost. In Japan wordt véél aandacht besteed aan de verpakking. Het is een kunst. Geef een geschenk in Japan en het geheel wordt bewonderd … en opzij gezet. Wanneer ú een cadeau ontvangt in Japan (of waar dan ook van een Japanner) kunt u beter hetzelfde doen: uitpakken komt later, want stel u voor dat u enige tekens van teleurstelling zou laten zien!

Terug naar het westen, waar verpakking een andere waarde heeft in een nuchtere, pragmatische wereld. Stel dat u een geschenk zomaar krijgt, niet eens verpakt. Of dat u het krijgt en het is wel mooi ingepakt. Merkt u enig verschil in hoe u erop reageert, in de waardering die u bij de ander voelt, die er kennelijk meer moeite voor heeft genomen?

Laten we verder kijken naar wat deze metaforen te maken hebben met uw presentatie.

Ontvankelijkheid en leesbaarheid

Stel dat u twee brieven krijgt om te lezen. De ene brief bestaat uit één blok uitgevulde tekst. De tweede brief is ingedeeld in korte alinea’s (eventueel met kopregels om de inhoud van de alinea aan te geven) en is afgedrukt met een rafelige rechtermarge (de zogenaamde ‘Engelse regelval’).
Welke van de twee brieven ervaart u als leesbaarder?
Minstens 95% van de lezers vindt de tweede brief leesbaarder.
Dit is juist waar ‘verpakking’ zo belangrijk is.

Een vrouw ontvangt een brief. Het is perfect geadresseerd, met de naam en voorletters van de vrouw correct gespeld. Alleen staat er ‘De heer’ voor in plaats van ‘Mevrouw’. Ga ervan uit dat bijna alle vrouwen dusdanig hierop reageren dat de inhoud van de brief minder aandacht krijgt dan wanneer ‘Mevrouw’ voor haar naam zou staan.
Denk ook aan mannen met als voornaam ‘Anne’ die brieven aan ‘Mevrouw’ krijgen!

Uw presentatie

Zo ook het belang van de verpakking van wat u wilt vertellen. Het is waar dat in de medische en academische wereld de mening heerst dat het alleen om de inhoud gaat. Daar gaan ze kennelijk voorbij aan het simpele feit dat het moeilijk is om informatie over te dragen aan iemand die uit verveling in slaap valt!

Uw presentatie kan het beste bestaan uit een krachtige kern van een belangrijke boodschap – iets nieuws, iets wat verandering betekent bij de luisteraar, iets motiverends – omgeven door een smakelijke verpakking van herkenbaarheden, citaten, anekdotes, herinneringen aan bekende afspraken of situaties … kortom, alles wat de luisteraar helpt om het nieuwe te plaatsen binnen zijn beleving.

Open staan

Stel u bent inkoper. Twee aanbieders komen bij u om over hun producten te praten. Uw bedrijf heeft deze producten nodig. De twee verkopers hebben vergelijkbare producten van een acceptabele kwaliteit en de prijzen liggen dicht bij elkaar. Maar … u vindt een van de verkopers aardig, en de andere verkoper ervaart u als een kwal! Wie van de twee krijgt de opdracht? De kans is bijzonder groot dat u in zee gaat met de aardige verkoper, omdat u tenslotte samen met hem gaat werken. Om de situatie nog ingewikkelder te maken: als inkoper krijgt u te maken met een aardige verkoper en een aardige verkoopster …!

Zo ook met uw presentatie. Als u zich meteen gedraagt zodat de luisteraar een hekel aan u krijgt of u een taalstijl hanteert die de luisteraars in het harnas jagen, dan werpt u onmiddellijk barrières op die de overdracht van uw inhoud belemmeren.

De positieve kant

Draai het om, en zorg ervoor dat door uw gedrag, houding en taalgebruik uw kans op contact vergroot. Bouw aan een brug tussen u en uw luisteraars. Laat zien dat u iets brengt in hun voordeel, maak het hen snel duidelijk dat u aandacht heeft voor hen, hun wereld en hun behoeften … en u maakt het u makkelijker om de inhoud van uw presentatie over te dragen.

Vermijd clichés (‘Dank u, meneer de voorzitter, voor zo’n prachtige introductie … goedemorgen dames en heren, ik zal u vandaag vertellen …’) en kom meteen tot de kern van de reden voor de bijeenkomst. Gebruik uw nonverbale communicatie (bijvoorbeeld oogcontact, glimlach, open gebaar) om ‘gedag’ tegen de luisteraars te zeggen, en wat betreft uw dagvoorzitter: bewaar uw eerste woorden alt¡jd voor uw luisteraars!

Wanneer u steeds in de ‘u/jullie/jij’-vorm spreekt, in plaats van met ‘ik’, krijgen de luisteraars het gevoel dat u er bent voor hen in plaats van uzelf; en dat werkt in uw voordeel.

Kom dichter bij de luisteraars. U heeft geen lessenaar of presentatie-tafel nodig als barrière. Praat met in plaats van tegen uw luisteraars … en u maakt ze open om de inhoud van uw presentatie te aanvaarden.

Verkopen

Uit onderzoek blijkt dat 80-93% van alle zakelijke beslissingen wordt genomen op grond van niet-zakelijke beweegredenen. Emotie, dus. ‘Inhoud’ is ratio en cognitieve feiten. ‘Verpakking’ is gevoel … en emotie. De mate waarin u gebruik wilt maken van wat duidelijk in uw voordeel is, is nu aan u!

Onthoud dat je auto ook een presentatiemiddel is wat het gewenste imago van je bedrijf betreft.
Meestal betekent dit dat je hem behoort schoon te houden, de binnenkant is opgeruimd (al verdwijnt alle troep in een doos in de kofferbak) en gestofzuigd, en dat blikschade zo snel mogelijk hersteld wordt.

Let wel: je rijstijl hoort er ook bij, evenals hoe netjes je parkeert bij een klant!

Het is nu zaak om deze stelling toe te lichten en aan te passen. Natuurlijk bevestigt u geen ‘junk-berichten’ of cc’s die behoren tot de categorie ‘kijk hoe hard ik werk!’. Afhankelijk van uw functie zou het soms nuttig kunnen zijn om de essentie van ieder bericht te vernemen voordat u het schrapt of archiveert. Misschien krijgt u lucht van interessante trends binnen uw organisatie die voor u nuttig zouden kunnen zijn! Informatie is tenslotte een basis van macht …

Dit gebod is ontstaan uit de enige zekerheid die u heeft, het feit is dat u op de ‘zend’-knop drukt. Wat er daarna gebeurt is volledig buiten uw controle. Heeft u ooit een bericht teruggekregen door een ‘Postmaster Daemon’, om welke reden dan ook? Wees in zo’n geval blij, want dan kunt u actie ondernemen! Een percentage van alle berichten verdwijnt, een zwakte inherent aan de structuur van internet. En wat weet ú van de software- of hardwareperikelen van uw relatie waardoor uw bericht verdwijnt?

U heeft iedere dag natuurlijk veel meer te doen dan alleen e-mailen. Maar sta stil hoe u overkomt wanneer u berichten wél én passend bevestigt. Zou dat in uw zakelijk voordeel kunnen zijn?

Voorbeeldoplossingen
Schrijf in het onderwerpveld zoiets als:

Dank voor je bericht, Jan! Ik kom er donderdag op terug! DAVID

Heb nu geen ruimte om adequaat te reageren, Jan! Vraag Frans! DAVID

Ik kom er z.s.m. op terug! DAVID

U schrapt alle tekst uit het bericht (en zeker de ‘Disclaimer’!) behalve de 4-6 regels van het ‘info-blok’ onder de woorden ‘Oorspronkelijk bericht’. Deze zijn nodig als referentie voor de inhoud van het bericht.

Beloof in uw korte tekst alleen wat u verwacht te kunnen afleveren, dus creëer de tijd en ruimte die ú nodig heeft. Onthoud dat Napoleon zijn post altijd zo’n 3 weken liet liggen voordat hij het opende. Tegen die tijd waren de meeste zaken al opgelost en zeker niet meer actueel! (Rest de vraag of dit gedrag enig verband heeft met zijn teloorgang …)
Een ‘sub-gebod’ luidt: gij zult ook de ontvangst van brieven en pakjes bevestigen. Het is waar dat iemand op kantoor hoogstwaarschijnlijk getekend heeft voor ontvangst, maar dat is anders dan dat de zender weet dat het pakje aangekomen is. Overweeg nogmaals hoe u overkomt wanneer u een eenvoudig kort bericht stuurt met deze tekst in het onderwerpveld:

Documenten zojuist gekregen, Jan! Ze gaan morgen, ondertekend, weer op
de post! DAVID

Er is maar een piepkleine beperking aan deze benadering van e-mail: er is een klein percentage van gebruikers dat geen gebruik maakt van het onderwerpveld noch léést (zien ze het sowieso?) dat veld. Van zulke gebruikers kan je een bericht verwachten met de opmerking: “Wablief? Ik kreeg een leeg bericht van je …”

Vele lezers van dit artikel weten hoe waardevol een netwerk is, of het zakelijk is of privé. Het is een algemeen feit dat ‘mensen andere mensen aardig vinden die op hen lijken’, waardoor we de neiging hebben om zaken te doen met degenen waarmee we ‘klikken’.

Hoewel er culturen zijn waar ‘bedanken’ inherent is aan het enkel ontvangen, zijn er ook veel culturen waar enige bevestiging van ontvangst van het geschenk nodig is – zoals met de woorden ‘dank u’.
Sta even stil bij de vraag hoe lang hoe u verjaardagsgeschenken zou blijven sturen aan jonge neven en nichten als u nooit een teken van ontvangst zou ontvangen, laat staan enig teken van waardering …

Zo ook de waarde van het bevestigen van de ontvangst van berichten uit uw netwerk. Bevestiging stimuleert de stroom van potentieel waardevolle informatie. Het ligt aan ú om te schiften en te schrappen!

Het is zaak om hier even stil te staan bij de Leesbevestiging. Feitelijk is dit een verzoek om de ontvangst van het bericht te bevestigen, dat het ‘op uw scherm’ is verschenen. Lezen is immers een stapje verder!
Hoewel veel e-mailprogramma’s deze functionaliteit ondersteunen is het even waar dat er veel programma’s zijn (zoals Mail of Entourage in Mac OS) waar het ontbreekt.
Heeft ú correspondenten die een leesbevestiging als automatisch hebben ingesteld, zelfs voor ieder wissewasje dat ze sturen, zelfs een internetmopje? Geef toe dat u wel eens zo’n verzoek negeert. We weten dus dat het er om vragen geen zekerheid biedt over de werkelijke ontvangst van het bericht – ondanks de vele e-mailers die in hun eigen nadeel geloven dat het wel zo is.

Zelf heb ik een opdrachtgever die nooit de ontvangst van mijn berichten direct bevestigde. Na een periode van drie maanden ontdekte ik dat ze feitelijk maar twee van mijn zeven berichten had ontvangen. De ontbrekende berichten heb ik opnieuw verzonden alleen om te ontdekken dat er kennelijk een fout was (is!) bij de systeemadministratie van haar bedrijf, waardoor mijn berichten werden geblokkeerd. Zonder haar noch mij ervan op de hoogte te brengen. Omdat mijn opdrachtgever nooit door had wat het nut is van het bevestigen van berichten heb ik de gewoonte ontwikkeld om haar te bellen of te sms-en een uur na verzending om de ontvangst te controleren.

Gebruik het verzoek om een leesbevestiging uitsluitend wanneer het uiterst belangrijk is, zoals met deadlines of met potentieel negatieve consequenties wanneer het bericht niet ‘gezien’ wordt. Soms is het voldoende om een zinnetje op te nemen in de tekst, voor de afrondende groet, met het verzoek om het bericht te bevestigen:

Tot slot, Jan, laat je me even weten of je dit bericht hebt ontvangen? Alvast bedankt!