Wanneer je de voicemail van een ander, die je graag wil spreken, bereikt, hang eventueel op en bereid zorgvuldig je bericht voor. Bel terug en spreek duidelijk en enthousiast in; prikkel de ander om je terug te willen bellen – in z’n voordeel!

Check je eigen voicemail bericht (‘uitgaande’) voor onzin-uitdrukkingen zoals: “Ik kan u helaas nu niet te woord staan” en schrap ze zo snel mogelijk. Wanneer je een nieuwe tekst inspreekt:

– kies een rustige omgeving (dus: NIET in de auto op de snelweg!)
– spreek (ar-ti-cu-leer) duidelijk
– spreek met een glimlach
– verhoog lichtelijk je tempo
– overdrijf de afwisseling van je intonatie

Neem het je voor om af en toe – om de week, bijvoorbeeld – naar je bedrijfswebsite te kijken. Klik zo maar op verschillende links of menu’s, en wees alert voor fouten en mogelijke suggesties die in je opkomen. Geef ze dan door! Als de site de volgende keer nog steeds niet aangepast is, kan je je afvragen of de beoogde kwaliteit van het bedrijf waar je nu werkt past bij je persoonlijke kwaliteitsdoelen!

Schrap de nietszeggende cliché-uitdrukking: “… het een en ander …” Wees duidelijk in wat je precies bedoelt. Het is te vergelijken met het zeggen/schrijven ‘enz’ of ‘etc’, die je evengoed kunt schrappen. Wees specifiek, vul het in voor de ander (want dat doet hij toch niet!).

“… van gedachten wisselen …” Zég wat je wilt bespreken omwille van welk resultaat.

Vreemd genoeg komt deze mythe vaak voor in de academische, medische en technische wereld; het is daar min of meer een norm geworden. In de commercie komt het ook voor, maar meer uit angst, onzekerheid en vooral onwetendheid. Wat is de realiteit en waar ligt de grens?

Een kwestie van vertrouwen

U wilt uw verhaal vertellen, en u wilt dat de luisteraar u serieus neemt. Zo klinkt de uitdrukking: ‘iemand serieus nemen’. Maar betekent dat, dat u zich serieus moet gedragen? Dit is een misvatting. Lees verder om te zien hoe belangrijk een bepaalde balans is om als geloofwaardig over te komen, zodat de ander het nodige vertrouwen in u kan hebben.

Vijf pijlers: I

Een analyse van geloofwaardigheid laat zien dat er vijf gebieden zijn waarop een ander uw gedrag evalueert. De eerste betreft de kennis die u heeft van het onderwerp. Overweeg dan of u inderdaad de aangewezen persoon bent om dit verhaal te vertellen. Heeft u voldoende kennis? Heeft u misschien te veel kennis?!?

U moet voldoende weten, van de markt, van ontwikkelingen, en van uw concurrenten. Maar u weet ook dat uw tijd – de ‘slot’ waarin u uw presentatie mag neerzetten – beperkt is.

Verder is het belangrijk om u af te vragen of uw luisteraars komen voor een ‘hoorcollege’ … want ‘gegevensverstrekking is géén communicatie’. Uw taak is om net de juiste selectie informatie te geven opdat de luisteraar er iets mee kan doen. Dat ‘iets’ is een vervolgactie, een stap in een richting die hem aanspreekt en voor hem nuttig is.

Vijf pijlers: II

Wat is meestal interessanter dan de feiten (kennis)? Wat u ermee kunt doen! Dit is het gebied van de deskundigheid, waar u bewijst dat u uw kennis in de praktijk kunt brengen. Dit is het gebied van inzichten (vooral in de wereld van uw ontvangers), van bewijzen van ervaring, expertise of know-how. Hier zijn tastbare voorbeelden, metaforen en anekdotes op hun plaats.

Einstein zei ooit: ‘Brilliance is the art of taking the complex and making it simple.’ Met deskundigheid bewijst u uw ‘brilliance’!

Vijf pijlers: III

Een bepaalde dynamiek is essentieel als ‘verpakking’ van uw boodschap. Het is bijvoorbeeld een vlotte, overwogen woordkeuze van spreektaal, korte zinnen, de tegenwoordige tijd en een positieve zinswending. Het is ook de afwisseling en levendigheid in uw stem, de functionaliteit van uw beweging, gebaren, houding, mimiek en de afstand die u van uw luisteraars houdt. ‘Powerful people take up more space’ is een heldere indicatie van hoe belangrijk het is om ruimte te scheppen bij het indelen van uw presentatie-ruimte, de beschikbare ruimte werkelijk in te nemen, en door u te ontspannen, een juiste functionaliteit in uw lichaamstaal te bevorderen.

Vijf pijlers: IV

Als u alleen maar dynamisch bent, is dat op den duur saai voor uw luisteraars. Met de kalmte krijgt u de nodige afwisseling: stilte in plaats van praten; stilstaan in plaats van heen en weer lopen; de armen en handen langs het lijf laten hangen in plaats van steeds in de lucht te wapperen.

‘Kalmte’ in de mondelinge presentatie is te vergelijken met ‘witruimte’ op papier: een ruime bladspiegel met brede marges en – wat betreft A4-papier – een rafelige rechtermarge (de zogenaamde Engelse regelval) maken uw tekst leesbaarder. Wanneer u kopregels gebruikt bij de alinea’s, verhoogt u de leesbaarheid nog meer.

Het is juist de dynamische afwisseling tussen de derde en vierde pijlers die zo gunstig is voor uw geloofwaardigheid.

Vijf pijlers: V

De laatste van deze vijf punten, en wel de allerbelangrijkste, is een breed concept met de naam in jargon ‘extraversie’. Dit is een verzameling van een reeks gedragingen die samen ervoor zorgen dat de ander u aardig genoeg vindt om naar u te luisteren. Het is bijvoorbeeld de warmte van uw blik, de rust in uw lichaam, uw capaciteit om functionele gebaren te maken, de warmte en kracht in uw glimlach en in uw handdruk, de belangstelling die u toont voor de ander en zijn wereld, zijn behoeften, zijn problemen. Het is uw capaciteit om voor de groep te staan en hen de indruk te geven dat u op uw gemak bent, dat u boven de stof staat en dat u het leuk vindt om daar te zijn.

Dus …

Al lezend heeft u al uw eigen conclusies getrokken over welke aspecten van uw gedrag de nodige aandacht kunnen gebruiken. Ook kunt u deze korte analyse gebruiken om u inzicht te bieden in waarom u een ander wél – of niet – vertrouwt!

Een keerzijde

Stel dat u benaderd wordt door een heel aardige man die graag zaken met u wil doen. U zou in zijn interessant ogende project moeten investeren. U voelt zich meteen op uw gemak bij hem, hij komt met veel verhalen die lijken te bewijzen hoe succesvol hij is … maar u twijfelt. Punten II tot en met V lijken bij hem helemaal in orde te zijn, maar u vraagt om tastbaar bewijs: de feiten! Frappant genoeg verdwijnt deze meneer uit uw leven … oplichters hebben het moeilijk om overtuigende feiten voor te leggen!

De ‘glimlach’

In een van mijn trainingen is een mooie vrouw met rood haar. Ze glimlacht makkelijk. Té makkelijk, zoals blijkt uit haar presentatie, waardoor haar geloofwaardigheid daalt. ‘People with power smile because they are pleased; people without power smile in order to please’ is een stelling die zeker bij haar klopt. Té blijft té.

Eén manier voor de ‘serieuze’ sprekers om als wat aardiger over te komen, is te leren uitademen tussen hun zinnetjes. Uitademen door de mond, met losse kaken. Ademen op deze wijze helpt om de indruk te geven dat ze ‘subtiel’ glimlachen – en dat is al voldoende om de stemming van de luisteraar te beïnvloeden.

Tot slot …

Geloofwaardigheid heeft wel iets en ook niets met ‘serieus’ zijn te maken. Het gaat om de afwisseling, gebaseerd op uw bereidheid om de presentatie serieus genoeg te nemen dat u zich voorbereidt en zonodig laat trainen. (Dit toont ook respect voor uw luisteraars.) Het gaat om de ontspannen indruk die u geeft, zodat u zowel op degelijke wijze het verhaal kunt neerzetten, als af en toe een luchtige, relevante anekdote vertellen. En dat allemaal met een ingetogen rust en duidelijk plezier – dán kan de ander vertrouwen in u hebben, dán kan hij u serieus nemen!