Situatie: een internationaal congres waar een Japanse hoogleraar een toespraak in het Engels opleest. Totaal onverstaanbaar, omdat de man geen woord Engels kent en het verhaal staat fonetisch op schrift.

Situatie: als Nederlander is uw Engels redelijk tot goed. U levert een bijdrage aan een bijeenkomst in Duitsland waar uw collega’s vanuit diverse landen aanwezig zijn: uit Italië, Spanje, Frankrijk, de VS en Griekenland. Formeel is Engels dé taal van uw organisatie, maar in schriftelijke (e-mail!) uitwisselingen is het u allang opgevallen dat het niveau van het Engels bijzonder verschillend is. U draaft door met uw presentatie en twijfelt of u goed overkomt.

Communicatie

Waar kunt u het beste opletten? Er zijn drie belangrijke onderdelen die de aandacht verdienen: uw taalkeuze, de ‘verpakking’ van uw woorden (uw stem) en de ‘verpakking’ van uw stem (uw lichaam). Deze drie elementen dragen bij tot de duidelijkheid van wat u zegt, ze vormen een belangrijke basis voor uw geloofwaardigheid, en uiteraard ondersteunen ze uw verstaanbaarheid.

Verbale communicatie

De volgende aanwijzingen voor de taal zijn uw belangrijkste aandachtsgebieden:

• Houd uw woorden eenvoudig. Waar Nederlanders woorden samenvoegen – zoals ‘aandachtsgebieden’ – kunt u beter in het Engels zoeken naar ‘gebieden die uw aandacht verdienen’. Dit geldt beslist voor vaktaal.

• Zorg ervoor dat u uw zinnen kort houdt. Zo maakt u minder fouten, en u bent makkelijker te volgen.

• Houd de grammatica eenvoudig, met als uitgangspunt de basisregel: Subject – Verb – Object.

• Gebruik waar mogelijk de tegenwoordige tijd, zelfs als het over de toekomst gaat.

• Leer het verschil tussen ‘I work – I have worked – I worked – I have been working’. Dit is voor Nederlanders een traditionele valkuil die tot verwarring leidt.

• Wees precies in wat u bedoelt met ‘good’ en ‘nice’, en gebruik juist andere woorden.

• Schrap zo veel mogelijk het woord ‘I’ en gebruik veelvuldig ‘you’.

• Vermijd clichés en idiomatische taal: gebruik steeds letterlijke uitdrukkingen, en vertaal nooit een idiomatische uitdrukking letterlijk. Zo kwam Den Uyl ooit, na een bespreking in New York, met de uitdrukking: ‘Come on now, let’s all be gay!’ Of bij een meningsverschil zou hij ooit hebben gezegd: ‘That’s whole other cake!’

Nonverbale communicatie I: stem

De ‘verpakking’ van uw woorden is op de eerste plaats uw stem. Belangrijke aspecten van uw stem zijn volume, intonatie en tempo (snelheid). U weet vast uit eigen ervaring dat verschillende culturen enigszins herkenbaar zijn van het stemgebruik.

Dit zijn enkele van de vaak voorkomende oordelen: Duitsers spreken vrij langzaam, met een zware stem; alles klinkt gewichtig. Scandinaviërs komen wat rustig en bescheiden over: zacht, ingetogen maar wel met een duidelijke intonatie. Italianen, Spanjaarden en Grieken lijken altijd opgewonden te zijn. Amerikanen ‘kauwen’ hun woorden en hebben vaak een diepe, vlakke intonatie.

Of deze opmerkingen echt waar zijn, is niet aan de orde. Wel klopt het dat wanneer u voor een groep presenteert, met deelnemers uit verschillende landen, uw afwisseling in volume, intonatie en een wat verlaagd tempo iedereen helpen om zich meer thuis te voelen bij u. Zo komt u ontspannen, vriendelijk, zelfverzekerd en gepast enthousiast over – kenmerken die waarschijnlijk in uw voordeel zijn.

Om u te helpen met deze afwisseling, gebruik korte zinnen en adem uit bij de interpunctie. Zo brengt u functionele stiltes in uw verhaal. Pauzes helpen de luisteraars om u te volgen. Vooral bij internationale bijeenkomsten heeft u veel meer stilte nodig om uw woorden kracht bij te zetten. Zoals de Vlaming Karel Jonckheere ooit zei: De woorden mogen gebruikt worden uitsluitend om de stilte te verbeteren.

Nonverbale communicatie II: gebaren

Een Engelsman presenteert in Zwitserland. Lekker losjes. Hij loopt heen en weer en slaat af en toe met z’n vuist in de andere hand, om wat krachtiger over te komen. Het is een duidelijk gebaar in veel landen en culturen, maar juist in Zwitserland heeft het de betekenis van F*ck you!

U presenteert in een internationale groep en wilt aangeven dat de situatie helemaal goed zit. U geeft het bekende oké-gebaar van een cirkel gevormd door uw duim en wijsvinger. Uw Amerikaanse en West-Europese luisteraars weten inderdaad dat het snor zit met uw project. De Japanse deelnemers zouden kunnen denken dat het project veel geld kost – u maakt toch een gebaar dat in Japan ‘geld’ betekent! Bij sommige van uw mannelijke Zuid-Amerikaanse, Griekse en Arabische deelnemers loopt u het risico dat ze zich bijzonder beledigd voelen vanwege de negatieve sexuele betekenis van het gebaar.

Waarschijnlijk kent u ook het betekenisverschil tussen Nederland en Frankrijk wat betreft het gebaar met de vinger op het voorhoofd.

U kunt terecht concluderen dat naast uw taal, uw nonverbale gedrag (zo’n 80-93% van de communicatie) een bron van veel potentiële misverstanden is!

Nonverbale communicatie III

Omdat dit artikel voornamelijk over de taal gaat, blijft deze paragraaf kort. Denk aan gepast afwisselende beweging, aan een duidelijke mimiek, aan uw houding (wanneer u rechtop staat, komt u eerder als ‘op-recht’ over!) en de afwisselende afstand die u met uw luisteraars houdt.

Verder hoort uw kledingkeuze en uw uiterlijke verzorging hierbij. Bijvoorbeeld: bij een Japanner komt u serieuzer over in een wit overhemd en kostuum; wat betreft uw kapsel, denk aan hoe netjes Italiaanse mannen er meestal uitzien; gepoetste schoenen zijn een belangrijk teken in veel culturen; en voor vrouwen is de keuze tussen rok en pantalon wel van belang.

Tot slot …

U ziet dat uw verstaanbaarheid meer te maken heeft met de verpakking van de woorden dan de woorden zelf. Uw gebrekkige taal wordt eerder over het hoofd gezien wanneer de verpakking in orde is. In plaats van een cursus Engels volgen (wat sowieso leerzaam kan zijn!) is een presentatietraining misschien nog meer op z’n plaats!