Een boek te lezen als u ooit twijfelde over de veiligheid van Nederland ‘achter de dijken’. Of u na het lezen rustig slaapt, is dan de vraag …

Henk Saeijs is de geestelijk vader van de modernisatie van waterbeheer in de tweede helft van de vorige eeuw. Zijn oorspronkelijk boek, Weg van Water, is in 2006 verschenen, mede gefinancieerd door Rijkswaterstaat.
Aan de Engelstalige versie heb ik mee moge werken door het opknappen van het Engels van de teksten die ik te zien kreeg.

Saeijs’ brede kijk op waterbeheer in en om Nederland bewijst zijn meesterschap in een onmogelijk complex onderwerp. Nederland ontvangt en doorvoert water uit verschillende landen, tot aan Zwitserland toe. Ook het beheer in deze landen heeft verrijkende invloed op het beleid hier. Gebrek aan samenwerking, kortzichtig politiek denken, prestigeprojecten, ad hoc oplossingen, schrikbarende geschiedenis, lessen in waterbeheer op globaal niveau – dit en meer zijn te vinden in dit boeiende boek.

Nog een mythe over presenteren, makkelijk te doorgronden tijdens een presentatietraining … Lees verder!

Stel, uw baas vraagt u om deel te nemen aan zijn vergadering. Op zijn aanwijzing maakt u twee uur vrij in uw agenda … en plant uw andere afspraken erom heen. U komt op tijd naar de vergadering, maar de baas heeft vertraging en de bijeenkomst begint laat. Na twee uur is maar de helft van de agenda-punten afgewerkt en u begint zich ongemakkelijk te voelen over uw volgende afspraken. Wat doet u?

Stel, uw baas vraagt uw aanwezigheid om een vervolgvergadering. Nu bent u voorzichtig en ondanks uw eigen drukke bezigheden houdt u de rest van de dag vrij. Efficiënt of alleen maar verstandig?

Stel, u gaat naar een vergadering waar de voorzitter twee uur voor heeft gepland. Na iets meer dan 1½ uur is de vergadering afgelopen. Alle zaken zijn gedaan, en waarschijnlijk houdt u een prettig gevoel over aan de daadkracht en efficiëntie van de voorzitter. Bij een vervolgvergadering wordt uw positief beeld bevestigd.

Naar welke van de vergaderingen gaat u met plezier toe?

Nu de stap naar de presentatie.

Een heldere boodschap

Bij iedere vorm van presentatie – of het een brief, en fax, telefoongesprek, onderhandeling of formele presentatie is – draagt u twee essenties over: een gevoelsbeeld en een boodschap. U zou kunnen zeggen dat het eerste de ‘verpakking’ is, en het tweede de ‘inhoud’. Deze twee essenties zijn de antwoorden op twee herkenbare vragen, die u hoogstwaarschijnlijk ook wel eens stelt aan collega’s en vrienden, al ging het over een film of de vakantie, laat staan het werk:

• ‘Hoe was het?’

• ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heb je er aan gehad?’

In het kader van deze mythe besteden we hier aandacht aan het antwoord op de tweede vraag, dus aan de ‘boodschap’. Beschouw de boodschap als de enige conclusie die de luisteraar mág trekken na het bijwonen van uw presentatie (of: lezen van uw verslag of brief).

Wanneer u zelf duidelijkheid heeft over welke boodschap u wilt dat de luisteraar meeneemt, dan heeft u een krachtige toetssteen voor alles wat u kiest te vertellen. Stelling: als u uw boodschap niet in 10 minuten kunt overdragen, waarom denkt u dan dat u dat in 30 minuten wel kunt doen? (Vul zelf andere, toepasselijke tijden in.)

‘Always leave …’

Om uw verhaal spannend te houden, en om er
voor te zorgen dat uw luisteraars u nodig hebben, is het in uw voordeel om nooit zo uitvoerig te zijn als u denkt. ‘Always leave the customer wanting more’ is een waardevol advies ook wanneer het om uw presentatie aan collega’s, klanten of deelnemers aan een seminar gaat.

Professioneel

Hoewel u misschien geen professionele presentator bent, hoort presenteren net als telefoneren en vergaderen bij uw vak. Daarbij hoort een bepaald niveau van professioneel en zakelijk gedrag. Respecteer de tijd van uw luisteraars – ook hun tijd is geld waard! De Duitse mysticus, Thomas à Kempis, zei: Niemand spreekt zonder gevaar, als hij niet op tijd weet te zwijgen.

Uitzondering

Ooit werd ik gevraagd om de slotpresentatie te houden bij een jaarcongres van een bekende landelijke vakvereniging. Een vrolijke Vlaamse TV-weerman zou de dag aan elkaar breien. Tijdens de voorbesprekingen voorzag ik gevaren wat betreft de timing van een vol programma met zo’n ‘ceremoniemeester’ die ook met zijn ego een dagje uit wilde. Ik zou om 11.20 beginnen en om 11.45 stoppen voor een vroege lunch. Pas om 11.40 werd ik eindelijk aangekondigd. Om precies 11.45 stopte ik met mijn verhaal, gaf ik het ‘time-out’ signaal met mijn handen, en zei: ‘Formeel zou ik nu stoppen, maar aangezien ik 20 minuten later mocht beginnen, neem ik nog 5 minuten van uw kostbare tijd.’ Ik hervatte mijn verhaal, ging door tot 11.50 precies, kwam tot afronding en kreeg een warm applaus.

Ik hoorde achteraf dat mijn verhaal krachtig overkwam en dat de boodschap helder was. Door het centraal houden van een eenduidige boodschap kon ik flexibel zijn in mijn verhaal. U begrijpt dat het problematisch zou zijn geweest om mijn volledige 25 minuten op te eisen!

Tot slot …

Menig verhaal kenmerkt zich door vier TE’s, namelijk:

• TE lang (lange woorden, lange zinnen, lang van stof)

• TE veel (een overdaad aan informatie en feiten; ook te veel woorden, te veel sheets/PowerPoint-plaatjes, te weinig illustraties, te weinig voorbeelden)

• TE saai (ook een functie van te lang en te veel, maar dit zit ook in een monotoon stemgebruik en gebrekkige dynamiek)

• TE snel (te weinig tijd per onderwerp, zo veel sheets dat een ‘sheet-show’ of ‘dia-diarree’ ontstaat, te snel praten om alles toch te vertellen).

Misschien is het in deze context verstandig om aan de wijze woorden van de Franse schrijver Montesquieu te denken: Wat redenaars aan diepte ontbreekt, geven ze u aan lengte.

Hoe kort en ‘to the point’ ú presenteert, is dus aan ú!