Laten we beginnen door korte metten te maken met het woord ‘gehoor’. We hebben het hier over een synoniem van ‘zaal’, ‘publiek’ of ‘toehoorders’. Het heeft dus niets te maken met uw zintuigen! Wanneer u in termen van een ‘gehoor’ denkt en praat, dan schept u een afstand die onvoordelig is. U schept een situatie waarin u eerder een ‘lezing’ dan een ‘presentatie’ houdt. Afstand schept plechtigheid, plechtigheid schept afstand, en met afstand komt u moeilijker tot (ver)koopovereenkomsten. En tenslotte moeten uw luisteraars ú op de eerste plaats ‘kopen’ voordat ze uw bedrijf ‘kopen’, voordat ze uw oplossing (dienst, product, boodschap) ‘kopen’ of écht met geld kopen.

Hoezo, heterogeen?
Al komen alle deelnemers aan de bijeenkomst uit hetzelfde bedrijf, iedereen is anders, iedereen heeft een andere functie, andere verantwoordelijkheden, een andere kijk op de wereld, andere zorgen, andere succescriteria, en iedereen draagt een andere ‘bril’.

Wel is het waar dat wanneer u presenteert aan bijvoorbeeld de afdeling inkoop van een groot bedrijf, een groep autoverkopers, of een management team, er inderdaad sprake is van een hoger niveau van eensgezindheid dan bijvoorbeeld tijdens een open inschrijving voor een willekeurig seminar.

Ooit gaf ik training in Praag aan een groep van zo’n 25 medische specialisten uit 9 verschillende landen. Allemaal hetzelfde vakgebied (dus, homogeen), maar o, wat waren er culturele verschillen, laat staan verschillen in opleiding, ervaring, benadering en ego!

Aanpassen I
Het is uw taak als spreker om rekening te houden met de verschillen die u van tevoren weet, en óók met de verschillen die u niet weet, maar kunt vermoeden. Hoe komt u meer op één lijn met uw luisteraars? Door bijvoorbeeld vragen te stellen:

‘Wie van u/jullie hier vanmiddag is verantwoordelijk voor voorraad-beheer?’
‘Wie van u/jullie rijdt meer dan 20.000 zakelijke kilometers per jaar?’
‘En wie van u/jullie heeft baat bij het versneld vervangen van het computer-systeem?’ Stel vragen die u positief formuleert (dus, zonder ‘niet’ of ‘geen’) en waarop u een aantal ‘ja’-reacties kunt verwachten. Om u te helpen deze reacties te krijgen, steek bij het vragen uw linkerhand op, kijk de zaal in en kijk naar uw luisteraars, en knik zachtjes met een vragende blik op uw gezicht. Uw opgestoken hand is een signaal voor sommigen om de eigen hand op te steken, uw eigen hoofdknikken stimuleert de ‘ja’-knik-reacties, en door te kijken, kunt u de reacties zien!

Onthoud dat wat u niet weet over uw luisteraars óók een mate van kennis is! Daar kunt u vragen over stellen.

Aanpassen II
In het traditionele ‘lezing-model’ gaat de spreker op logische wijze van stap A naar stap B naar stap C … tot en met Z. Prima voor een boek, maar het moderne, dynamische presentatie-model maakt gebruik van een andere structuur. De logische volgorde, zoals gezien door de spreker, is anders voor de luisteraar die tenslotte alleen krijgt wat hij op dat moment krijgt!

Maak de boodschap – de enige conclusie die de luisteraar mag trekken na het horen van het verhaal – de rode draad van uw presentatie. Zorg ervoor dat bij alles wat u vertelt ook de verschillende luisteraars deze eenduidige conclusie trekken.

Daarom is het zaak om uw sub-doelgroepen aan te spreken wanneer u uw onderwerp vanuit de verschillende invalshoeken bespreekt. Zo bouwt u ook de nodige herhaling in uw presentatie in:

‘Jullie magazijn-medewerkers weten als geen ander hoe belangrijk een complete invoering van gegevens is om snelle orderverwerking mogelijk te maken … toch?’ (Kijk, hoofdknikkend, linkerhand ontspannen uitgestrekt naar hen toe, in de richting van degenen die eerder antwoord gaven op uw vraag. Wacht op enige reactie; al blijft deze uit, ga gewoon door – de overige luisteraars hebben úw knik gezien!)

‘De vertegenwoordigers hier vanmiddag, jullie ervaren iedere dag waarom verandering in het systeem noodzakelijk is.’

‘Degenen onder jullie – jij … en jij, bijvoorbeeld (even in hun richting wijzen met de open hand) – die de complexe transacties dagelijks verwerken … klopt het dat jullie trappelen om de aangepaste software geïnstalleerd te krijgen?’

Verklein de afstand
Gebruik waar mogelijk de informele ‘jullie’-vorm om de kloof te verkleinen. Taalkundig is het dan acceptabel om over te gaan in de ‘je’-vorm (enkelvoud). Logisch, want uiteindelijk iedere luisteraar (enkelvoud) luistert voor zichzelf. Hoe groot of klein de afstand is en hoe innig het contact met uw luisteraars, dit zijn allemaal zaken waar u zelf aan kunt werken. Het succes van het praten met in plaats van tegen, dat ligt nu bij ú!