Het is nu zaak om deze stelling toe te lichten en aan te passen. Natuurlijk bevestigt u geen ‘junk-berichten’ of cc’s die behoren tot de categorie ‘kijk hoe hard ik werk!’. Afhankelijk van uw functie zou het soms nuttig kunnen zijn om de essentie van ieder bericht te vernemen voordat u het schrapt of archiveert. Misschien krijgt u lucht van interessante trends binnen uw organisatie die voor u nuttig zouden kunnen zijn! Informatie is tenslotte een basis van macht …

Dit gebod is ontstaan uit de enige zekerheid die u heeft, het feit is dat u op de ‘zend’-knop drukt. Wat er daarna gebeurt is volledig buiten uw controle. Heeft u ooit een bericht teruggekregen door een ‘Postmaster Daemon’, om welke reden dan ook? Wees in zo’n geval blij, want dan kunt u actie ondernemen! Een percentage van alle berichten verdwijnt, een zwakte inherent aan de structuur van internet. En wat weet ú van de software- of hardwareperikelen van uw relatie waardoor uw bericht verdwijnt?

U heeft iedere dag natuurlijk veel meer te doen dan alleen e-mailen. Maar sta stil hoe u overkomt wanneer u berichten wél én passend bevestigt. Zou dat in uw zakelijk voordeel kunnen zijn?

Voorbeeldoplossingen
Schrijf in het onderwerpveld zoiets als:

Dank voor je bericht, Jan! Ik kom er donderdag op terug! DAVID

Heb nu geen ruimte om adequaat te reageren, Jan! Vraag Frans! DAVID

Ik kom er z.s.m. op terug! DAVID

U schrapt alle tekst uit het bericht (en zeker de ‘Disclaimer’!) behalve de 4-6 regels van het ‘info-blok’ onder de woorden ‘Oorspronkelijk bericht’. Deze zijn nodig als referentie voor de inhoud van het bericht.

Beloof in uw korte tekst alleen wat u verwacht te kunnen afleveren, dus creëer de tijd en ruimte die ú nodig heeft. Onthoud dat Napoleon zijn post altijd zo’n 3 weken liet liggen voordat hij het opende. Tegen die tijd waren de meeste zaken al opgelost en zeker niet meer actueel! (Rest de vraag of dit gedrag enig verband heeft met zijn teloorgang …)
Een ‘sub-gebod’ luidt: gij zult ook de ontvangst van brieven en pakjes bevestigen. Het is waar dat iemand op kantoor hoogstwaarschijnlijk getekend heeft voor ontvangst, maar dat is anders dan dat de zender weet dat het pakje aangekomen is. Overweeg nogmaals hoe u overkomt wanneer u een eenvoudig kort bericht stuurt met deze tekst in het onderwerpveld:

Documenten zojuist gekregen, Jan! Ze gaan morgen, ondertekend, weer op
de post! DAVID

Er is maar een piepkleine beperking aan deze benadering van e-mail: er is een klein percentage van gebruikers dat geen gebruik maakt van het onderwerpveld noch léést (zien ze het sowieso?) dat veld. Van zulke gebruikers kan je een bericht verwachten met de opmerking: “Wablief? Ik kreeg een leeg bericht van je …”

Vele lezers van dit artikel weten hoe waardevol een netwerk is, of het zakelijk is of privé. Het is een algemeen feit dat ‘mensen andere mensen aardig vinden die op hen lijken’, waardoor we de neiging hebben om zaken te doen met degenen waarmee we ‘klikken’.

Hoewel er culturen zijn waar ‘bedanken’ inherent is aan het enkel ontvangen, zijn er ook veel culturen waar enige bevestiging van ontvangst van het geschenk nodig is – zoals met de woorden ‘dank u’.
Sta even stil bij de vraag hoe lang hoe u verjaardagsgeschenken zou blijven sturen aan jonge neven en nichten als u nooit een teken van ontvangst zou ontvangen, laat staan enig teken van waardering …

Zo ook de waarde van het bevestigen van de ontvangst van berichten uit uw netwerk. Bevestiging stimuleert de stroom van potentieel waardevolle informatie. Het ligt aan ú om te schiften en te schrappen!

Het is zaak om hier even stil te staan bij de Leesbevestiging. Feitelijk is dit een verzoek om de ontvangst van het bericht te bevestigen, dat het ‘op uw scherm’ is verschenen. Lezen is immers een stapje verder!
Hoewel veel e-mailprogramma’s deze functionaliteit ondersteunen is het even waar dat er veel programma’s zijn (zoals Mail of Entourage in Mac OS) waar het ontbreekt.
Heeft ú correspondenten die een leesbevestiging als automatisch hebben ingesteld, zelfs voor ieder wissewasje dat ze sturen, zelfs een internetmopje? Geef toe dat u wel eens zo’n verzoek negeert. We weten dus dat het er om vragen geen zekerheid biedt over de werkelijke ontvangst van het bericht – ondanks de vele e-mailers die in hun eigen nadeel geloven dat het wel zo is.

Zelf heb ik een opdrachtgever die nooit de ontvangst van mijn berichten direct bevestigde. Na een periode van drie maanden ontdekte ik dat ze feitelijk maar twee van mijn zeven berichten had ontvangen. De ontbrekende berichten heb ik opnieuw verzonden alleen om te ontdekken dat er kennelijk een fout was (is!) bij de systeemadministratie van haar bedrijf, waardoor mijn berichten werden geblokkeerd. Zonder haar noch mij ervan op de hoogte te brengen. Omdat mijn opdrachtgever nooit door had wat het nut is van het bevestigen van berichten heb ik de gewoonte ontwikkeld om haar te bellen of te sms-en een uur na verzending om de ontvangst te controleren.

Gebruik het verzoek om een leesbevestiging uitsluitend wanneer het uiterst belangrijk is, zoals met deadlines of met potentieel negatieve consequenties wanneer het bericht niet ‘gezien’ wordt. Soms is het voldoende om een zinnetje op te nemen in de tekst, voor de afrondende groet, met het verzoek om het bericht te bevestigen:

Tot slot, Jan, laat je me even weten of je dit bericht hebt ontvangen? Alvast bedankt!

De OoO-functie is een ideale manier om de ontvangst van een e-mail te bevestigen en
om de zender te laten weten dat er vertraging ontstaat bij het beantwoorden ervan.
De meerderheid van deze OoO-berichten zit onzorgvuldig (ondoordacht?) in elkaar.
Lees dit recent ontvangen voorbeeld:

Sta even stil bij de indruk die zo’n tekst geeft van het bedrijf waar dit vandaan komt!
Zeker als u kiest een Engelstalige tekst te gebruiken (wat wel past in een
internationaal gerichte zakelijke omgeving), is het zaak om uw spelling en grammatica
zorgvuldig te controleren; zelfs zo’n eenvoudig bericht is een belangrijke presentatie
van zowel uzelf als uw bedrijf. Stel uzelf verder deze vragen:
– Is het belangrijk dat u weg bent tot een bepaalde datum?
– Of is het belangrijker wanneer uw correspondent een reactie kan verwachten?
Hier is een acceptabele versie die perfect past bij deze zakenman; zijn contacten
weten immers dat door de aard van zijn werk hij vaak op reis is:

Toch geldt het advies: laat weten op welke e-mail dit automatisch gegenereerde
bericht betrekking heeft. Wel is het terecht om te noemen dat veel systemen de
mogelijkheid uitsluiten om meer dan één OoO te zenden aan dezelfde ontvanger.
Andere systemen sluiten ook de mogelijkheid uit om de oorspronkelijke tekst, die in
het onderwerpveld staat, op te nemen in het bericht.

Hier is een creatieve en vrolijke versie die een warme, vriendelijke indruk geeft:

Niet alle e-mailprogramma’s of netwerken zijn in staat om OoO-berichten te verzenden;
en, het betekent wel dat een computer de hele tijd aan moet staan, met
potentiële risico’s zoals inbraak (hacking). Voor kleine zaken of simpelweg een meer
flexibele en klantvriendelijke benadering overweeg een vriend of collega te vragen om
uw (web-)mail te checken in uw afwezigheid. Hij/zij kan junkmail schrappen, uw
berichten sorteren volgens uw wensen en waar geschikt erop reageren in de juiste taal
op bijvoorbeeld deze wijze:

Waar geschikt kunt u altijd zo’n zin toevoegen:

Deze stijl impliceert wel dat een ander reageert alsof ú het bent. Sta stil bij enige
mogelijke negatieve of riskante implicaties én besef dat het een oplossing is die als
persoonlijk overkomt.
Misschien vindt u het eenvoudiger om uw e-mails automatisch door te zenden aan een
collega die antwoord geeft met een reeds afgesproken tekst:

Uiteraard bent u vrij om de nodige afspraken te maken met uw collega om waar nodig
passende actie te ondernemen en zelfs anders te reageren op een bericht. De kern
blijft: houd de (re)actie zo persoonlijk mogelijk.

Vandaag de dag is het een waarheid als een koe dat internet en e-mail onontbeerlijk
zijn geworden voor zakelijke vooruitgang – laat staan het gebruik privé. Steeds meer
mensen hebben voordeel aan de snelle en makkelijke communicatie die e-mail
mogelijk maakt. Toch zijn er veel manieren, zowel in de zakenwereld als het meer
(in)formele gebruik van e-mail, om de efficiëntie en waarde van dit communicatiemiddel
te verhogen.
Geniet van deze ‘10 e-Geboden’ als aanbevelingen; overweeg ze en als u ze nog niet
gebruikt, begin ze geleidelijk aan toe te passen omwille van een hogere effectiviteit
van uw e-mails!