Deze mythe heerst vooral in academische kringen waar sprekers deelnemen aan congressen om hun ‘nieuwtjes’ te openbaren. Hoe verteerbaar is dat allemaal, en is dat zo functioneel in de zakelijke wereld, laat staan op andere gebieden?

Verpakking

Wanneer u uw vakliteratuur leest, leest het redelijk makkelijk omdat u al zoveel herkent. U leest immers uw vakblad om op de hoogte te blijven van actualiteiten op uw vakgebied. Het leesgemak wordt bevorderd door de hoge mate van herkenbaarheid in de materie. Foto’s, ‘kadertjes’, advertenties van relevante aanbieders, het redactionele stuk en ingezonden brieven zijn maar enkele van de middelen die bijdragen aan uw leesvermaak.

Vergelijking: u pakt een willekeurig tijdschrift van een heel ander vakgebied dan uw eigen. U bent misschien nieuwsgierig, de foto’s zijn enigszins interessant, maar het jargon en de aannames in de teksten maken het voor u ondoorgrondelijk. U legt het tijdschrift snel neer!

Zo gaat het ook met de presentatie. Een ‘natte vinger’ cijfer van maximaal 30% ‘nieuwe’ informatie verpakt u in minimaal 70% ‘oude’, bekende informatie. De bewuste en onbewuste reacties onder uw luisteraars van ‘ja, dat ken ik’ helpen hen om de ‘aha, da’s nieuw’ te ‘verteren’.

Net als de foto’s en andere extraatjes het leesgemak bevorderen – stel voor dat het tijdschrift uitsluitend uit één blok tekst zou bestaan! – zo ook vormen uw visuele hulpmiddelen (plaatjes, foto’s, illustraties), citaten, anekdotes en interessante statistieken een waardevolle ‘verpakking’ van de leerzame kern van uw verhaal.

Afhaken

Stel, u bent verkoper van muziekinstrumenten. Net zoals u vrij snel een leerboek over kernfysica neer zou leggen – of het valt uit uw handen wanneer u begint te snurken! – zo haken uw luisteraars af wanneer zij u niet meer kunnen volgen.

Uw taak als spreker is om uw luisteraars mee te nemen in een wereld die ze herkennen, waarin ze de voorbeelden kunnen plaatsen en waarin ze antwoord krijgen op de vraag: ‘Waarom vertelt u mij dit?’ De luisteraars willen tenslotte iets doen met uw informatie. U als spreker bent gebaat bij de actie die ze ondernemen na afloop van uw presentatie.

Geloofwaardig

Een kernvraag is: ‘Bent u geloofwaardig alléén aan de hand van wat u zegt?’ In de academische wereld is een ‘ja’-antwoord snel te horen vanwege de nadruk op ‘inhoud’. Bij een grote presentatie in Noordwijkerhout was ik een van de sprekers, samen met prof. dr. Anne van der Meiden en enkele andere prof. dr.’s.

Verrassend voor Anne en mij, die beiden gepresenteerd hadden over hoe de communicatie werkelijk tot stand komt, was de stellige weigering van de heren geleerden om te geloven dat de nonverbale communicatie zo belangrijk is, laat staan dat het krachtiger is dan de woorden!

In de commercie is het al lang gemeengoed dat de woorden, hoewel belangrijk, van ondergeschikt belang zijn aan de nonverbale ‘verpakking’.

Wat blijkt uit onderzoek is dat er vijf groepen kenmerken zijn die bijdragen tot uw geloofwaardige uitstraling, waardoor de ander vertrouwen in u kan hebben.

Allereerst gaat het om wát u over uw onderwerp weet. Het zou funest zijn als de luisteraar het gevoel zou krijgen dat u ‘uit uw nek kletst’! In de zakenwereld gaat het om bijvoorbeeld kennis van uw producten en diensten, om die van de branchecollega’s, en de actualiteiten in en rondom uw branche. Voor academici lijkt het alsof het alléén om de kennis en feiten gaat. Lees verder om te zien hoe fnuikend dit kan zijn!

Het tweede gebied omhelst alles wat u met de kennis kunt doen. Het is de praktische toepassing van de feitelijkheden, in wezen ook een antwoord op de (onbewuste) vraag van de luisteraar: ‘Wat heb ik hieraan?’ Dit is het gebied van vergelijkingen, anekdotes uit de praktijk, bewijzen van uw expertise en uw ervaring.

Het derde gebied is de ‘dynamiek’: het volume en tempo van uw stem, de functionaliteit van uw gebaren, beweging in de beschikbare ruimte (in tegenstelling tot iemand die vanachter een catheder de zaal toespreekt), de expressie in uw mimiek, en de levendigheid van uw taalkeuze (toegankelijke, beeldende spreektaal … of deftige, plechtige, afstandelijke schrijftaal in lange volzinnen?).

Uiteraard als u alleen maar dynamisch bent, is dat gauw ‘té’. Daarom brengt het vierde kenmerk – ‘kalmte’ – het nodige evenwicht in uw presentatie. Bewegen (uw lichaam verplaatsen naar een andere plek om van daaruit uw verhaal te vertellen) afgewisseld met stilstaan terwijl u presenteert. Praten, én zwijgen. Gebaren, én rustig staan met de handen en armen in de neutrale houding langs uw lichaam.

Het laatste gebied beschrijft alles waardoor de ander u als aangenaam genoeg ervaart om naar u te willen luisteren. Want zo staat hij open om uw boodschap – de inhoud – te horen. ‘Extraversie’ is de warmte van uw blik, de rust en zelfverzekerdheid die u uitstraalt, de belangstelling die u toont voor de luisteraar en zijn wereld, de mate waarin u hem betrekt bij uw verhaal en interactie stimuleert, zodat u uiteindelijk mét hem in plaats van tégen hem praat.

Mens boven alles

U ziet uit deze analyse dat de hoeveelheid nieuwe informatie een ondergeschikte rol heeft in de effectieve presentatie. Zo’n presentatie nodigt uit tot meewerking, tot actie, tot de tevredenheid van de luisteraar. De menselijke factoren zoals begrepen onder ‘extraversie’ voeren de boventoon, want als die ontbreken, wordt het moeilijk voor u om uw doel te bereiken. Uw luisteraar op een ontspannen en menselijke manier te benaderen, en om hem en zijn behoefte centraal te houden, dat is nu een taak voor ú!

Vreemd genoeg komt deze mythe vaak voor in de academische, medische en technische wereld; het is daar min of meer een norm geworden. In de commercie komt het ook voor, maar meer uit angst, onzekerheid en vooral onwetendheid. Wat is de realiteit en waar ligt de grens?

Een kwestie van vertrouwen

U wilt uw verhaal vertellen, en u wilt dat de luisteraar u serieus neemt. Zo klinkt de uitdrukking: ‘iemand serieus nemen’. Maar betekent dat, dat u zich serieus moet gedragen? Dit is een misvatting. Lees verder om te zien hoe belangrijk een bepaalde balans is om als geloofwaardig over te komen, zodat de ander het nodige vertrouwen in u kan hebben.

Vijf pijlers: I

Een analyse van geloofwaardigheid laat zien dat er vijf gebieden zijn waarop een ander uw gedrag evalueert. De eerste betreft de kennis die u heeft van het onderwerp. Overweeg dan of u inderdaad de aangewezen persoon bent om dit verhaal te vertellen. Heeft u voldoende kennis? Heeft u misschien te veel kennis?!?

U moet voldoende weten, van de markt, van ontwikkelingen, en van uw concurrenten. Maar u weet ook dat uw tijd – de ‘slot’ waarin u uw presentatie mag neerzetten – beperkt is.

Verder is het belangrijk om u af te vragen of uw luisteraars komen voor een ‘hoorcollege’ … want ‘gegevensverstrekking is géén communicatie’. Uw taak is om net de juiste selectie informatie te geven opdat de luisteraar er iets mee kan doen. Dat ‘iets’ is een vervolgactie, een stap in een richting die hem aanspreekt en voor hem nuttig is.

Vijf pijlers: II

Wat is meestal interessanter dan de feiten (kennis)? Wat u ermee kunt doen! Dit is het gebied van de deskundigheid, waar u bewijst dat u uw kennis in de praktijk kunt brengen. Dit is het gebied van inzichten (vooral in de wereld van uw ontvangers), van bewijzen van ervaring, expertise of know-how. Hier zijn tastbare voorbeelden, metaforen en anekdotes op hun plaats.

Einstein zei ooit: ‘Brilliance is the art of taking the complex and making it simple.’ Met deskundigheid bewijst u uw ‘brilliance’!

Vijf pijlers: III

Een bepaalde dynamiek is essentieel als ‘verpakking’ van uw boodschap. Het is bijvoorbeeld een vlotte, overwogen woordkeuze van spreektaal, korte zinnen, de tegenwoordige tijd en een positieve zinswending. Het is ook de afwisseling en levendigheid in uw stem, de functionaliteit van uw beweging, gebaren, houding, mimiek en de afstand die u van uw luisteraars houdt. ‘Powerful people take up more space’ is een heldere indicatie van hoe belangrijk het is om ruimte te scheppen bij het indelen van uw presentatie-ruimte, de beschikbare ruimte werkelijk in te nemen, en door u te ontspannen, een juiste functionaliteit in uw lichaamstaal te bevorderen.

Vijf pijlers: IV

Als u alleen maar dynamisch bent, is dat op den duur saai voor uw luisteraars. Met de kalmte krijgt u de nodige afwisseling: stilte in plaats van praten; stilstaan in plaats van heen en weer lopen; de armen en handen langs het lijf laten hangen in plaats van steeds in de lucht te wapperen.

‘Kalmte’ in de mondelinge presentatie is te vergelijken met ‘witruimte’ op papier: een ruime bladspiegel met brede marges en – wat betreft A4-papier – een rafelige rechtermarge (de zogenaamde Engelse regelval) maken uw tekst leesbaarder. Wanneer u kopregels gebruikt bij de alinea’s, verhoogt u de leesbaarheid nog meer.

Het is juist de dynamische afwisseling tussen de derde en vierde pijlers die zo gunstig is voor uw geloofwaardigheid.

Vijf pijlers: V

De laatste van deze vijf punten, en wel de allerbelangrijkste, is een breed concept met de naam in jargon ‘extraversie’. Dit is een verzameling van een reeks gedragingen die samen ervoor zorgen dat de ander u aardig genoeg vindt om naar u te luisteren. Het is bijvoorbeeld de warmte van uw blik, de rust in uw lichaam, uw capaciteit om functionele gebaren te maken, de warmte en kracht in uw glimlach en in uw handdruk, de belangstelling die u toont voor de ander en zijn wereld, zijn behoeften, zijn problemen. Het is uw capaciteit om voor de groep te staan en hen de indruk te geven dat u op uw gemak bent, dat u boven de stof staat en dat u het leuk vindt om daar te zijn.

Dus …

Al lezend heeft u al uw eigen conclusies getrokken over welke aspecten van uw gedrag de nodige aandacht kunnen gebruiken. Ook kunt u deze korte analyse gebruiken om u inzicht te bieden in waarom u een ander wél – of niet – vertrouwt!

Een keerzijde

Stel dat u benaderd wordt door een heel aardige man die graag zaken met u wil doen. U zou in zijn interessant ogende project moeten investeren. U voelt zich meteen op uw gemak bij hem, hij komt met veel verhalen die lijken te bewijzen hoe succesvol hij is … maar u twijfelt. Punten II tot en met V lijken bij hem helemaal in orde te zijn, maar u vraagt om tastbaar bewijs: de feiten! Frappant genoeg verdwijnt deze meneer uit uw leven … oplichters hebben het moeilijk om overtuigende feiten voor te leggen!

De ‘glimlach’

In een van mijn trainingen is een mooie vrouw met rood haar. Ze glimlacht makkelijk. Té makkelijk, zoals blijkt uit haar presentatie, waardoor haar geloofwaardigheid daalt. ‘People with power smile because they are pleased; people without power smile in order to please’ is een stelling die zeker bij haar klopt. Té blijft té.

Eén manier voor de ‘serieuze’ sprekers om als wat aardiger over te komen, is te leren uitademen tussen hun zinnetjes. Uitademen door de mond, met losse kaken. Ademen op deze wijze helpt om de indruk te geven dat ze ‘subtiel’ glimlachen – en dat is al voldoende om de stemming van de luisteraar te beïnvloeden.

Tot slot …

Geloofwaardigheid heeft wel iets en ook niets met ‘serieus’ zijn te maken. Het gaat om de afwisseling, gebaseerd op uw bereidheid om de presentatie serieus genoeg te nemen dat u zich voorbereidt en zonodig laat trainen. (Dit toont ook respect voor uw luisteraars.) Het gaat om de ontspannen indruk die u geeft, zodat u zowel op degelijke wijze het verhaal kunt neerzetten, als af en toe een luchtige, relevante anekdote vertellen. En dat allemaal met een ingetogen rust en duidelijk plezier – dán kan de ander vertrouwen in u hebben, dán kan hij u serieus nemen!

Wat een prachtige mythe, en wat een hoofdbrekers de arme spreker heeft om dat ‘alles’ te vertellen in de korte tijd die hij beschikbaar heeft! Met wat meer inzicht maakt hij z’n eigen leven makkelijker, met het voordeel dat de luisteraar wakker blijft.

Wat te vertellen

Er zijn velen die nog steeds geloven dat presenteren synoniem is met ‘informeren’: ‘Vandaag wil ik vertellen hoe …, vandaag ga ik u informeren over …’ Duidelijk is gebleken dat leren op deze manier slecht gaat, en dat als het om leren gaat, er veel betere manieren zijn (zoals in eigen tijd en eigen tempo studeren, of zelf ervaren). In het bedrijfsleven is dit zeker het geval, waar het gaat om actie en de stappen die nodig zijn om specifieke doelen te bereiken.

Er is dus méér nodig dan alleen ‘informatie om de informatie’. Verrassend genoeg blijkt dat ‘gegevensverstrekking géén communicatie is’.

Uw taak is om de luisteraar te motiveren (hij wil graag actie ondernemen) en te entertainen (hij vindt het leuk om naar u te luisteren).

Informeren

Een belangrijk aspect is dat niemand alles meeneemt wat u zegt. Behalve degenen die getraind zijn in het letterlijk alles onthouden. Bent u zo iemand? Verwacht u redelijkerwijze dat u zulke luisteraars heeft?

Wat de luisteraar meeneemt, is een eenduidige en eenvoudige ‘boodschap’. Hij hoort uw verhaal en hij trekt een conclusie die als antwoord fungeert op vragen als ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’

Deze boodschap kunt u gebruiken als rode draad van uw presentatie en als toetssteen voor uw keuze van details.

Is het u ooit opgevallen dat het lezen van uw vakliteratuur makkelijk gaat omdat u zoveel (her)kent? Leer hiervan en zorg in úw presentatie voor de nodige herkenbaarheden die als ‘verpakking’ dienen van uw ‘nieuwe’ feiten.

Motiveren

Uw luisteraar onderneemt actie omdat hij het wil, niet omdat u het wilt. Uw taak is dan om hem – op cognitief niveau – voldoende redenen te geven om de stappen te nemen, en op emotioneel niveau, voldoende energie te overdragen zodat hij zich geënthousiasmeerd voelt om tot actie over te gaan.

Motiveren is dus synoniem met ‘enthousiasmeren’. Hoe doet u dat?

Ten eerste door te praten in zijn voordeel. Om te laten zien dat u inzicht heeft in zijn wereld en zijn behoeften. Laat zien dat u een oplossing biedt voor zijn ‘problemen’.

Als tweede punt is de ‘verpakking’ van uw informatie essentieel. U kunt kiezen voor een boeiender taalgebruik: tegenwoordige tijd, actieve werkwoordsvormen, spreektaal (in plaats van deftige, afstandelijke, oubollige schrijftaal), eenvoudige zinsconstructies, korte zinnen, positieve zinswendingen, en géén afkortingen (c.q., etcetera) of ‘lege’ uitdrukkingen (het een en ander, ten behoeve van).

‘Verpakking’ is ook een bepaalde levendigheid in uw stem, vooral afwisseling in volume, intonatie en tempo. Om u te helpen met deze nuttige variatie, gebruik korte zinnen, respecteer de interpunctie, en bij de interpunctie ademt u uit voordat u verder gaat.

Tot slot spelen factoren als functionele gebaren, beweging (gebruik de beschikbare ruimte), houding, mimiek en zelfs gepaste kleding ook een rol bij motiveren.

Entertainen

Hoewel u misschien weinig voelt voor jongleren, een liedje zingen of een danspasje maken (wat sommige sprekers wél doen met groot succes), is er vast iets dat u bereid bent om te doen. Zou u bijvoorbeeld op het scherm symbolen kunnen gebruiken in plaats van woorden? Een geldbuidel of $ in plaats van woorden als geld, budget, omzet, resultaat? Als u dat te speels vindt, zijn misschien rake citaten uit uw vakpers op hun plaats. Stel dat u van gedichten houdt; er zijn vast enkele regels die een waardevolle aanvulling zijn op het onderwerp dat u wilt bespreken.

En als dit ook allemaal teveel voor u is, zou u bereid zijn om enigszins ‘in gesprek’ te komen met uw luisteraars? Iedere keer dat u een vraag stelt, trekt u de aandacht. Natuurlijk, u wilt geen risico lopen om controle te verliezen, dus wat vindt u van een vraag – positief geformuleerd – waarop het antwoord ‘ja’ is? Een vinger in de lucht is prachtig, maar een hoofdknik of zelfs een zacht gemompel is al een reactie die binnen dit onderwerp past.

Voorbeeld: ‘En wie van u kan het met deze stelling eens zijn?’ U vraagt dit uiteraard wanneer u weet dat het min of meer een waarheid als een koe is. Als u een ‘nee’-antwoord zou verwachten te krijgen, draai de vraag om: ‘Dat deze stelling gewoon onzin is voor u en uw taakstelling, dat kunt u vast beamen. Toch?’ Bij dit soort vraag is het zaak dat u uw linker hand optilt en gebaart naar de luisteraars toe, dat u rondkijkt en zachtjes meeknikt.

Begrijp dat ‘entertainen’ een heel breed begrip is, dat alles omhelst waardoor de luisteraar zich op z’n gemak voelt en uw presentatie ‘leuk’ vindt.

Teveel is saai

Er is geen excuus voor een saaie presentatie – u kunt altijd nog wat leren om met nog meer effect uw informatie over te dragen en uw luisteraars te bereiken. Denk ten slotte aan de woorden van Voltaire: ‘Iemand die alles weet is een expert, maar iemand die alles vertelt is een zeurpiet.’ Bent u expert of zeur, die keuze is aan ú!

Wat zo frappant is aan deze mythe, is dat er nog steeds trainingsinstituten zijn die dit doceren. Stel dat u in de zaal zit en ú degene bent die steeds aangekeken wordt, zou ú dat prettig vinden?

Een gesprek

Wel zit er een graantje waarheid in deze mythe. Het is belangrijk om te kijken en daardoor enig contact te maken. En daar houdt de waarheid van deze mythe op. ‘Aankijken’ is één ding, ‘kijken naar’ en dáárdoor in contact komen met de luisteraar is iets anders. Verder is het essentieel om te praten mét uw luisteraars, om een vorm van interactie steeds aan te gaan: vragen stellen waarop ze met ‘ja’ kunnen reageren (knikken, mompelen), de gebiedende wijs gebruiken om hun aandacht op een bepaald punt of deel van een plaatje te richten, ‘overbruggingsuitdrukkingen’ die u helpen herkenbaarheden te vertellen zonder hen te vervelen: ‘U herkent vast uit eigen ervaring dat …’, ‘U kunt zich voorstellen hoe …’, ‘U heeft thuis bijna zeker ooit meegemaakt dat …’

Deze mythe gaat over ‘toespreken’. Wanneer u een speech, toespraak, betoog of lezing houdt, is de kans groot dat u ‘toehoorders’, of een ‘gehoor’, ‘zaal’ of ‘publiek’ tegenover u heeft. De kans is even groot dat er nauwelijks contact is, en dat u tegen deze groep praat … in plaats van – zoals u nu weet – mét.

Meer dan woorden

Uw contact is meer dan alleen maar met woorden. Het gebeurt natuurlijk ook door uw nonverbale communicatie. Dat is uw stem (de warmte, vriendelijkheid en afwisseling in het geluid, en vooral uw stiltes). Het zijn uw functionele gebaren (vergeet dus de gewoonte-gebaren zoals de handen vastgeklemd over borst of buik), uw functionele beweging (niet ijsberen, maar een ontspannen gebruik van de beschikbare ruimte afgewisseld met stilstaan), een levendige mimiek (bewaar uw ‘pokerface’ voor … poker!), een afwisselende afstand (dichterbij, verder weg, maar vooral dichterbij vanwege de toegenomen contactmogelijkheid), en uiteraard uw oogcontact. Kijk uw luisterars allemaal aan. Zie iedereen. Neem er de tijd voor, ontspan uw kaken en adem uit.

Als u op deze manier uitademt, krijgen uw luisteraars de indruk dat u glimlacht. En als u glimlacht, denken zij dat u op uw gemak bent. En als u op uw gemak bent, krijgen zij het gevoel dat u weet waar het over gaat, dat u zelfverzekerd bent, dat ze op u kunnen rekenen.

Al is de zaal groot, al schijnt het licht in uw ogen, kijk de zaal in van links naar rechts en van rechts naar links, dichtbij en verder weg, tot aan het eerste en tweede balkon! Als u hen moeilijk kunt zien, toch krijgen z¡j de indruk dat u naar hen kijkt. Dáár gaat het om!

Een bekwame spreker

Wat ¡s bekwaamheid bij een spreker? Effectief presenteren is waar de luisteraar betrokken raakt bij de oplossingen die de spreker brengt, in zijn voordeel, en dicht bij z¡jn huis, niet het huis van de spreker! Het is waar waar de spreker op een ogenschijnlijke ontspannen manier de indruk geeft boven zijn stof te staan en daardoor geloofwaardigheid uitstraalt. Het is waar de luisteraar een duidelijke boodschap krijgt en de motivering om een even duidelijke actie te nemen, al is het maar een gedachteverandering.

Bekwaamheid bij de spreker heeft kennelijk te maken met een flexibiliteit in zowel de verbale als de nonverbale communicatie. Het is een spreker die weet korte, dynamische zinnen te gebruiken; de tegenwoordige tijd; positieve wendingen; en weet woordbeelden te gebruiken voor zowel de visueel ingestelde luisteraars (die iets willen zien), als de auditief ingestelden (die iets willen horen), en de kinesteten (die willen over concepten en begrippen kunnen mijmeren, of lekker iets voelen).

Het is het inbouwen van de nodige herhaling vanuit verschillende invalshoeken zoals visueel, auditief of kinestetisch zoals zojuist genoemd; of details voor de types die juist van details houden, het grote beeld voor degenen die op visie kikken, of de gezelligheid en saamhorigheid die er is voor de sociaal ingestelden.

Bekwaamheid is een levendige lichaamstaal en het actueel inspelen op de luisteraar die er zit, de sfeer die heerst op het moment van de presentatie, en de wending die spontaan ontstaat door de onverwachte sfeer in de zaal.

Voorbereiding … op spontaniteit!

Eén gevaar van alles precies van tevoren voorbereiden – uit het hoofd leren – is dat u inderdaad iemand gaat aanstaren opdat u zonder verdere storing uw verhaal kunt afsteken.

Nog een gevaar: stel dat er iets verandert in de zaal, onder uw luisteraars, in de wereld van uw doelgroep, tussen het moment van voorbereiden en het moment van optreden. Uw taak is om zo flexibel mogelijk te zijn binnen uw onderwerp en een duidelijke, eenvoudige boodschap over te dragen – vanuit het actuele contact met de luisteraars die er zijn op dát moment.

Angst … of brandstof?

Als u bang bent om contact te maken, als u bang bent voor wat dan ook tijdens uw presentatie, dan is het tijd dat u het verschil leert tussen angst en de natuurlijke aanwezigheid van de adrenaline die u nodig heeft om uw pres(en)tatie te verrichten. Leer te kijken naar iedereen, leer dat hun blik u juist kan ondersteunen en u helpen om iets aan hen te geven dat de vrucht is van uw inspanning en deskundigheid. Misschien, inderdaad, is het tijd voor een training!

U zult het er vast mee eens zijn dat uw geloofwaardigheid als spreker essentieel is wanneer u het doel van uw presentatie wilt bereiken. Uiteraard, als u iemand bent die denkt dat het oplezen van informatie zonder contact met uw ‘toehoorder’ voldoende is, dan is dit onderwerp onbelangrijk voor u. Dat laatste geldt ook als u in de voetsporen van de hoogleraar treedt, die ooit zei: ‘Ik wil dat mijn publiek zich inzet om mij te volgen!’

Taal en vertrouwen

Hoe makkelijker uw luisteraars u kunnen volgen, hoe sneller ze u begrijpen, des te duidelijker uw uiteindelijke boodschap overkomt. Wanneer u onduidelijk bent, en de luisteraar ‘vraagtekens’ heeft, is hij de draad kwijt. Hoe kan hij u dan volgen?

Hoe ingewikkelder uw taal en uw grammatica, des te meer tijd de luisteraar nodig heeft om uit te pluizen wat hij zojuist heeft gehoord. Gaat u alleen maar door dan haakt uw luisteraar af, en hij is alleen maar blij als u klaar bent met praten. Een verplicht, lauw applaus volgt.

‘Waar ging het over?’

‘Dat weet ik niet – het ging m’n ene oor in en m’n andere oor uit!’

U vraagt om een vervolgactie, en u verbaast zich wanneer die uitblijft?!

‘Volgbaarheid’ en begrijpelijkheid

In de loop der jaren zijn er veel onderzoeken gedaan over de begrijpelijkheid van de taal. Wat altijd blijkt, is dat korte zinnen makkelijker te volgen zijn.

Op papier, omdat de lezer op z’n eigen tempo leest en dus de tijd heeft om complexe grammatica te ontknopen, mogen de zinnen wat langer zijn. Hoe lang? Een zin van 17 woorden blijkt voor een ‘gemiddeld intelligente’ lezer makkelijk te volgen. Hoe hoger de opleiding, des te langer de zinnen mogen zijn. Zoals u zich kunt voorstellen horen advocaten en juristen tot de groepen die – kennelijk – de langste zinnen kunnen volgen; en gebruiken.

Tijdens uw presentatie is het in uw voordeel om korte zinnen te gebruiken. Zo komt u direct, zakelijk, professioneel en oprecht over. U hoeft niets te verbergen door een ondoorgrondelijke woordstroom! Wanneer uw zin langer dreigt te worden, kunt u het ‘korter’ laten overkomen door kleine pauzes in te bouwen. U spreekt groepjes woorden uit die bij elkaar horen qua betekenis, u pauzeert even, en u hervat de zin. Zoals u misschien al weet, is het de stilte die de werkelijke kracht aan uw woorden geeft.

In de korte pauzes, ademt u uit. Als u uitademt en wacht, zult u vanzelf weer inademen. Dit heet in mijn jargon: ‘The lazy man’s guide to breathing!’ Met deze adem vult u uw longen, wat betekent dat u meer ‘brandstof’ voor uw stem heeft. Zo brengt u meer levendigheid in uw stem: afwisseling in volume, intonatie en tempo.

Tip: wanneer u aan het schrijven bent en uw zin meer dan anderhalve regel op het schermpje overschrijdt, laat dat een signaal zijn om uw zinsconstructie aan te passen. Kort het in of splits het op.

‘Geleerden’

In de academische en medische wereld is het gebruik van ingewikkelde en lange zinnen gebruikelijk. Koppel dit aan een monotone stem en een boven gemiddeld spreektempo, en u heeft de basis voor ‘down time’ (slapen) bij het gehoor. (Ja, het is een onpersoonlijk ‘gehoor’, ‘zaal’, of ‘publiek’ in die wereld.) Er is veel aandacht voor de inhoud en de logische structuur, en de tekst wordt vaak letterlijk opgelezen. Misschien herinnert u zich als kind dat een van uw ouders u naar bed bracht, en een verhaaltje ging voorlezen … zodat u snel in slaap zou vallen!

Veel sprekers hebben deze techniek kennelijk onthouden en passen het nog regelmatig toe met veel succes.

Tot slot …

Hoe u gezien wordt is altijd een toetssteen voor het hoe van uw presentatie. De helderheid waarmee u spreekt – zowel met uw stem als in uw taalkeuze – zegt dus veel over u als persoon, en bij implicatie over het bedrijf waar u werkt. Denk aan de wijze woorden van Albert Einstein die zei ooit: ‘Brilliance is the art of taking the complex and making it simple.’ Of u dat ook kunt, is een eenvoudige en beheersbare keuze voor ú!

Veel luisteraars – deelnemers aan seminars en congressen – zijn gewend om een verhaal van een spreker te horen terwijl er continu iets op het scherm staat, al is dat meestal tekst. U kunt zich afvragen of deze gewoonte werkelijk functioneel is, en of er misschien een betere oplossing is.

Luisteraar … of lezer

U zou makkelijk de indruk kunnen krijgen dat veel sprekers eerder lezers in de zaal willen hebben dan luisteraars. Hectaren tekst op het scherm, een woordstroom van de spreker, terwijl het allemaal staat in de handout die voor u ligt.

Onthoud voor uzelf dat wanneer u effectief wilt presenteren, dan bent ú degene die het verhaal ‘verkoopt’. Een luisteraar ‘koopt’ nooit van het scherm. Wat betreft de presentatie: u doet tenslotte zaken met mensen, niet met bedrijven, computers of schermen!

Aandacht – waar het hoort

Op het moment dat u iets nieuws projecteert, gaat de aandacht van de luisteraar naar het scherm. Het scherm trekt alt¡jd de aandacht.

De enige kleine uitzondering is dat luisteraars die zogenaamd auditief ingesteld zijn (zo’n 5-20% van uw luisteraars – tenzij u voor een groep musici presenteert!), beter kunnen concentreren op uw stem en dus minder afgeleid zijn door het beeld. Uw taak is om de aandacht zo veel mogelijk bij u te houden. Het ligt aan u om met uw stem de woorden tot leven te brengen.

Wat te projecteren

U weet nu dat de aandacht bij u hoort te zijn. Wat is dan het nut van het scherm? Velen denken dat wat u projecteert, het verhaal moet vertellen. Als uw luisteraar het verhaal vanaf het scherm (of vanuit de handout) kan volgen, bent ú als spreker overbodig.

U vertelt het verhaal, en wat u kiest te projecteren dient de overdracht van uw boodschap (die ene essentiële conclusie die de luisteraar uiteindelijk mag trekken) te ondersteunen.

Anders gezegd, het gaat niet om de feiten, maar om wat de luisteraar ermee kan doen.

‘Vertaal’ uw feitelijkheden in voordelen voor de luisteraar, invullingen van zijn behoeften, antwoorden op zijn vraag: ‘Wat kan ik ermee?’

Tekst is géén visueel hulpmiddel. Plaatjes, illustraties, cartoons, een ‘waaier’ van krantenkoppen, foto’s, schema’s – dit zijn de echte visuele hulpmiddelen.

Toegegeven, er is niets mis met een korte lijst van trefwoorden. Behalve als u dan alléén maar plaatjes met … lijsten van trefwoorden projecteert. En de hele lijst allemaal in één keer.

Zorg voor afwisseling, houd de spanning er in, en laat zien alleen wat u op dat moment kunt bespreken. U kunt eenvoudige technieken leren die u hiermee helpen. Hetzelfde geldt voor de juiste technieken van afdekken op de overheadprojector: een functionele dynamiek en perfecte timing die u ondersteunen om een professionele en zelfverzekerde indruk te maken.

Uitzondering

Wanneer mag u pertinent één keer tijdens een presentatie een ‘lap tekst’ projecteren? Wanneer het om een belangrijk wetsontwerp, stelling, ‘mission statement’ of een dergelijk blok woorden gaat. Dán mag u het in z’n geheel laten zien. Máár: zorg ervoor dat u het op de juiste wijze inleidt én dat u u weerhoudt om het voor te lezen.

Voorbeeld: ‘Nu is het voor jullie belangrijk om even stil te staan bij de ‘mission statement’ van de organisatie. Daarom krijgen jullie het in z’n geheel te zien. Neem even de tijd om het rustig voor jezelf te lezen. Sta stil bij de implicaties van de statement over kwaliteit, normen en doelen voor jouw afdeling en jouw verantwoordelijkheden.’

Afwisseling

Wat vindt u van NIETS op het scherm? Mag dat? Alle aandacht voor u als spreker, rust voor de ogen van de luisteraars, een heerlijk moment van visuele stilte …? Maar: zou u het durven doen?

Zo ontdekt u dat u het scherm als visueel blocnootje gebruikt, zodat u steeds kunt afkijken wat u nog te vertellen heeft.

Misvatting.

Wat u dan ook op het scherm zet, prikkelt deze uw gedachten!

De korte trefwoorden, de symbolen die u hanteert, het schema dat u tekent – dit zijn allemaal prikkels voor wat u verder kunt zeggen. En onthoud altijd: wat u weglaat uit uw presentatie, weet ú alleen.

Bouw dus meer afwisseling in, tussen trefwoorden en plaatjes, tussen iets op het scherm en niets op het scherm. U bent degene die het bepaalt … Durf eens af te wijken van de gewoonte!

Wanneer u veel aandacht wilt besteden aan de inhoud van uw verhaal, dan is alle contact met uw luisteraars inderdaad een afleiding. Wanneer u er bent om uw informatie ‘op te dienen’, dan zijn onderbrekingen en interacties een belemmering van uw gegevensstroom. Het enige is, hoe efficiënt is deze stijl van ‘communicatie’?

Een goede presentatie

De meningen zullen verschillen over wat een ‘goede’ presentatie uiteindelijk is. Hier zijn enkele punten die herhaaldelijk naar voren komen tijdens de trainingen die ik al jarenlang geef. Een ‘goede’ presentatie trekt de aandacht; het is leuk, in de breedste zin van het woord; het kan boeiend zijn, en is zeker interessant; er is een heldere boodschap; het is duidelijk welke actie moet volgen; er is een bepaalde dynamiek; en er is interactie tussen spreker en luisteraars. Vaak wordt ‘duidelijke structuur’ genoemd, maar later in de training begrijpen de deelnemers hoe het komt dat juist de structuur van ondergeschikt belang is – voor de luisteraar. Dit punt komt verder aan de orde in andere artikelen van deze serie.

Wat luisteraars willen

Iedereen – luisteraar, gesprekspartner of klant – wil graag gezien worden. Letterlijk én figuurlijk. Mae West zei ooit: ‘It’s better to be looked over, than overlooked!’ Een deel van uw taak als spreker is inderdaad om te kijken naar uw luisteraars. ‘Kijken’ – oogcontact – is een belangrijk onderdeel van de nonverbale communicatie. Al staat u op een podium met schijnwerpers op u gericht, dan kijkt u toch de zaal in – ja, ook naar het eerste en tweede balkon! Al kunt ú niets zien, de deelnemers aan deze bijeenkomst zien dat u in hun richting kijkt, waardoor ze het juiste gevoel kunnen krijgen dat u hen ziet. Gaat het om een kleine groep, dan is het makkelijker om uw luisteraars aan te kijken … maar misschien ervaart u de nabijheid als lastig, zelfs bedreigend. Misschien doet u ‘alsof’ u kijkt, maar u ziet hen – letterlijk en figuurlijk – over het hoofd. Met de westerse normen wat betreft oogcontact, overweeg de nadelen van een te vluchtige of afwijkende blik voor uw geloofwaardigheid.

Misvatting

Veel sprekers denken dat ze interactief werken door aan het einde van hun lezing te vragen of er vragen zijn. Dit is een van de saaiste presentatieclichés die er bestaat! Stel dat u een heldere uiteenzetting geeft van uw onderwerp en het probleem dat ter discussie staat; stel dat u duidelijk bent in uw opvatting van het juiste scenario of de juiste kijk op de zaken. Wat doet u voor uw geloofwaardigheid op het moment dat u om ‘vragen’ vraagt? Er zijn géén vragen – u bent toch duidelijk geweest? Discussie? Nee, hoor: uw mening staat als een huis, en als iemand een andere mening heeft, is dat zijn goed recht. Er is dus niets te discussiëren, en ook geen werkelijke interactie. Nee, interactie – voornamelijk nonverbaal, maar ook verbaal – hoort binnen de presentatie te zijn, zodat u op de juiste wijze (die u kunt leren!) mét uw luisteraars praat in plaats van tégen een gehoor of uw toehoorders.

Kijken … en praten mét

Is het u ooit opgevallen dat sprekers die fysiek afstand nemen – door veraf te staan en niet te kijken – ook emotioneel afstand nemen? Ze gebruiken lange, plechtige zinnen. Het woord ‘men’. Ze praten over ‘mensen’. Ze hebben een ingehouden lichaamstaal. Ze gebruiken de toekomstige tijd, lijdende werkwoordsvormen en zijn o-zo-zorgzaam om stellige uitspraken te vermijden en een voorzichtige en onduidelijke middenweg te volgen. Het kan anders … Wilt u succes boeken met uw presentatie, dan heeft u contact nodig. Hoe meer u uw luisteraars betrekt, des te meer ze zich betrokken voelen, des te meer kans u heeft om hen te ‘bewegen’ in de richting die u wenst.

Zelfverzekerdheid

De Engelse uitdrukking ‘Certainty sells!’ is hier van essentieel belang. Wanneer u oogcontact vermijdt, komt u als onzeker over. Wanneer u ‘op afstand’ praat, komt u als onzeker over. Wanneer u juist oogcontact maakt, in contact komt met uw luisteraars, komt u zelfverzekerd over, wat in uw voordeel is als ondersteuning van wat u te vertellen heeft.

Bron van zekerheid

De ervaren spreker weet dat zijn bron van zekerheid niet ligt in de informatie op het scherm, en niet in de hoeveelheid informatie die hij oplepelt. Hij weet dat de ware bron te vinden is in het contact met z’n luisteraars. Net zoals kinderen in een speeltuin steeds roepen: ‘Kijk, pappie, kijk!’ omdat ze de emotionele voeding van gezien te worden nodig hebben, ook u kunt gevoed worden door alle ondersteunende energie die uw luisteraars en kijkers beschikbaar maken … maar of u er gebruik van dúrft te maken, is aan ú!

Het komt regelmatig voor dat u in de zaal zit terwijl de spreker – vaak met de armen over de borst gevouwen en met z’n rug naar u toe – alle teksten vanaf het scherm opleest. Onnodig, omdat uw aandacht al lang getrokken werd naar wat er zojuist op het scherm verscheen, en dat heeft u snel voor uzelf al gelezen. Toch gebeurt het keer op keer … en hoe komt dat?

(On)zekerheid

De typische ‘lezing’ kenmerkt zich door veel woorden, veel informatie en de afwezigheid van contact met de luisteraars. De spreker denkt zelfs in afstandelijke termen zoals ‘publiek’, ‘zaal’, ‘gehoor’, ‘toehoorders’. Geen contact. Dat heeft als consequentie dat de spreker aangewezen is op zichzelf als bron van zekerheid; dat valt vaak tegen, vooral met het verhoogde adrenalinepeil van het op deze manier voor een groep te staan.

Om dit nog duidelijker te maken: de ware ‘presentatie’ vindt plaats met een bijeenzijn van individuen, die samen een groep ‘luisteraars’ vormen. De presentator maakt contact met hen, práát mét hen en ervaart daarin een essentiële bron van zekerheid: de steun van zoveel mensen die graag iets van hen willen horen en meenemen.

Het scherm en wat er daar geprojecteerd wordt, vormt een soort extern geheugen. De volle plaatjes zijn een ‘visueel blocnootje’ voor de spreker die bang is om iets te vergeten.

Zo ziet u dat er ook een verschil in focus is: de ‘spreker’ heeft als focus de inhoud, zijn informatie; de ‘presentator’ heeft als focus de kwaliteit van de relatie die hij met zijn luisteraars bouwt – een brug om een eenduidige en eenvoudige boodschap stevig over te dragen.

Wat te projecteren

Wanneer u alles in één keer laat verschijnen op het scherm, bent u langer de aandacht kwijt dan wanneer u weinig laat zien en steeds stukje bij beetje het totaalbeeld opbouwt. Met ‘alles in één keer’ zit er geen verrassing meer in.

De basisregel is, laat alleen zien wat u op dát moment kunt bespreken.

U begrijpt wanneer u een complex schema of tien tekstregels in één keer projecteert en begint met uw begeleidende verhaal te vertellen, dat het onmogelijk is om precies gelijk met het beeld te praten. Er ontstaat op dat moment een verschil bij de luisteraar (lees: lezer) die probeert tegelijkertijd te luisteren naar wat u vertelt én bezig is te lezen. Het blijkt uit onderzoek dat meer dan 80% van uw luisteraars eerder naar het beeld kijken dan naar u luisteren. Het is dus in uw voordeel bij het ontwikkelen van uw visuele hulpmiddelen om u af te vragen of u luisteraars of lezers wilt hebben! Verder is het zo dat tekst géén visueel hulpmiddel is. Plaatjes, schema’s, symbolen, foto’s, tabellen, illustraties, cartoons – dát zijn visuele hulpmiddellen.

Statisch … of dynamisch

Te veel sprekers gebruiken de combinatie van presentatiesoftware + beamer als een soort elektronische overheadprojector. Dat wil zeggen, ze verzuimen de voordelen van zelfs de eenvoudigste ‘opbouw’-mogelijkheden van de software te gebruiken; jammer, omdat dit juist een van de krachtigste redenen is om elektronisch te presenteren!

Er zijn weinig sprekers die de techniek van ‘afdekken’ van overheadsheets beheersen, terwijl het een o-zo-eenvoudig middel is om de inhoud van het hulpmiddel te doseren. Door steeds terug naar de projector te komen voor zo’n kleine handeling voegt een nuttige dynamiek toe. Dit is waardevol vooral voor sprekers die wéten dat ze meer moeten bewegen.

Zelden gebruikt een spreker een (whiteboard-)stift om ter plekke iets toe te voegen aan zijn overheadsheet. Nee, de cirkel of de onderstreping zijn er al … in plaats van deze met geschikte kleuren op een strategisch moment toe te voegen. Het schrijven op de sheet ‘activeert’ het hulpmiddel en voegt een nuttige dynamiek aan de presentatie toe.

Hetzelfde geldt voor de beamer-presentaties. Met wat extra ‘klikken’ kunt u allerlei onderstrepingen, cirkels, pijltjes, arcering en andere kleuren toevoegen om weer op een strategisch moment, het punt dat u bespreekt te benadrukken.

De nodige dynamiek ondersteunt uw geloofwaardigheid als spreker. Verder is het vaak te zien hoe deze suggesties de spreker helpen om ‘los’ te komen, om de stem op gang te brengen, en wat spontaner te handelen.

Plaats de computer …

Wanneer u met de laptop werkt, plaats deze zodat u het schermpje steeds kunt zien terwijl u de indruk geeft om in de richting van uw luisteraars te kijken. Zo vermijdt u naar het grote scherm te hoeven kijken. Eventueel heeft u verlengsnoeren nodig, óók voor de koppeling met uw beamer. Plaats de muis waar u het makkelijk kunt bereiken op het moment dat het nodig is. Gebruik zonodig plakband om het op een geschikte plek vast te plakken. Dit advies geldt ongeacht of de muis met snoer of draadloos is. Let wel: het is stellig af te raden om de muis continu in uw hand te houden: het belemmert en beperkt de functionaliteit van uw gebaren.

Ooit gezien bij een bedrijfsseminar: vooraan op het podium stonden twee grote monitoren opgesteld, die hetzelfde beeld vertoonden als op het grote scherm achter de spreker en op het schermpje van zijn laptop. De spreker heeft het gepresteerd om bijna de hele middag aan de dichstbijzijnde monitor te presenteren!

Plaats de overheadprojector …

Wanneer u uw presentatie-tafel tussen de projector en het scherm plaatst, krijgt u meer loopruimte. Daarbij kunt u makkelijker dichter bij de projector komen zonder een barrière te hebben tussen u en uw luisteraars, en u kunt makkelijker spieken wat er op de glasplaat ligt.

Plaats uzelf …

Stel, u wilt een schema tonen en bespreken. U introduceert het plaatje (er staat op dit moment niets op het scherm): ‘Zometeen krijgt u een schema te zien. Het is een vrij complex overzicht van de inputvariabelen die de productiekwaliteit beïnvloeden. Sta even stil bij de verschillende categorieën … dan nemen we het samen door.’

Klik.

Of: plaats de overheadsheet en zet de projector aan. De aandacht van de luisteraars gaat naar het scherm, u loopt uit de weg (rechtshandigen lopen naar rechts – gezien vanuit de zaal), u kijkt even naar het beeld: is de focus helder, staat het haaks, is de kleur goed …? Deze functionele stilte biedt u de gelegenheid om deze zaken te controleren en zonodig te verbeteren, om te ontspannen en uw gedachten te ordenen. Nog steeds aan de rechterkant voor uw luisteraars, en zo dat zij het scherm én u kunnen zien, gebaart u met uw rechterhand naar het scherm. U kijkt zowel naar de luisteraars als – even – naar het scherm: ‘U ziet de grote gele cirkel links met abc-variabelen. U ziet ook de link met def-aspecten van de productie in de groene tabel. Rechts staat heel duidelijk de ghi-kwaliteitscontrole die voor uw afdeling van essentieel belang is.’

En u gaat verder met het verhaal in detail. Nu mag u meer ruimte innemen. Maar iedere keer als u specifiek aan iets op het scherm refereert, loopt u terug om rechts van de luisteraars te staan terwijl u naar het scherm gebaart. Zo bouwt u een functionele dynamiek in en u kunt steeds spieken van het scherm zonder er echt van te lezen.

Tot slot …

U doet zaken met mensen, niet met machines of schermen. U vertelt het verhaal, met uw dynamiek en enthousiasme. Het scherm is tweedimensionaal, ú bent driedimensionaal. De zorg die u draagt om die ene essentiële dimensie in uw verhal te houden, is aan ú!

Het komt regelmatig voor dat u in de zaal zit terwijl de spreker – vaak met de armen over de borst gevouwen en met z’n rug naar u toe – alle teksten vanaf het scherm opleest. Onnodig, omdat uw aandacht al lang getrokken werd naar wat er zojuist op het scherm verscheen, en dat heeft u snel voor uzelf al gelezen. Toch gebeurt het keer op keer … en hoe komt dat?

(On)zekerheid

De typische ‘lezing’ kenmerkt zich door veel woorden, veel informatie en de afwezigheid van contact met de luisteraars. De spreker denkt zelfs in afstandelijke termen zoals ‘publiek’, ‘zaal’, ‘gehoor’, ‘toehoorders’. Geen contact. Dat heeft als consequentie dat de spreker aangewezen is op zichzelf als bron van zekerheid; dat valt vaak tegen, vooral met het verhoogde adrenalinepeil van het op deze manier voor een groep te staan.

Om dit nog duidelijker te maken: de ware ‘presentatie’ vindt plaats met een bijeenzijn van individuen, die samen een groep ‘luisteraars’ vormen. De presentator maakt contact met hen, práát mét hen en ervaart daarin een essentiële bron van zekerheid: de steun van zoveel mensen die graag iets van hen willen horen en meenemen.

Het scherm en wat er daar geprojecteerd wordt, vormt een soort extern geheugen. De volle plaatjes zijn een ‘visueel blocnootje’ voor de spreker die bang is om iets te vergeten.

Zo ziet u dat er ook een verschil in focus is: de ‘spreker’ heeft als focus de inhoud, zijn informatie; de ‘presentator’ heeft als focus de kwaliteit van de relatie die hij met zijn luisteraars bouwt – een brug om een eenduidige en eenvoudige boodschap stevig over te dragen.

Wat te projecteren

Wanneer u alles in één keer laat verschijnen op het scherm, bent u langer de aandacht kwijt dan wanneer u weinig laat zien en steeds stukje bij beetje het totaalbeeld opbouwt. Met ‘alles in één keer’ zit er geen verrassing meer in.

De basisregel is, laat alleen zien wat u op dát moment kunt bespreken.

U begrijpt wanneer u een complex schema of tien tekstregels in één keer projecteert en begint met uw begeleidende verhaal te vertellen, dat het onmogelijk is om precies gelijk met het beeld te praten. Er ontstaat op dat moment een verschil bij de luisteraar (lees: lezer) die probeert tegelijkertijd te luisteren naar wat u vertelt én bezig is te lezen. Het blijkt uit onderzoek dat meer dan 80% van uw luisteraars eerder naar het beeld kijken dan naar u luisteren. Het is dus in uw voordeel bij het ontwikkelen van uw visuele hulpmiddelen om u af te vragen of u luisteraars of lezers wilt hebben! Verder is het zo dat tekst géén visueel hulpmiddel is. Plaatjes, schema’s, symbolen, foto’s, tabellen, illustraties, cartoons – dát zijn visuele hulpmiddellen.

Statisch … of dynamisch

Te veel sprekers gebruiken de combinatie van presentatiesoftware + beamer als een soort elektronische overheadprojector. Dat wil zeggen, ze verzuimen de voordelen van zelfs de eenvoudigste ‘opbouw’-mogelijkheden van de software te gebruiken; jammer, omdat dit juist een van de krachtigste redenen is om elektronisch te presenteren!

Er zijn weinig sprekers die de techniek van ‘afdekken’ van overheadsheets beheersen, terwijl het een o-zo-eenvoudig middel is om de inhoud van het hulpmiddel te doseren. Door steeds terug naar de projector te komen voor zo’n kleine handeling voegt een nuttige dynamiek toe. Dit is waardevol vooral voor sprekers die wéten dat ze meer moeten bewegen.

Zelden gebruikt een spreker een (whiteboard-)stift om ter plekke iets toe te voegen aan zijn overheadsheet. Nee, de cirkel of de onderstreping zijn er al … in plaats van deze met geschikte kleuren op een strategisch moment toe te voegen. Het schrijven op de sheet ‘activeert’ het hulpmiddel en voegt een nuttige dynamiek aan de presentatie toe.

Hetzelfde geldt voor de beamer-presentaties. Met wat extra ‘klikken’ kunt u allerlei onderstrepingen, cirkels, pijltjes, arcering en andere kleuren toevoegen om weer op een strategisch moment, het punt dat u bespreekt te benadrukken.

De nodige dynamiek ondersteunt uw geloofwaardigheid als spreker. Verder is het vaak te zien hoe deze suggesties de spreker helpen om ‘los’ te komen, om de stem op gang te brengen, en wat spontaner te handelen.

Plaats de computer …

Wanneer u met de laptop werkt, plaats deze zodat u het schermpje steeds kunt zien terwijl u de indruk geeft om in de richting van uw luisteraars te kijken. Zo vermijdt u naar het grote scherm te hoeven kijken. Eventueel heeft u verlengsnoeren nodig, óók voor de koppeling met uw beamer. Plaats de muis waar u het makkelijk kunt bereiken op het moment dat het nodig is. Gebruik zonodig plakband om het op een geschikte plek vast te plakken. Dit advies geldt ongeacht of de muis met snoer of draadloos is. Let wel: het is stellig af te raden om de muis continu in uw hand te houden: het belemmert en beperkt de functionaliteit van uw gebaren.

Ooit gezien bij een bedrijfsseminar: vooraan op het podium stonden twee grote monitoren opgesteld, die hetzelfde beeld vertoonden als op het grote scherm achter de spreker en op het schermpje van zijn laptop. De spreker heeft het gepresteerd om bijna de hele middag aan de dichstbijzijnde monitor te presenteren!

Plaats de overheadprojector …

Wanneer u uw presentatie-tafel tussen de projector en het scherm plaatst, krijgt u meer loopruimte. Daarbij kunt u makkelijker dichter bij de projector komen zonder een barrière te hebben tussen u en uw luisteraars, en u kunt makkelijker spieken wat er op de glasplaat ligt.

Plaats uzelf …

Stel, u wilt een schema tonen en bespreken. U introduceert het plaatje (er staat op dit moment niets op het scherm): ‘Zometeen krijgt u een schema te zien. Het is een vrij complex overzicht van de inputvariabelen die de productiekwaliteit beïnvloeden. Sta even stil bij de verschillende categorieën … dan nemen we het samen door.’

Klik.

Of: plaats de overheadsheet en zet de projector aan. De aandacht van de luisteraars gaat naar het scherm, u loopt uit de weg (rechtshandigen lopen naar rechts – gezien vanuit de zaal), u kijkt even naar het beeld: is de focus helder, staat het haaks, is de kleur goed …? Deze functionele stilte biedt u de gelegenheid om deze zaken te controleren en zonodig te verbeteren, om te ontspannen en uw gedachten te ordenen. Nog steeds aan de rechterkant voor uw luisteraars, en zo dat zij het scherm én u kunnen zien, gebaart u met uw rechterhand naar het scherm. U kijkt zowel naar de luisteraars als – even – naar het scherm: ‘U ziet de grote gele cirkel links met abc-variabelen. U ziet ook de link met def-aspecten van de productie in de groene tabel. Rechts staat heel duidelijk de ghi-kwaliteitscontrole die voor uw afdeling van essentieel belang is.’

En u gaat verder met het verhaal in detail. Nu mag u meer ruimte innemen. Maar iedere keer als u specifiek aan iets op het scherm refereert, loopt u terug om rechts van de luisteraars te staan terwijl u naar het scherm gebaart. Zo bouwt u een functionele dynamiek in en u kunt steeds spieken van het scherm zonder er echt van te lezen.

Tot slot …

U doet zaken met mensen, niet met machines of schermen. U vertelt het verhaal, met uw dynamiek en enthousiasme. Het scherm is tweedimensionaal, ú bent driedimensionaal. De zorg die u draagt om die ene essentiële dimensie in uw verhal te houden, is aan ú!

Casper is een Scandinaviër die in Nederland woont en werkt voor een groot internationaal bedrijf, waar de voertaal Engels is. Hij bereidt zich voor om naar Brazilië te gaan om daar tijdens een congres een bijdrage te leveren. ‘Hoe lang krijg je, Cas?’ ‘Zo’n 30 minuut.’ ‘Laat het programma eens zien.’

Wat blijkt is dat er een blok van 1½ uur gereserveerd is voor korte verhalen van de dagvoorzitter én drie andere sprekers. De spreektijden staan niet specifiek aangegeven. Wij bespreken de voordelen en nadelen van de andere sprekers – de ene is breedsprakiger dan de andere – zodat Casper inziet dat hij flexibel moet zijn. Om zijn taak nog uitdagender te maken, heeft zijn ‘achterban’ 38 volgepropte PowerPoint-plaatjes voorbereid, die hij zou moeten presenteren. Dat is al bijna onmogelijk in zo’n korte tijd.

‘Cas, ik zie dat je vertolkt wordt in het Spaans, Portugees, Frans en Duits. Hoeveel spreektijd heb je eigenlijk?’ Waarschijnlijk net zoals u, begreep Casper dat zijn spreektijd zo’n 15-20 minuut bedraagt, en dat zijn grootste belemmering het aantal plaatjes zou zijn.

Presenteren met tolken

Stel dat ú gevraagd wordt een lezing of presentatie te houden op zo’n internationale bijeenkomst. U weet dan van tevoren dat u te maken heeft met de vertaaldiensten van tolken. Deze tolken zorgen ervoor dat de diverse taalgroepen uw verhaal kunnen volgen. Welke maatregelen kunt u nemen om uw boodschap optimaal over te dragen?

Uitgangspunt hier is het simultaan vertalen via koptelefoons. Vanwege de eenvoud leest u ‘de spreker’, ‘de tolk’ en hij, maar alle personen kunnen uiteraard vrouwen zijn.

Lezing … of presentatie?

In de eerste zin van dit artikel staat ‘een lezing of presentatie’. Heeft u het idee dat het om hetzelfde gaat? Zijn lezing en presentatie synoniem? Hoe langer u hierover nadenkt, hoe meer u een verschil gaat voelen. Dat is goed, want er is inderdaad een verschil.

Een lezing bereidt u in z’n volledigheid van tevoren voor. U schrijft de tekst precies op zoals u van plan bent om hem op de congresdag te gebruiken. U maakt de visuele hulpmiddelen klaar, met kopieën als bijlage bij de tekst die in de congresmap komt. De teksten op uw sheets of PowerPoint-plaatjes geven de grote lijn van uw verhaal aan. U oefent, en u weet ongeveer hoe lang u nodig heeft om uw verhaal op te lezen. In een lezing ligt uw tekst vast. Eventueel op een paar stukken na, waar u de mogelijkheid inbouwt om in te gaan op actuele opmerkingen van de vorige spreker of de dagvoorzitter.

Een presentatie is heel anders. Uiteraard bereidt u zich voor. Maar u maakt slechts enkele puntsgewijze aantekeningen van een paar woorden per regel, omdat u weet dat deze punten uw gedachten prikkelen om hele alinea’s over het onderwerp te vertellen. Uw visuele hulpmiddelen zijn eenvoudig, en dienen slechts als ondersteuning van uw thema en de ideeën die daarbij horen. U kent de grote lijn van uw presentatie. U kent uw onderwerp van haver tot gort, en u wacht op de presentatie zelf om het af te ronden. Dat wil zeggen: u proeft de sfeer in de zaal, u maakt contact met uw luisteraars. Zij helpen u om er een actieve presentatie van te maken.

Twee uiteenlopende benaderingen

U ziet dat de lezing onafhankelijk van de zaal plaatsvindt, of u de aandacht heeft of niet. De presentatie betrekt de luisteraars, en is afhankelijk van deze betrokkenheid en de aandacht die u als spreker creërt.

U kunt zich voorstellen dat deze voorbeelden twee extremen aangeven. U herkent vast uw eigen presentatiestijl – ergens tussen deze twee uitersten in. Hoe kunnen deze twee voorbeeld-sprekers zich nu het beste voorbereiden op de tolken?

Lezing

Is uw stijl vooral die van de ‘lezing-spreker’? Dan hoeft u alleen ruim van tevoren uw tekst en kopieën van de visuele hulpmiddelen op te sturen aan de seminarorganisator, die verantwoordelijk is voor de tolken. Het is wel belangrijk om de afspraken grondig door te nemen met de organisator. Wie bijvoorbeeld is verantwoordelijk (ook voor de kosten) voor de vertaling die de diverse taalgroepen ontvangen? Wilt u gebruik maken van een tweede, zelfs een derde overheadprojector of beamer om uw verhaal in nog een of twee talen te ondersteunen, dan moet dat op tijd geregeld worden.

De tolk heeft meestal de tijd gehad om zich goed voor te bereiden. Dat betekent het doorlezen van uw tekst, het opzoeken van moeilijke woorden en het ontleden van uw ingewikkelde zinsconstructies. Let op: vermijd al te modieuze en idiomatische taal. Laat taalgrapjes en grapjes in het algemeen achterwege. Ze zijn immers niet letterlijk te vertalen, en hangen af van cultuur.

Als de tolk weet dat u uw tekst letterlijk opleest – behalve waar u aangeeft dat u uitweidt – zou hij u met gemak kunnen volgen of u bewust pauzes inlast of niet. Wel is het hoe dan ook in uw voordeel als spreker om wél voldoende rustpauzes te gebruiken; uw verhaal wint zeker aan kracht … en aandacht!

Maak de tijd vrij om de tolken vóór uw presentatie te ontmoeten. Vraag of ze iets willen weten over uw lezing. Deze ontmoeting biedt hen een gelegenheid om aan uw stem te wennen. Denk aan het bedanken achteraf – ze helpen ú een goede indruk achter te laten! (Neem een relatiegeschenk van uw bedrijf mee!)

Met zo’n benadering is het nodig om uw verhaal enigszins in te korten om rekening te houden met de langere pauzes. Onthoud dat de ene taal meer woorden nodig heeft om hetzelfde te zeggen, dan de andere taal.

Presentatie

Geef de tolken voldoende tekst om een gevoel te krijgen voor uw taalstijl. Zelfs een additionele tekst of een artikel waarin u het over uw presentatie-onderwerp heeft, om ze inzicht te geven in het onderwerp. Laat ze weten wat uw kernthema is, welke ‘boodschap’ de luisteraar mee moet nemen, en welke indruk hij van u als spreker zou moeten krijgen (dat wil zeggen, de ‘sfeer’ of het ‘gevoel’ van de presentatie).

Zorg er uiteraard voor dat de tolken uw aantekeningen krijgen. U doet er goed aan om meer uitleg te geven over de punten die u naar voren brengt. U kunt vast de belangrijkste uitdrukkingen noteren, zodat ze voor de tolken herkenningspunten zijn.

Maak een lijst van de hulpmiddelen die u gebruikt, voor zover mogelijk in de volgorde waarin u verwacht ze te gebruiken. Beschrijf het hulpmiddel, en geef aan hoe u het gebruikt en wat het leerpunt is.

Als u bepaalde kernachtige citaten gebruikt of van plan bent gedichten op te lezen, geef deze aan de tolken. Deze hebben ze hard nodig van tevoren vanwege de beknoptheid van de gedachten.

The rest is up to you. Net als voor de lezing is het belangrijk om aandacht te besteden aan uw taalkeuze. Gebruik eenvoudige en correcte taal. Korte zinnen. En véél denkpauzes. Geef de tolken de tijd om uw gedachten te vertalen, geef uw luisteraars de tijd om u te volgen. Degenen die uw taal spreken zullen u deze pauzes vergeven, ze zullen u er juist dankbaar om zijn. De pianist Arthur Rubinstein zei ooit: ‘Anyone can play the notes, but to play the silences you must be a real master!’

Kijk af en toe naar de tolken. Zo merkt u hoe ver ze zijn met hun vertaling. Dat laat u weten hoe lang uw pauze mag zijn!

Tot slot …

Onthoud altijd dat u de tolken nodig heeft om een belangrijk gedeelte van uw luisteraars te bereiken. Denk in termen van een partnerschap en help hen om ú te helpen!