In het verhaal ‘Anna en de Koning’ (frappant genoeg is de oorspronkelijke Engelse titel wat bescheidener, ‘The King and I’) staat de Koning van Siam bekend om zijn veelvuldig gebruik van de uitdrukking: ‘Etcetera, etcetera, etcetera.’

De schooljuf Anna krijgt bijvoorbeeld opdracht om een brief te schrijven aan Koningin Victoria. De Koning dicteert enkele woorden waarvan meer dan de helft ‘etcetera’ is. Anna protesteert dat ze moeilijk de brief kan schrijven met zo weinig informatie, maar de Koning is autodidact en autocraat en wuift haar bezwaren weg. Hij hééft geen verdere informatie en durft geen kleur te bekennen.

Lijsten

Zo ook in veel teksten en presentaties komt het woord ‘etcetera’ voor. Wat betekent het letterlijk? Uit het Latijn, ‘et’ = ‘en’, ‘cetera’ = ‘rest’, ‘overig’. Dit komt vooral voor aan het einde van een lijst. Gezien bij een snackbar: ‘Voor al uw snacks, drankjes, salades, etc.’ Wat voegt dit nep-woord eigenlijk toe? Niets.

Een bevriende makelaar, Nico, komt regelmatig met excuses en uitleg zoals: ‘ … en ik regel het contract, etcetera, enzovoort, enzovoort, allemaal.’ Wordt ú wijzer van dit soort taal?

Gevaar

Wanneer u deze nietszeggende uitdrukkingen gebruikt – en u kunt ze overal vinden, in boeken, artikelen, advertenties, laat staan presentaties – dan laat u zien dat u onvolledig bent in uw communicatie. De lezer kan allerlei ideeën krijgen, maar tenzij hij helderziend is, kan zijn beeld maar bij toeval overeenkomen met uw gedachten. Bij de luisteraar is het nog erger, want u als spreker draaft maar door. Hoe heeft de luisteraar tijd om stil te staan bij de invulling van uw ‘etcetera’?

Oplossing

Wanneer u een einde aan een opsomming wilt maken, gebruik de uitdrukking ‘zoals bijvoorbeeld …’ Daarna gebruikt u ‘de kracht van drie’:

‘Vanmiddag gaan we het hebben over de verschillende maatregelen, zoals registratiesystemen, inloggen en pincodes … die helpen u om uw data te beschermen.’

‘Bij Piet Patat krijgt u de bekende lekkere snacks zoals frites, burgers en slaatjes.’

‘Woorden die u beter kunt vermijden zijn bijvoorbeeld vreselijk, geweldig en ontzettend.’

Zo ziet u beter dat een ‘etcetera’ of ‘enzovoort’ niets toevoegt.

Andere lege uitdrukkingen

Er zijn andere uitdrukkingen zoals ‘van gedachten wisselen’ (zeg: ‘bespreken’), ‘c.q.’ (als u ‘en’ bedoelt, zeg ‘en’; als u ‘en/of’ bedoelt, zeg ‘en … of’; als u ‘of’ bedoelt, zeg ‘of’; als u ‘casu quo’ bedoelt, zeg wat u dáármee bedoelt), en ‘het een en ander’ (?). Het concept van zakelijk communiceren betekent dat u direct laat weten waar u het over heeft. Alleen wanneer u advocaat, jurist, politicus of hoge ambtenaar bent, heeft u enige beroepsdeformatie om u te beschermen tegen mijn kritiek op dit gebied; wel krijgt u indringende vragen over uw behoefte om u te beschermen!

Uw imago

Overweeg hoe u overkomt wanneer u duidelijke taal gebruikt, waar ieder woord telt. Overweeg hoe u overkomt wanneer u lege uitdrukkingen gebruikt. Sta stil bij het beeld dat u krijgt van iemand die ‘vrinden’ heeft, of ‘makkers’.

Hoe wilt ú gezien worden? Hoe is het in uw voordeel om gezien te woorden? Hoe wilt u dat er tegen u én uw organisatie aangekeken wordt? De taal die u gebruikt telt weliswaar voor maar 7-20% bij de overdracht van de boodschap. Toch kunt u een bewuste taalkeuze inzetten om uw gewenste imago te ondersteunen. De (taal)keuze is nu aan ú!

‘Aandacht’ is een essentieel onderdeel van het succes van uw presentatie. Zonder úw aandacht voor de luisteraars heeft u weinig kans om hún aandacht te trekken én, nog belangrijker, te houden.

De onervaren spreker maakt zich zorgen over het trekken van de aandacht bij aanvang van zijn presentatie. De ervaren spreker weet beter. Ook u, aan het einde van dit korte artikel, kunt verwachten meer inzicht te krijgen in de dynamiek van het begin van een presentatie.

Aandacht aan het begin

Jan, een zwaarlijvige, rommelig geklede manager met een kabouter-baard en rode wangen, komt voor presentatie-consult.

‘En, Jan, hoe denk je je presentatie te beginnen?’

‘Uh … met een mopje.’

‘Hoezo, een mopje?’

‘Nou ja, ik heb gehoord dat dat een goede manier is om de aandacht te trekken.’

‘Jan, maak je geen zorgen. Zoals jij eruit ziet, wanneer jij voor de groep staat, heb j¡j onmiddellijk alle aandacht!’

In grote lijnen geldt dit voor iedere spreker. Dat vooral Amerikanen beginnen door een mop te tappen is hun zaak. Uw zaak is om op een relevante manier zo snel mogelijk tot de kern te komen, om zo snel mogelijk op een originele manier de luisteraar duidelijk te maken dat hij op de juiste plek is en dat het de moeite waard is om te blijven luisteren.

Tenzij u een conferencier bent, laat de moppen en begin op een andere manier. Wél is het op z’n plaats om dit duidelijk te maken: als u relevante humor kúnt gebruiken, bewaar het tot later in uw presentatie voor wanneer de aandacht toch enigszins zou verslappen.

Originaliteit en creativiteit

Stelling: ‘Iedereen wordt als origineel geboren, maar de meeste mensen sterven als kopie.’ Als u enig gevoel heeft voor uw originaliteit en oorspronkelijkheid, als u en uw bedrijf wilt onderscheiden, dan is er géén ruimte voor clichés. Zeker niet voor clichés zoals: ‘Dank u, meneer de voorzitter, voor uw fantastische introductie. Goedemorgen, dames en heren, wat ben ik blij om hier te zijn vandaag. Ik ben … (gevolgd door uw naam en een groot deel van uw curriculum vitae) … en ik ga u vertellen …’
Fout!

Enkele aandachtspunten voor het begin

Uw eerste woorden zijn bedoeld voor uw luisteraars. Nooit, dus, de dagvoorzitter of inleider bedanken met woorden. Een glimlach en een gebaar zijn voldoende.

Begin nonverbaal door rustig stil te staan. Ontspan u. Kijk rond, geniet van de stilte, ontspan uw kaken en glimlach. Zo ‘zegt’ u ‘goedemorgen’. Adem bewust zo’n drie keer uit door de mond. Wacht totdat u de volledige aandacht heeft.

Maak gebruik van een van deze voorbeeld-beginnen, of een combinatie ervan:

1. Vraag

Steek uw linkerhand omhoog, adem uit, adem in, en stel een vraag. Formuleer de vraag geheel positief (dus ‘Wie van u zou het leuk vinden om …?’ in plaats van het Calvinistische ‘Wie van u zou het niet leuk vinden om …?’) en dusdanig dat u een ‘ja’-antwoord kunt verwachten.

‘Wie van jullie hier vanochtend heeft baat bij haalbare verkooptargets, die tegelijkertijd een prettige uitdaging zijn?’

2. Citaat

Leer het uit uw hoofd, of durf een papiertje te pakken en lees het langzaam en overdreven op. Het is dan úw taak om het citaat of de stelling relevant te maken voor de bijeenkomst.

‘”Het feit dat iedereen een zaktelefoon heeft, zegt niets over zijn bereikbaarheid.” Deze stelling van J.J. Wentzel van de Erasmus Universiteit legt de vinger op de zere plek binnen deze organisatie. Daarom deze bijeenkomst om te kijken welke stappen we met z’n allen kunnen ondernemen om beter bereikbaar te zijn voor zowel onze klanten als elkaar.’

3. Cijfers

Statistiek en geldbedragen trekken altijd de aandacht:

‘Gemiddeld per dag komen er bij klantenservice 23 klachten binnen. 23 klachten die de medewerkers ruim 14 uur werk verzorgen, en kosten het bedrijf – uitgerekend over de laatste 6 maanden – €15.000 per maand. €15.000 die veel beter besteed kan worden om klachten te voorkomen. Laten we dan vanmiddag samen onderzoeken welke stappen we kunnen nemen …’

4. Metafoor

Gebruik een herkenbare situatie als opstapje tot waar het werkelijk over gaat. Met een rustig gebaar van de linkerhand zeg het woord ‘Stel …’. Voorbeeld:

‘Stel … het is bijna 6 uur ’s avonds en je hebt kopieën nodig voor je bespreking dezelfde avond. Je hebt haast, de secretaresses zijn al lang weg, je loopt naar het kopieerapparaat … en je ziet dat het ‘papier leeg’-lampje brandt. Oké, je doet de kastdeuren open … en wat blijkt: de voorraad is op. Naar het magazijn lopen heeft nu geen zin … Herkennen jullie zo’n situatie? (Linkerhand omhoog, knikken met het hoofd.) Dit is maar een voorbeeld … en het zal jullie duidelijk zijn dat klantgerichtheid – zowel binnen het bedrijf naar onze interne klanten, als naar buiten toe, naar degenen die uiteindelijk jullie salarissen betalen – een belangrijk onderwerp is. Vandaag staan we stil bij acties om onze klantgerichtheid op een hoger peil te brengen.’

Rust en contact

Let hierbij op de rust die u neemt om oogcontact met uw luisteraars te houden, de stilte in uw lichaam (blijf op één plek staan voor het begin) en de relevantie van wat u vertelt.

Deze vier mogelijkheden bieden u veel ruimte voor uw creativiteit, maar hoe origineel u bent, is aan ú!

Stel, u presenteert aan een kleine groep van 10-15 luisteraars. U projecteert plaatjes die u uitvoerig bespreekt en u staat naast het scherm om de details aan te wijzen.
Stel, u presenteert op een congres. Vanaf een podium en grotendeels vanachter een lessenaar. U wilt dieper ingaan op een detail op het grote doek, en u loopt er naar toe om het aan te wijzen. U staat in het licht van de beamer en praat nu zonder microfoon.

Ondanks alle ontwikkelingen zowel in techniek en op trainingsgebied komt dit beeld nog steeds voor. Hoe denkt u dat u bij uw publiek overkomt?

Afstand

U draagt uw boodschap over voor zo’n 7-20% door de taal die u hanteert. Uw taalkeuze. Het overige 80-93% bestaat uit nonverbale zaken zoals stem, mimiek en houding. Ook de afstand tussen u en uw luisteraars speelt hier ook een belangrijke rol.

Stel, u wilt gezien worden als afstandelijk, behoudend en formeel. Dat is makkelijker te regisseren: gebruik lange, formele zinnen die u opleest zonder oogcontact vanachter een lessenaar hoog op een podium!

Stel dat u anders wilt overkomen bij uw luisteraars: vriendelijk, klantgericht, enthousiast. Dan is het essentieel dat u zich anders gedraagt. U komt dichter bij de luisteraars, zowel in taal als in fysieke afstand. De beschermende barrière van een presentatie-tafel of lessenaar vervalt en u presenteert ‘open en bloot’ met eventuele behulp van een draadloze, zendermicrofoon (revers- of dasspeldmicrofoon).

Assertiviteit

Kortom, de afstand die u hanteert, weerspiegelt een bepaald deel van uw gewenste imago. U bepaalt het, tenzij u zich overlevert aan de onvoorspelbaarheid en potentiële starheid van een organisator.

De Ierse schrijver, George Bernard Shaw, zei ooit dat er twee soorten mensen zijn. De eerste soort accepteert de omstandigheden waarin hij zich vindt, en verandert zichzelf. De tweede soort verandert de omstandigheden.

Het is verbazingwekkend hoeveel sprekers zich als ’slachtoffers’ gedragen, en hoe weinig sprekers ‘ondernemers van de eigen omstandigheden’ zijn. Vertel het – van tevoren! – zoals u het wilt, verander wat u kunt veranderen, en heb de wijsheid en professionaliteit om te accepteren en hanteren wat u onmogelijk kunt veranderen.

Aanwijzen … hoe?

De basisregel is: schep nooit afstand door verder weg van uw luisteraars te gaan om dan op het scherm te gaan wijzen. Zorg ervoor dat u nooit in het licht van uw beamer komt te staan. Kom altíjd dichterbij.

Sta een beetje opzij en gebruik een rustig, wijds gebaar naar het scherm toe – géén ‘gewapper’. Als u rechtshandig bent, staat u rechts van de kijkers en wijst met uw rechter hand. Kijk de luisteraars aan en gebruik woorden om de aandacht precies te richten waar u het wilt hebben:

‘Hier ziet u de drie belangrijkste categorieën van uw assortiment. Laten we ze nu één voor één doornemen. Het allereerste punt – ABC-categorie [kies waar mogelijk andere woorden dan wat op het scherm staat; uw luisteraars kunnen prima lezen, dus het ligt aan u om te parafraseren] – zult u waarschijnlijk het beste herkennen …’

Logistiek

Het zal u duidelijk zijn van de voorbeelden dat het onzin is om op het podium naar een enorm scherm te lopen. Voor velen is het minder duidelijk dat ook in klein verband het benaderen (letterlijk én figuurlijk) van de luisteraar voordelen heeft. Gebruik de indeling van uw zaal of podium om u te helpen de nodige ruimte in te nemen zodat u een geschikte dynamiek kunt vertonen. ‘Powerful people take up more space’ is een opmerking om u aan te moedigen om links en rechts, voor en achter, wat meer ruimte in te nemen, en om ruimere gebaren te maken vanaf de schouder. Let wel dat u daarbij ook af en toe stilstaat – voor de nodige afwisseling die juist kracht zet bij de dynamiek.

Betrokkenheid

Het zal u ook duidelijk zijn dat het in uw voordeel is om alles in te zetten om uw luisteraars te betrekken bij uw verhaal. Hoe meer u hen betrekt, des te meer ze zich betrokken voelen, des te hoger hun betrokkenheid bij u, uw verhaal en de oplossing die u biedt, en des te groter uw kans op slagen.

U gebruikt beeldende spreektaal, korte zinnen, de tegenwoordige tijd, actieve werkwoordsvormen en positieve wendingen om de boodschap te verpakken. U gebruikt functionele bewegingen en gebaren, een levendige mimiek, afwisseling in uw stem (waaronder de stilte), en gepaste kleding als nonverbale verpakking van uw boodschap. De juiste, afwisselende afstand – met de nadruk op dichtbij – speelt hierbij een duidelijke rol. De keuze voor hoe dicht bij uw luisteraars u durft te komen, is zeker een beslissing voor ú!

U komt aan voor uw training, seminar of congres. Bij aanvang krijgt u een dikke map vol met kopieën van alle sheets, PowerPoint-slides, het programma van de dag, en de curricula vitae van de sprekers. Vooral bij congressen staan er de volledige teksten bij, zelfs voorafgegaan met de woorden: ‘Mijne dames en heren …’ U weet dus bij voorbaat dat u enkele lezingen krijgt in plaats van luisteraargerichte presentaties! Wat is zin en onzin in deze gewoonte van de handout?

Wat neemt u mee?

Ja, u neemt een mapje mee, maar wat neemt u werkelijk mee van iedere presentatie? U neemt het gevoelsbeeld mee dat u vormt van de spreker. Dat beeld is het antwoord op de vraag die u zou kunnen krijgen: ‘Hoe was het?’ of ‘Hoe was-ie?’ Want of het om de spreker of zijn presentatie gaat, maakt hier niets uit; in uw gedachten zijn de twee met elkaar geïdentificeerd.

U neemt ook een essentie van de inhoud mee, de boodschap. Deze vormt het antwoord op de vraag: ‘Waar ging het over?’ of ‘Wat heeft u eraan gehad?’

En de map of ‘congresbundel’?

Ja, u neemt de map mee … en wat doet u ermee? Wat gebeurt er mee?

Wed eens dat in het overgrote meerendeel van de gevallen de map terechtkomt op een plank; iedere keer als u er naar kijkt, zegt u tegen uzelf: ‘Daar zou ik ‘ns in moeten kijken!’ En u komt er nooit aan toe. Het is een soort trofee, om te bewijzen dat u ooit op dat congres bent geweest!

Een steekproef uit mijn trainingen in de loop der jaren geeft de indruk dat maximaal 5% van deelnemers ooit nog een keer in de map kijkt na afloop van een bijeenkomst, of het om een training, congres of zakelijke presentatie gaat. Zo kunt u uw vraagtekens zetten bij de functie van zo’n handout.

Waarom een handout?

In de NLP (Neuro-Linguistic Programming) bestaat de uitdrukking ‘anker’. Daar heeft het een iets andere betekenis dan op het water, en toch heeft het ook te maken met ‘vastleggen’. Een ‘anker’ kan een houding of gebaar zijn, een woord, of in dit geval een map, waarmee u onbewust (en vaak bewust) een bepaalde herinnering en/of een bepaald gevoel of ‘innerlijke staat’ associeert. U ziet de map in de boekenkast en dat prikkelt uw herinneringen aan het congres. U denkt dan aan hoe saai het was, en u krijgt een beeld van de ene spreker die z’n tekst zo hakkelend oplas. Stel, u bladdert door de map; u ziet een bepaald plaatje dat uw herinneringen prikkelt over het mopje dat de spreker op dat moment vertelde.

Kortom, de handout hééft terdege een functie, om u te herinneren aan wat u meemaakte toen u het kreeg. En al kijkt u er nooit meer in, toch wordt u herinnerd aan belangrijke (?!) zaken die er mee te maken hebben.

Presentatie … of leesstof?

Stelling: als de luisteraar uw presentatie kan volgen van de tekst en plaatjes in de handout, dan heeft u de verkeerde bijdrage gemaakt voor de handout.

Ter vergelijking: als de luisteraar uw verhaal kan volgen vanaf het scherm (u projecteert alles, en leest het hardop), dan bent u zelf overbodig.

Consultants

Het lijkt een gewoonte bij organisatieadviesbureaus en consultants om hun rapport in de vorm van volgepropte PowerPoint-slides te maken. Deze zijn op A4-formaat, overdwars afgedrukt, ingebonden en van tevoren verzonden aan de cliënt. Komt de dag waarop het rapport ‘gepresenteerd moet worden’, en de spreker projecteert dezelfde plaatjes en leest ze hardop. Bijzonder klantgericht … voor de visueel gehandicapten! Maar dit klakkeloze gedrag is een grote verspilling van ieders tijd en energie. Het kán anders, maar alleen wanneer de consultant bereid is om oud gewoontegedrag los te laten.

Het verschil

De handout mag een uitgebreid verhaal bevatten, met plaatjes, grafieken, bronnen, referenties en van alles wat om te bewijzen dat u uw werk ‘goed’ heeft gedaan. De plaatjes kunt u beter klein afdrukken (niet overdwars; dat verlaagt de leesbaarheid), en schrijf bij ieder plaatje een kort verhaal.

Wanneer u als spreker gevraagd wordt om een curriculum vitae in te leveren, sta stil bij wat u aan het doen bent. Solliciteert u bij uw publiek? Nee. Wat u dan opgeeft voor opname in de map is een korte, overzichtelijke opsomming van twee of drie alinea’s die het nodige bewijs levert voor waarom ú de aangewezen spreker bent voor dit onderwerp.

De handout mag ook bestaan uit een of twee A4’s. Een kort, ‘lopend’ verhaal dat u schrijft met veel kopregels en korte alinea’s (zoals dit artikel). Gebruik makkelijke spreektaal en maak het de lezer duidelijk welke voordelen uw presentatie hem biedt. Net zoals bij een persbericht voegt u een paar zinnen toe in de geest van: ‘Als u meer informatie wilt hebben, of kopieën van de plaatjes …’ en u geeft uw contactgegevens.

Misvatting

Het zal u nu duidelijk zijn dat dat de grootste bron van ‘verkeerde’ handouts ligt in de misvatting dat de handout een correcte weergave moet zijn van wat de spreker vertelt.

U weet nu dat de luisteraar een bepaald beeld meeneemt. Het is in uw voordeel dat dit beeld enigszins overeenkomt met uw gewenste imago. Als u persoonlijk of als bedrijf gezien wilt worden als professioneel, zakelijk, efficiënt en netjes, dan regelt u een overzichtelijke en nuttige handout die er mooi uitziet, prettig leesbaar is en de lezer ontlast. Onthoud altijd de woorden van John Naisbitt uit zijn boek Megatrends: ‘Wij verdrinken in informatie terwijl wij dorsten naar kennis.’

Wat belangrijk is, is dat wat ú vertelt altijd anders mag zijn dan wat u in de handout zet. ‘Verkoop’ de handout tijdens uw presentatie: ‘Wilt u meer weten over de specifieke details van [dit onderdeel], dan kunt u deze vinden in hoofdstuk 3 van de handout.’ Terwijl u dit zegt, houd de handout omhoog – maar niet voor uw gezicht – gedurende enkele seconden voordat u het opzij legt en verder gaat met uw verhaal.

Medelijden

In het licht van John Naisbitts woorden kunt u voortaan een heel andere handout maken. Een doordachte handout. U bespaart voorbereidingstijd, u spaart bomen (goed voor uw milieubewuste imago!), u maakt uw informatie toegankelijker voor de luisteraar (u bent klantgericht bezig!) en u geeft uzelf meer vrijheid tijdens uw presentatie om flexibel te zijn in de wending en in de hoeveelheid interactie met uw luisteraars. Met andere woorden, de handout is een praktisch voorbeeld van uw presentatievaardigheid, en hoe vaardig u bent, ligt aan u!

Uw eerste reactie op deze stelling is waarschijnlijk dat het onzin is: ‘Natuurlijk moet je iets veranderen!’ Toch is het verbazingwekkend hoeveel weerstand sprekers hebben om nieuwe technieken in te zetten omwille van een ander resultaat. Dit is dan een prima moment om stil te staan bij verandering en weerstand, en de waarheid achter de uitdrukking: ‘Er is een definitie van gekte: hetzelfde blijven doen … en een ander resultaat verwachten!’

De cake

Stel u wilt een lekkere cake bakken. U ziet het plaatje in het kookboek en u leest het recept met alle ingrediënten. U bent eigenwijs dus verandert u de ingrediënten, bijvoorbeeld 2 eieren in plaats van 4, 1 liter melk in plaats van ½ liter (omdat u van melk houdt!) en de oven op 200° in plaats van 250°. Vreemd genoeg raakt u geïrriteerd en teleurgesteld over het feit dat wat u uit de oven haalt héél anders is dan wat op de kleurenfoto staat!

Zo ook met training en consult. Een spreker beseft dat zijn presentatie voor verbetering vatbaar is en vraagt om advies. Dan, net zoals langs de schappen wandelen in een supermarkt, pakt hij dit advies en dat advies, maar nee, niet dát of dát advies, want hij vindt dat dát niet bij hem past. Geen wonder dat de presentatie uiteindelijk weinig verbetering vertoont.

Drie gebieden

De belangrijkste gebieden waarop u veranderingen in uw presentatie kunt aanbrengen zijn: mentaal, emotioneel en fysiek. Laten we deze nader onderzoeken.

Mentaal: dit is het gebied van taalkeuze (heeft u ‘vrinden’, ‘vrienden’ of ‘maatjes’; zegt u ‘thans’ of ‘nu’; bent u ergens ‘werkzaam’ en ‘woonachtig’, of bent u ‘verantwoordelijk voor …’ en u ‘woont’?). Het is waar u laat zien of u positief of negatief ingesteld bent. Het is waar u bewijst of u werkelijk oog heeft voor de ander (door veel in de ‘u/jullie/jij’-vorm te praten en over voordelen voor de ander) of dat u eerder bezig bent met uzelf (aandacht voor de eigenschappen van uw onderwerp, steeds in de ‘ik’-vorm praten).

Fysiek: klopt uw lichaamstaal bij uw woorden? Maakt u functionele gebaren of staat u met de handen vastgeklampt over uw buik of kruis, of achter de rug? Drentelt of ijsbeert u in de beschikbare ruimte, of maakt u functioneel gebruik van bewegen, stilstaan, bewegen? Praat u de hele tijd, of kunt u zelfverzekerd stiltes laten vallen? Past uw kleding bij uw lichaamsvorm? Passen de kleuren bij uw natuurlijke kleuring? Straalt u harmonie uit in uw kledingkeuze en niveau van verzorging?

Emotioneel: durft u zich kwetsbaar op te stellen? Of zoekt u bescherming achter afstand (fysiek: achter een tafel of lessenaar) en plechtigheid (formele taal, ongepast formele kleding)? Bent u in staat om de emoties rondom uw onderwerp aan te spreken … of draait u om de hete brei heen?

Wilt u optimaal werken aan verandering in uw presentatie dan is het zaak dat u veranderingen op alle drie gebieden toepast. De drie gebieden vormen een geheel en zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden: verander bijvoorbeeld uw taalgebruik, en er verandert iets fysieks, waardoor ook uw gevoel – en de waarneming bij de ander – verandert.

Beperking … en angst

‘The human mind is like a parachute – it functions best when it is open.’ Veranderen betekent het loslaten van het bekende, het geijkte, van gewoontegedrag. ‘If you want to explore foreign parts, you must be prepared to lose sight of your own shores.’ Met het woordspelletje ’shore’ en ’sure’ begrijpt u vast deze beeldspraak!

Jan, een seniormanager, komt voor consult omdat zijn baas vindt dat z’n presentatie tekort schiet. Jan geeft schoorvoetend toe dat er enige ruimte is voor verbetering. Let wel: ‘verbetering’. Wat blijkt is dat Jan niet open staat voor ‘verandering’. Hij vindt z’n taalgebruik prima, hij vindt dat het in orde is om te staan met een stift in z’n hand (terwijl hij niet eens het whiteboard of de flipover gebruikt), en hij is niet bereid om te oefenen met zijn stem om er meer levendigheid in te brengen. En op het moment dat zijn kledingkeuze ter sprake komt, is de maat vol, want sportieve wandelschoenen zijn comfortabel en hij vindt het acceptabel om deze bij een kostuum te dragen.

Jan is in wezen bang voor verandering. Zijn ‘comfort zone’ (het gebied van activiteiten waarop hij zich op z’n gemak voelt) is klein, waardoor hij al snel de adrenaline krijgt die hem voor verandering waarschuwt.

Verandering

Een bekende spreuk luidt: ‘If you always do what you’ve always done, you’ll always get what you’ve always got.’ Zo ook met uw presentatie, zo ook met ontwikkelingen op persoonlijk niveau en binnen uw bedrijf. Verandering is de enige constante in het leven en de wereld blijft veranderen. Ooit begon ik een grote presentatie over veranderingen in de markt met de woorden: ‘If you want things to stay the same, you’d better start making a lot of changes!’ Hoeveel resultaat ú boekt met uw veranderingen, dat is nu aan u!

Twee werelden, twee culturen. West en Oost. In Japan wordt véél aandacht besteed aan de verpakking. Het is een kunst. Geef een geschenk in Japan en het geheel wordt bewonderd … en opzij gezet. Wanneer ú een cadeau ontvangt in Japan (of waar dan ook van een Japanner) kunt u beter hetzelfde doen: uitpakken komt later, want stel u voor dat u enige tekens van teleurstelling zou laten zien!

Terug naar het westen, waar verpakking een andere waarde heeft in een nuchtere, pragmatische wereld. Stel dat u een geschenk zomaar krijgt, niet eens verpakt. Of dat u het krijgt en het is wel mooi ingepakt. Merkt u enig verschil in hoe u erop reageert, in de waardering die u bij de ander voelt, die er kennelijk meer moeite voor heeft genomen?

Laten we verder kijken naar wat deze metaforen te maken hebben met uw presentatie.

Ontvankelijkheid en leesbaarheid

Stel dat u twee brieven krijgt om te lezen. De ene brief bestaat uit één blok uitgevulde tekst. De tweede brief is ingedeeld in korte alinea’s (eventueel met kopregels om de inhoud van de alinea aan te geven) en is afgedrukt met een rafelige rechtermarge (de zogenaamde ‘Engelse regelval’).
Welke van de twee brieven ervaart u als leesbaarder?
Minstens 95% van de lezers vindt de tweede brief leesbaarder.
Dit is juist waar ‘verpakking’ zo belangrijk is.

Een vrouw ontvangt een brief. Het is perfect geadresseerd, met de naam en voorletters van de vrouw correct gespeld. Alleen staat er ‘De heer’ voor in plaats van ‘Mevrouw’. Ga ervan uit dat bijna alle vrouwen dusdanig hierop reageren dat de inhoud van de brief minder aandacht krijgt dan wanneer ‘Mevrouw’ voor haar naam zou staan.
Denk ook aan mannen met als voornaam ‘Anne’ die brieven aan ‘Mevrouw’ krijgen!

Uw presentatie

Zo ook het belang van de verpakking van wat u wilt vertellen. Het is waar dat in de medische en academische wereld de mening heerst dat het alleen om de inhoud gaat. Daar gaan ze kennelijk voorbij aan het simpele feit dat het moeilijk is om informatie over te dragen aan iemand die uit verveling in slaap valt!

Uw presentatie kan het beste bestaan uit een krachtige kern van een belangrijke boodschap – iets nieuws, iets wat verandering betekent bij de luisteraar, iets motiverends – omgeven door een smakelijke verpakking van herkenbaarheden, citaten, anekdotes, herinneringen aan bekende afspraken of situaties … kortom, alles wat de luisteraar helpt om het nieuwe te plaatsen binnen zijn beleving.

Open staan

Stel u bent inkoper. Twee aanbieders komen bij u om over hun producten te praten. Uw bedrijf heeft deze producten nodig. De twee verkopers hebben vergelijkbare producten van een acceptabele kwaliteit en de prijzen liggen dicht bij elkaar. Maar … u vindt een van de verkopers aardig, en de andere verkoper ervaart u als een kwal! Wie van de twee krijgt de opdracht? De kans is bijzonder groot dat u in zee gaat met de aardige verkoper, omdat u tenslotte samen met hem gaat werken. Om de situatie nog ingewikkelder te maken: als inkoper krijgt u te maken met een aardige verkoper en een aardige verkoopster …!

Zo ook met uw presentatie. Als u zich meteen gedraagt zodat de luisteraar een hekel aan u krijgt of u een taalstijl hanteert die de luisteraars in het harnas jagen, dan werpt u onmiddellijk barrières op die de overdracht van uw inhoud belemmeren.

De positieve kant

Draai het om, en zorg ervoor dat door uw gedrag, houding en taalgebruik uw kans op contact vergroot. Bouw aan een brug tussen u en uw luisteraars. Laat zien dat u iets brengt in hun voordeel, maak het hen snel duidelijk dat u aandacht heeft voor hen, hun wereld en hun behoeften … en u maakt het u makkelijker om de inhoud van uw presentatie over te dragen.

Vermijd clichés (‘Dank u, meneer de voorzitter, voor zo’n prachtige introductie … goedemorgen dames en heren, ik zal u vandaag vertellen …’) en kom meteen tot de kern van de reden voor de bijeenkomst. Gebruik uw nonverbale communicatie (bijvoorbeeld oogcontact, glimlach, open gebaar) om ‘gedag’ tegen de luisteraars te zeggen, en wat betreft uw dagvoorzitter: bewaar uw eerste woorden alt¡jd voor uw luisteraars!

Wanneer u steeds in de ‘u/jullie/jij’-vorm spreekt, in plaats van met ‘ik’, krijgen de luisteraars het gevoel dat u er bent voor hen in plaats van uzelf; en dat werkt in uw voordeel.

Kom dichter bij de luisteraars. U heeft geen lessenaar of presentatie-tafel nodig als barrière. Praat met in plaats van tegen uw luisteraars … en u maakt ze open om de inhoud van uw presentatie te aanvaarden.

Verkopen

Uit onderzoek blijkt dat 80-93% van alle zakelijke beslissingen wordt genomen op grond van niet-zakelijke beweegredenen. Emotie, dus. ‘Inhoud’ is ratio en cognitieve feiten. ‘Verpakking’ is gevoel … en emotie. De mate waarin u gebruik wilt maken van wat duidelijk in uw voordeel is, is nu aan u!

Er zijn van die types die alles wat nieuw, innovatief en vooruitstrevend is, moeten hebben. Ze zijn de eerste die de nieuwe CD-technologie omarmen, die de snelle elektronische agenda’s aanschaffen, die de eerste LCD-schermen kochten (weet u het nog, zo’n plat apparaat dat op de overheadprojector ging?) en uiteraard tegenwoordig de modernste beamers … al kost het op dat moment een fortuin. Zo ging het ook met de laser-pen, ‘de elektronische aanwijsstok’, die inmiddels ingebouwd is in de meeste afstandsbedieningen – al is het gebruik ervan wettelijk verboden vanwege het potentiële gevaar. Wat is nou de zin en onzin van zo’n apparaat en zijn functionaliteit tijdens een presentatie?

Traditie

Kunt u een beeld oproepen van de onderwijzer of docent van vroeger die met een lange houten stok steeds aanwees en tikte op een volgeklad schoolbord? Dat is een traditie die sommige sprekers voortzetten in hun eigen voordrachten (want ‘presentatie’ is het niet!). Eerst was er hout, toen verscheen de telescopische metalen aanwijsstok (zelfs met een rubberen dop én een ingebouwde balpen!), de zaklantaren met een uitgesneden rode pijl, en later de laser-pen. De telescopische aanwijsstok kreeg een slechte naam omdat de spreker ermee ging spelen als een van streek geraakte dirigent. Het ‘tok-tok’ op overheadprojector en scherm werd spreekwoordelijk. De laser-pen leek al deze problemen op te lossen: weg ‘tok-tok’ en geklap op het scherm, weg in- en uitklappen van de telescoop: het ei van Columbus!

De feiten

Al weet de spreker niets van de focus-mogelijkheden, de laser-pen geeft een rood lichtpunt op het scherm. Hoe beter de focus, des te scherper de punt, des te helderder het rood. Wanneer de zaallichten uit zijn of gedimd, en de spreker zijn hand op de rand van de lessenaar kan steunen, is er een prima kans dat een stevig rood puntje op het scherm zichtbaar is. Maar wel een ‘puntje’, dat voor velen vrij moeilijk zichtbaar is. Aha, dáárom zwaait de spreker ermee, mooie cirkels trekkend om de plek waar de luisteraars aandacht hoort te zijn!

Stel dat de spreker enigszins zenuwachtig is, of net als de andere deelnemers genoten heeft van een slokje wijn bij de lunch of geen aandacht besteedt aan het steunen van zijn hand of arm … wat is er dan te zien op het scherm? Een trillende rode vlek die eerder de aandacht afleidt dan focust.

Overheadprojector

Misschien vindt u het raar om hier nog steeds iets over de overheadprojector te lezen. Toch zal het u misschien verbazen dat er velen zijn die, vooral in sommigen landen, blij zijn als er zoeits klaar staat! Daarom nu even wat opmerkingen die, eventueel vertaald in de wereld van presenteren met de beamer, ook voor u nuttig kunnen zijn.
Stel dat u overheadsheets projecteert en dat u ze zelf neerlegt. Wilt u iets aanwijzen ‘op het scherm’, dan loopt u naar uw projector, waar u een ‘pointer’ op de juiste plek op de overheadsheet legt. Een boeiende techniek is whiteboard-stiften te gebruiken – kies een geschikte, opvallende kleur! – om al pratend een streep of cirkel op de sheet te zetten. Uiteraard loopt u daarna meteen weer uit de weg om ervoor te zorgen dat het scherm steeds zichtbaar blijft voor alle luisteraars. Wanneer u als meer ervaren en professioneel ogende spreker gebruik maakt van de zogenaamde ‘flip-frames’ of kartonnen kaders met een extra sheet er bovenop, dan kunt u na uw presentatie de whiteboardstift-inkt makkelijk verwijderen zonder uw originele sheet te hebben beschadigd.

PowerPoint

Wanneer u elektronisch presenteert, mag u nooit dezelfde fout maken als een deelnemer aan één van mijn open-workshops. Frank werkt bij een groot, bekend high-tech bedrijf en vindt dat hij dan met de computer en beamer hóórt te presenteren. Na 17 minuten bezig te zijn alles draaiend te krijgen, trekt hij een telescopische aanwijsstok uit zijn binnenzak en gaat naast het scherm in het licht van de beamer delen van zijn overvolle plaatjes aanwijzen.

Wanneer u met presentatiesoftware werkt, maak dan gebruik van de nuttige toeters en bellen van het programma. Wees ervan bewust dat de softwareingenieurs kennelijk nooit hoeven te presenteren, gezien het aantal onzinnige mogelijkheden die de onervaren spreker verleiden om van zijn presentatie een multi-media ‘happening’ te maken!

Als we het hebben over ‘nuttige’ zaken, dan gaat het om een pijl of cirkel in een contrasterende kleur die u op het juiste moment laat verschijnen. Of u laat de kleur van een bepaald onderdeel veranderen, of maakt dat dat deel ‘uitzoomt’.

Onzinnig is om alles in één keer te projecteren – een soort elektronische overheadsheet – met alles al onderstreept, omcirkeld of op andere wijze benadrukt. Zo schiet u niet op, zo heeft u alsnog uw laser-pen nodig. Het effect daarvan is steeds moeilijker te zien wanneer u meer kleuren gebruikt in uw plaatjes. Het is bijna zeker dat wanneer u met een ‘retroprojector’ werkt (de projector staat achter een speciaal, doorschijnend scherm), het rode van uw laser-pen onzichtbaar is.

Kortom, gebruik de mogelijkheden van uw software, met mate, en met een gepaste timing.

Nog beter

In plaats van de laser-pen of stok, gebruikt u woorden.
U bent degene die presenteert, ú bent degene van wie uw luisteraars het verhaal en de oplossing ‘kopen’. Uw scherm ‘verkoopt’ niets. Wat u projecteert behoort een ondersteuning te zijn van de overdracht van uw boodschap. Het mag uw verhaal niet vertellen, uw luisteraars mogen uw verhaal niet vanaf het scherm kunnen volgen – anders bent ú overbodig!

Vertel de luisteraars wat ze zo meteen te zien krijgen, en richt hun aandacht met uw woorden op de juiste onderdelen van het plaatje. Uiteraard mag u wel hierbij voorzichtig gebruik maken van de mogelijkheden van uw software, of de technieken voor het ‘activeren’ van uw overheadsheet.

Voorbeeld:

‘Nu u een beter idee heeft van de mogelijke ontwikkelingen op ABC-gebied [u somt op wat op dat moment op het scherm staat, en wat u zojuist uitvoeriger heeft besproken], gaan we de technische eisen van XYZ-producten onder de loep nemen. [Bereid u voor om over te schakelen naar het volgende plaatje.] U ziet dadelijk een vrij complex tabel. [Waarschuw de luisteraar!] Kijk in eerste instantie naar de rechter kolom. [Met de gebiedende wijs komt u zelfverzekerd over en u stuurt de aandacht.] Neem even de tijd om stil te staan bij de implicaties van deze cijfers. Besef wat voor uitdagingen dat heeft voor úw afdeling! [Weer de gebiedende wijs. Vertel wat u wilt! En nu kunt u het nieuwe plaatje tonen.]

Na dit te hebben gezegd, met het plaatje op het scherm, gaat u opzij uit het zichtveld en wacht totdat uw luisteraars een kans hebben gehad om uw ‘opdracht’ uit te voeren.
Ontspan, let op uw ademhaling, en trek dan weer de aandacht naar u toe door uw presentatie voort te zetten. Gebruik steeds uw woorden om bepaalde delen van het scherm aan te duiden: ‘Onderaan rechts ziet u de input van de afdeling P&O …’, ‘Wanneer u de derde regel nog een keer voor uzelf leest …’, ‘De stijgende rode lijn tussen het eerste en tweede kwartaal …’
Vermijd vooral het onnozele gewapper dat inmiddels de norm lijkt te zijn geworden!

Tot slot …
Onthoud dat ú presenteert, niet uw hulpmiddelen. Ze zijn er om u te ondersteunen, en alleen wanneer het nadrukkelijk om zoiets als een lasershow gaat, mogen de hulpmiddelen het middelpunt zijn. Want – u weet het nu! – de luisteraar doet geen zaken met het scherm, maar met ú!

Het komt regelmatig voor dat u in de zaal zit terwijl de spreker – vaak met de armen over de borst gevouwen en met z’n rug naar u toe – alle teksten vanaf het scherm opleest. Onnodig, omdat uw aandacht al lang getrokken werd naar wat er zojuist op het scherm verscheen, en dat heeft u snel voor uzelf al gelezen. Toch gebeurt het keer op keer … en hoe komt dat?

(On)zekerheid

De typische ‘lezing’ kenmerkt zich door veel woorden, veel informatie en de afwezigheid van contact met de luisteraars. De spreker denkt zelfs in afstandelijke termen zoals ‘publiek’, ‘zaal’, ‘gehoor’, ‘toehoorders’. Geen contact. Dat heeft als consequentie dat de spreker aangewezen is op zichzelf als bron van zekerheid; dat valt vaak tegen, vooral met het verhoogde adrenalinepeil van het op deze manier voor een groep te staan.

Om dit nog duidelijker te maken: de ware ‘presentatie’ vindt plaats met een bijeenzijn van individuen, die samen een groep ‘luisteraars’ vormen. De presentator maakt contact met hen, práát mét hen en ervaart daarin een essentiële bron van zekerheid: de steun van zoveel mensen die graag iets van hen willen horen en meenemen.

Het scherm en wat er daar geprojecteerd wordt, vormt een soort extern geheugen. De volle plaatjes zijn een ‘visueel blocnootje’ voor de spreker die bang is om iets te vergeten.

Zo ziet u dat er ook een verschil in focus is: de ’spreker’ heeft als focus de inhoud, zijn informatie; de ‘presentator’ heeft als focus de kwaliteit van de relatie die hij met zijn luisteraars bouwt – een brug om een eenduidige en eenvoudige boodschap stevig over te dragen.

Wat te projecteren

Wanneer u alles in één keer laat verschijnen op het scherm, bent u langer de aandacht kwijt dan wanneer u weinig laat zien en steeds stukje bij beetje het totaalbeeld opbouwt. Met ‘alles in één keer’ zit er geen verrassing meer in.

De basisregel is, laat alleen zien wat u op dát moment kunt bespreken.

U begrijpt wanneer u een complex schema of tien tekstregels in één keer projecteert en begint met uw begeleidende verhaal te vertellen, dat het onmogelijk is om precies gelijk met het beeld te praten. Er ontstaat op dat moment een verschil bij de luisteraar (lees: lezer) die probeert tegelijkertijd te luisteren naar wat u vertelt én bezig is te lezen. Het blijkt uit onderzoek dat meer dan 80% van uw luisteraars eerder naar het beeld kijken dan naar u luisteren. Het is dus in uw voordeel bij het ontwikkelen van uw visuele hulpmiddelen om u af te vragen of u luisteraars of lezers wilt hebben! Verder is het zo dat tekst géén visueel hulpmiddel is. Plaatjes, schema’s, symbolen, foto’s, tabellen, illustraties, cartoons – dát zijn visuele hulpmiddellen.

Statisch … of dynamisch

Te veel sprekers gebruiken de combinatie van presentatiesoftware + beamer als een soort elektronische overheadprojector. Dat wil zeggen, ze verzuimen de voordelen van zelfs de eenvoudigste ‘opbouw’-mogelijkheden van de software te gebruiken; jammer, omdat dit juist een van de krachtigste redenen is om elektronisch te presenteren!

Er zijn weinig sprekers die de techniek van ‘afdekken’ van overheadsheets beheersen, terwijl het een o-zo-eenvoudig middel is om de inhoud van het hulpmiddel te doseren. Door steeds terug naar de projector te komen voor zo’n kleine handeling voegt een nuttige dynamiek toe. Dit is waardevol vooral voor sprekers die wéten dat ze meer moeten bewegen.

Zelden gebruikt een spreker een (whiteboard-)stift om ter plekke iets toe te voegen aan zijn overheadsheet. Nee, de cirkel of de onderstreping zijn er al … in plaats van deze met geschikte kleuren op een strategisch moment toe te voegen. Het schrijven op de sheet ‘activeert’ het hulpmiddel en voegt een nuttige dynamiek aan de presentatie toe.

Hetzelfde geldt voor de beamer-presentaties. Met wat extra ‘klikken’ kunt u allerlei onderstrepingen, cirkels, pijltjes, arcering en andere kleuren toevoegen om weer op een strategisch moment, het punt dat u bespreekt te benadrukken.

De nodige dynamiek ondersteunt uw geloofwaardigheid als spreker. Verder is het vaak te zien hoe deze suggesties de spreker helpen om ‘los’ te komen, om de stem op gang te brengen, en wat spontaner te handelen.

Plaats de computer …

Wanneer u met de laptop werkt, plaats deze zodat u het schermpje steeds kunt zien terwijl u de indruk geeft om in de richting van uw luisteraars te kijken. Zo vermijdt u naar het grote scherm te hoeven kijken. Eventueel heeft u verlengsnoeren nodig, óók voor de koppeling met uw beamer. Plaats de muis waar u het makkelijk kunt bereiken op het moment dat het nodig is. Gebruik zonodig plakband om het op een geschikte plek vast te plakken. Dit advies geldt ongeacht of de muis met snoer of draadloos is. Let wel: het is stellig af te raden om de muis continu in uw hand te houden: het belemmert en beperkt de functionaliteit van uw gebaren.

Ooit gezien bij een bedrijfsseminar: vooraan op het podium stonden twee grote monitoren opgesteld, die hetzelfde beeld vertoonden als op het grote scherm achter de spreker en op het schermpje van zijn laptop. De spreker heeft het gepresteerd om bijna de hele middag aan de dichstbijzijnde monitor te presenteren!

Plaats de overheadprojector …

Wanneer u uw presentatie-tafel tussen de projector en het scherm plaatst, krijgt u meer loopruimte. Daarbij kunt u makkelijker dichter bij de projector komen zonder een barrière te hebben tussen u en uw luisteraars, en u kunt makkelijker spieken wat er op de glasplaat ligt.

Plaats uzelf …

Stel, u wilt een schema tonen en bespreken. U introduceert het plaatje (er staat op dit moment niets op het scherm): ‘Zometeen krijgt u een schema te zien. Het is een vrij complex overzicht van de inputvariabelen die de productiekwaliteit beïnvloeden. Sta even stil bij de verschillende categorieën … dan nemen we het samen door.’

Klik.

Of: plaats de overheadsheet en zet de projector aan. De aandacht van de luisteraars gaat naar het scherm, u loopt uit de weg (rechtshandigen lopen naar rechts – gezien vanuit de zaal), u kijkt even naar het beeld: is de focus helder, staat het haaks, is de kleur goed …? Deze functionele stilte biedt u de gelegenheid om deze zaken te controleren en zonodig te verbeteren, om te ontspannen en uw gedachten te ordenen. Nog steeds aan de rechterkant voor uw luisteraars, en zo dat zij het scherm én u kunnen zien, gebaart u met uw rechterhand naar het scherm. U kijkt zowel naar de luisteraars als – even – naar het scherm: ‘U ziet de grote gele cirkel links met abc-variabelen. U ziet ook de link met def-aspecten van de productie in de groene tabel. Rechts staat heel duidelijk de ghi-kwaliteitscontrole die voor uw afdeling van essentieel belang is.’

En u gaat verder met het verhaal in detail. Nu mag u meer ruimte innemen. Maar iedere keer als u specifiek aan iets op het scherm refereert, loopt u terug om rechts van de luisteraars te staan terwijl u naar het scherm gebaart. Zo bouwt u een functionele dynamiek in en u kunt steeds spieken van het scherm zonder er echt van te lezen.

Tot slot …

U doet zaken met mensen, niet met machines of schermen. U vertelt het verhaal, met uw dynamiek en enthousiasme. Het scherm is tweedimensionaal, ú bent driedimensionaal. De zorg die u draagt om die ene essentiële dimensie in uw verhal te houden, is aan ú!

Casper is een Scandinaviër die in Nederland woont en werkt voor een groot internationaal bedrijf, waar de voertaal Engels is. Hij bereidt zich voor om naar Brazilië te gaan om daar tijdens een congres een bijdrage te leveren. ‘Hoe lang krijg je, Cas?’ ‘Zo’n 30 minuut.’ ‘Laat het programma eens zien.’

Wat blijkt is dat er een blok van 1½ uur gereserveerd is voor korte verhalen van de dagvoorzitter én drie andere sprekers. De spreektijden staan niet specifiek aangegeven. Wij bespreken de voordelen en nadelen van de andere sprekers – de ene is breedsprakiger dan de andere – zodat Casper inziet dat hij flexibel moet zijn. Om zijn taak nog uitdagender te maken, heeft zijn ‘achterban’ 38 volgepropte PowerPoint-plaatjes voorbereid, die hij zou moeten presenteren. Dat is al bijna onmogelijk in zo’n korte tijd.

‘Cas, ik zie dat je vertolkt wordt in het Spaans, Portugees, Frans en Duits. Hoeveel spreektijd heb je eigenlijk?’ Waarschijnlijk net zoals u, begreep Casper dat zijn spreektijd zo’n 15-20 minuut bedraagt, en dat zijn grootste belemmering het aantal plaatjes zou zijn.

Presenteren met tolken

Stel dat ú gevraagd wordt een lezing of presentatie te houden op zo’n internationale bijeenkomst. U weet dan van tevoren dat u te maken heeft met de vertaaldiensten van tolken. Deze tolken zorgen ervoor dat de diverse taalgroepen uw verhaal kunnen volgen. Welke maatregelen kunt u nemen om uw boodschap optimaal over te dragen?

Uitgangspunt hier is het simultaan vertalen via koptelefoons. Vanwege de eenvoud leest u ‘de spreker’, ‘de tolk’ en hij, maar alle personen kunnen uiteraard vrouwen zijn.

Lezing … of presentatie?

In de eerste zin van dit artikel staat ‘een lezing of presentatie’. Heeft u het idee dat het om hetzelfde gaat? Zijn lezing en presentatie synoniem? Hoe langer u hierover nadenkt, hoe meer u een verschil gaat voelen. Dat is goed, want er is inderdaad een verschil.

Een lezing bereidt u in z’n volledigheid van tevoren voor. U schrijft de tekst precies op zoals u van plan bent om hem op de congresdag te gebruiken. U maakt de visuele hulpmiddelen klaar, met kopieën als bijlage bij de tekst die in de congresmap komt. De teksten op uw sheets of PowerPoint-plaatjes geven de grote lijn van uw verhaal aan. U oefent, en u weet ongeveer hoe lang u nodig heeft om uw verhaal op te lezen. In een lezing ligt uw tekst vast. Eventueel op een paar stukken na, waar u de mogelijkheid inbouwt om in te gaan op actuele opmerkingen van de vorige spreker of de dagvoorzitter.

Een presentatie is heel anders. Uiteraard bereidt u zich voor. Maar u maakt slechts enkele puntsgewijze aantekeningen van een paar woorden per regel, omdat u weet dat deze punten uw gedachten prikkelen om hele alinea’s over het onderwerp te vertellen. Uw visuele hulpmiddelen zijn eenvoudig, en dienen slechts als ondersteuning van uw thema en de ideeën die daarbij horen. U kent de grote lijn van uw presentatie. U kent uw onderwerp van haver tot gort, en u wacht op de presentatie zelf om het af te ronden. Dat wil zeggen: u proeft de sfeer in de zaal, u maakt contact met uw luisteraars. Zij helpen u om er een actieve presentatie van te maken.

Twee uiteenlopende benaderingen

U ziet dat de lezing onafhankelijk van de zaal plaatsvindt, of u de aandacht heeft of niet. De presentatie betrekt de luisteraars, en is afhankelijk van deze betrokkenheid en de aandacht die u als spreker creërt.

U kunt zich voorstellen dat deze voorbeelden twee extremen aangeven. U herkent vast uw eigen presentatiestijl – ergens tussen deze twee uitersten in. Hoe kunnen deze twee voorbeeld-sprekers zich nu het beste voorbereiden op de tolken?

Lezing

Is uw stijl vooral die van de ‘lezing-spreker’? Dan hoeft u alleen ruim van tevoren uw tekst en kopieën van de visuele hulpmiddelen op te sturen aan de seminarorganisator, die verantwoordelijk is voor de tolken. Het is wel belangrijk om de afspraken grondig door te nemen met de organisator. Wie bijvoorbeeld is verantwoordelijk (ook voor de kosten) voor de vertaling die de diverse taalgroepen ontvangen? Wilt u gebruik maken van een tweede, zelfs een derde overheadprojector of beamer om uw verhaal in nog een of twee talen te ondersteunen, dan moet dat op tijd geregeld worden.

De tolk heeft meestal de tijd gehad om zich goed voor te bereiden. Dat betekent het doorlezen van uw tekst, het opzoeken van moeilijke woorden en het ontleden van uw ingewikkelde zinsconstructies. Let op: vermijd al te modieuze en idiomatische taal. Laat taalgrapjes en grapjes in het algemeen achterwege. Ze zijn immers niet letterlijk te vertalen, en hangen af van cultuur.

Als de tolk weet dat u uw tekst letterlijk opleest – behalve waar u aangeeft dat u uitweidt – zou hij u met gemak kunnen volgen of u bewust pauzes inlast of niet. Wel is het hoe dan ook in uw voordeel als spreker om wél voldoende rustpauzes te gebruiken; uw verhaal wint zeker aan kracht … en aandacht!

Maak de tijd vrij om de tolken vóór uw presentatie te ontmoeten. Vraag of ze iets willen weten over uw lezing. Deze ontmoeting biedt hen een gelegenheid om aan uw stem te wennen. Denk aan het bedanken achteraf – ze helpen ú een goede indruk achter te laten! (Neem een relatiegeschenk van uw bedrijf mee!)

Met zo’n benadering is het nodig om uw verhaal enigszins in te korten om rekening te houden met de langere pauzes. Onthoud dat de ene taal meer woorden nodig heeft om hetzelfde te zeggen, dan de andere taal.

Presentatie

Geef de tolken voldoende tekst om een gevoel te krijgen voor uw taalstijl. Zelfs een additionele tekst of een artikel waarin u het over uw presentatie-onderwerp heeft, om ze inzicht te geven in het onderwerp. Laat ze weten wat uw kernthema is, welke ‘boodschap’ de luisteraar mee moet nemen, en welke indruk hij van u als spreker zou moeten krijgen (dat wil zeggen, de ’sfeer’ of het ‘gevoel’ van de presentatie).

Zorg er uiteraard voor dat de tolken uw aantekeningen krijgen. U doet er goed aan om meer uitleg te geven over de punten die u naar voren brengt. U kunt vast de belangrijkste uitdrukkingen noteren, zodat ze voor de tolken herkenningspunten zijn.

Maak een lijst van de hulpmiddelen die u gebruikt, voor zover mogelijk in de volgorde waarin u verwacht ze te gebruiken. Beschrijf het hulpmiddel, en geef aan hoe u het gebruikt en wat het leerpunt is.

Als u bepaalde kernachtige citaten gebruikt of van plan bent gedichten op te lezen, geef deze aan de tolken. Deze hebben ze hard nodig van tevoren vanwege de beknoptheid van de gedachten.

The rest is up to you. Net als voor de lezing is het belangrijk om aandacht te besteden aan uw taalkeuze. Gebruik eenvoudige en correcte taal. Korte zinnen. En véél denkpauzes. Geef de tolken de tijd om uw gedachten te vertalen, geef uw luisteraars de tijd om u te volgen. Degenen die uw taal spreken zullen u deze pauzes vergeven, ze zullen u er juist dankbaar om zijn. De pianist Arthur Rubinstein zei ooit: ‘Anyone can play the notes, but to play the silences you must be a real master!’

Kijk af en toe naar de tolken. Zo merkt u hoe ver ze zijn met hun vertaling. Dat laat u weten hoe lang uw pauze mag zijn!

Tot slot …

Onthoud altijd dat u de tolken nodig heeft om een belangrijk gedeelte van uw luisteraars te bereiken. Denk in termen van een partnerschap en help hen om ú te helpen!

Het zou vreemd zijn als u naar een presentatie gaat en er helemaal niets van opsteekt. Vreemd? Of komt dat wel eens voor? Laten we kijken naar wat ’saai’ is. Wat maakt een presentatie ’saai’, en welke behoeften hebben de luisteraars?

Twee behoeften

Een baby heeft twee basisbehoeften: te overleven, en liefde, waardering en affectie te ontvangen. Baby’s worden groot, en worden ten slotte uw klanten! Of luisteraars bij uw presentatie. Uw ‘afnemers’ – of ze de lezers zijn van uw brieven, faxen of offertes, of uw gesprekspartners, of deelnemers aan een vergadering of bijeenkomst – ze willen maar twee dingen: bevestiging, en een oplossing voor hun probleem. Het is duidelijk dat wanneer u uw luisteraar niets nieuws vertelt, hij niet verder komt. Hij wordt er niet beter van, kan niet efficiënter of effectiever werken, zijn situatie blijft dezelfde. Daarom is het wel belangrijk om iets ‘nieuws’ te vertellen, dat uw luisteraar op weg helpt.

‘Nieuws’, omdat wat Piet weet, Jan misschien nog niet weet. Anders gezegd, het is soms moeilijk te peilen wat precies het niveau van uw luisteraars is én u heeft zelden te maken met een duidelijk homogene groep.

Bevestiging

Dit punt is makkelijk uit te leggen, maar moeilijk voor velen in de praktijk te brengen. Hier gaat het om menselijke communicatievaardigheden, om de bereidheid om vanuit een bepaalde kwetsbaarheid een stap in de richting van de luisteraar te nemen. Letterlijk én figuurlijk.

De communicatie heeft twee onderdelen: verbaal en nonverbaal. Met uw woorden kunt u de kloof tussen u en uw luisteraars overbruggen. Allereerst spreekt u zoveel mogelijk in de ‘u’- of ‘jullie/je’-vorm. Herkent u de spreker die lijkt op een ‘ego-trip’ te zijn vanwege zijn veelvuldig gebruik van het woord ‘ik’? Om de ander op de voorgrond te plaatsen is voor velen héél lastig.

Om te zeggen ‘Nu krijgt u een overzicht te zien van …’ in plaats van ‘Ik laat u nu een sheet zien …’; ‘Laten we nu ABC bespreken …’ in plaats van ‘Ik zal u informeren over …’; of ‘Nu weet u …’ in plaats van ‘Ik vertelde u al …’

Zo te presenteren vertegenwoordigt een grote en belangrijke stap in uw klantgerichtheid (lezer- en luisteraargerichtheid). Zodra u de luisteraar centraal stelt, bouwt u aan de basis van zijn bevestiging. Want uw luisteraar voelt zich belangrijker dan u, en waardeert het – onbewust – wanneer u dat laat merken.

Nonverbaal bevestigt u uw luisteraar door bijvoorbeeld naar hem te kijken. Het is frappant hoe sommige sprekers kundig lijken te zijn in het juist vermijden van het naar de luisteraar kijken of oogcontact te maken. Bewust of onbewust, uw luisteraars willen gezien worden. Kijk naar hen. Kijk naar de gezichten. Neem er de tijd voor. Neem rustig de tijd vóór u begint te spreken om iedereen aan te kijken. In stilte. Doe dit gerust af en toe tijdens de presentatie, tussen uw alinea’s als ‘t ware.

Uw nonverbale communicatie versterkt u door te glimlachen, een mimiek die u krijgt door uw kaken te ontspannen en door te ademen door uw mond (vooral het uitademen werkt het beste). Van hieruit kan het zo zijn dat u breder gaat glimlachen of zelfs lachen; en wanneer ú plezier heeft, is de kans groot dat uw luisteraars ook plezier hebben en zich opnieuw bevestigd voelen.

Saai … en boeiend

In 1925 zei Henry Ford: ‘If you think you can or you think you can’t, you’ll always be right.’ Het begin van wat Nederlanders de ’self-fulfilling prophesy’ noemen. Zo ook zijn er sprekers die ervan overtuigd zijn dat ze a) niet kunnen presenteren, b) niets nieuws te vertellen hebben, en c) dat ze zelf saai zijn. U ziet onmiddellijk hoe gevaarlijk deze uitgangspunten zijn!

Vaak berusten deze ideeën op een gebrek aan inzicht in het hoe en waarom van presenteren. Het mooie is dat wanneer u úw visie presenteert vanuit úw ervaring en kennis, dan geeft u toch iets nieuws en origineels aan uw luisteraars. Want uw ervaring is uniek, en uw interpretatie ervan is ook uniek. Veelal hoeft u niets meer dan dat te vertellen.

Dat is één aspect van het verhaal. Een tweede aspect is leren dat u niet alles over het onderwerp hoeft te weten noch te vertellen! U voldoet aan de eisen door u te concentreren op een duidelijke boodschap – de kern of rode draad van uw verhaal – die de luisteraar helpt iets in zijn leven te veranderen of verbeteren. Een derde aspect is dat al krijgt u een ’slot’ (jargon) van 40 minuten voor uw presentatie, als u klaar bent na zo’n 25 minuten is dat misschien zelfs wel een plezierige opluchting voor uw luisteraars. Ook impliceert u dat de zaak makkelijker en overzichtelijker is dan menigeen denkt, wat uw geloofwaardigheid ten goede komt.

Een vierde aspect betreft de ‘verpakking’ van uw woorden. Ja, wanneer u in één adem op dezelfde toonhoogte en met hetzelfde volume praat dan bent u inderdaad saai. Wanneer u leert te spreken in korte zinnen en in de pauzes uitadement, dan krijgt u de nodige ‘brandstof’ voor uw stem en meer levendigheid. Stokstijf op één plek staan met uw armen gevouwen over de borst of voor het kruis is een vorm van visuele eentonigheid die ook saai is. Wanneer u ruimte inneemt voor de groep en durft gebaren te maken van de schouders, dan heeft u ook meer kans dat uw luisteraar zich vermaakt.

Verpakking

Om iets nieuws te leren, heeft u een herkenbaar kader nodig. Feiten die uw luisteraar weet, helpen hem om nieuwe feiten te plaatsen en te leren. Bij enige twijfel over wat ‘oud’ of ‘nieuw’ is kunt u oefenen uw woorden te verpakken in ‘bevestigende zinnen’ zoals: ‘U kunt zich voorstellen dat …’, ‘U weet waarschijnlijk uit eigen ervaring hoe …’, ‘U komt het vast bijna dagelijks tegen dat …’ gevolgd door uw ‘waarheid als een koe’ of een nieuw gegeven. En uw luisteraar voelt zich aangesproken, gezien en bevestigd.

Tot slot …

Saaiheid is ook maar een woord. Hoe u er zelf mee omgaat, en de stappen die u neemt om in contact te komen met uw luisteraar, is aan ú!